L’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle (AGOA) est en charge de l’approbation des comptes et de l’affectation du résultat (bénéfice ou perte). La décision se prend collectivement par l’ensemble des associés suivant les conditions statutaires.
Cette assemblée doit se réunir dans les 6 mois après la clôture de l’exercice comptable. Par exemple, une société qui clôture le 31 décembre de l’année N, a jusqu’au 30 juin de l’année N+1 pour approuver les comptes et affecter le résultat.
Le dirigeant (Président ou Gérant) doit convoquer les associés à cette assemblée dans le délai prévu par les statuts de l’entreprise/société. Le délai minimum de convocation est généralement de 8 ou 15 jours.
Le dirigeant envoie également avec la convocation : le projet des résolutions proposées, les comptes annuels de l’exercice clos, le rapport de gestion (s’il y a lieu) ainsi que le rapport du Commissaire aux comptes (s’il y a lieu).
Qu’est-ce que l’approbation des comptes ?
L’approbation des comptes est la décision de l’affectation du résultat (bénéfice ou perte) par les associés. En cas de bénéfice, ils peuvent l’affecter en réserves (légale, statutaire ou autres réserves), en report à nouveau ou le distribuer aux associés au prorata de leur participation dans le capital social. En cas de perte, les associés peuvent reporter à nouveau ou apurer totalement ou partiellement la perte par prélèvement sur les réserves.
Une fois l’assemblée réunie, le représentant légal ou toute autre personne mandatée effectue la formalité de dépôt des comptes.
Qu’est-ce que le dépôt des comptes ?
Cette formalité est obligatoire et concerne :
- Les sociétés à responsabilité limitée (SARL et EURL) ;
- Les sociétés en nom collectif dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions ;
- Les sociétés par actions (sociétés anonymes, sociétés par actions simplifiées et sociétés en commandite par actions) ;
- Les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS) ;
- Les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles sous certaines conditions (pour plus de précisions, se référer au code rural et de la pêche maritime) ;
- Les Entrepreneurs individuels à responsabilité limitée (Ce statut est supprimé depuis 2022, cependant il existe encore des EIRL).
Différents documents sont à déposer au Greffe du Tribunal de commerce. Les documents à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la Société (Gérant ou Président) sont les suivants :
- Le bilan (actif, passif), le compte de résultat, l’annexe comptable[1];
- Le PV de l’Assemblée contenant la résolution votée de l’affectation du résultat ;
- Le rapport du Commissaire aux comptes (le cas échéant) ;
- Le rapport de gestion lorsque le dépôt est obligatoire. Nota bene : Cela concerne notamment les sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé.
Où doit-on déposer les documents et quel est le coût de la formalité ?
À compter de la tenue de l’AGOA, les associés disposent d’un mois pour déposer les comptes au Greffe du Tribunal de commerce et de 2 mois si la formalité s’effectue en ligne. En effet, depuis le 1er janvier 2023, vous pouvez déposer les comptes annuels en ligne sur le Guichet unique. Pour réaliser cette démarche, connectez-vous sur https://procedures.inpi.fr/.
Le dépôt des comptes en 2024 coûte environ 45 €.
Peut-on demander que les comptes annuels ou que le compte de résultat soient confidentiels ?
Les sociétés commerciales considérées comme des microentreprises peuvent demander que l’ensemble des comptes annuels qu’elles déposent au Greffe ne soient pas rendus publics. Toutefois, cette faculté n’est pas ouverte aux holdings. Une déclaration de confidentialité doit accompagner les comptes déposés.
Les sociétés commerciales considérées comme des petites entreprises peuvent demander quant à elles, que le compte de résultat qu’elles déposent au Greffe ne soit pas rendu public. Tout comme pour les microentreprises, cette faculté n’est pas ouverte aux holdings.
Retrouvez ici un modèle de déclaration de confidentialité en fonction des seuils (chiffre d’affaires, total de bilan et effectif salariés) :
Quelles sont les sanctions en cas de non-dépôt des comptes ?
Une amende de 1 500 € est applicable en cas de non-dépôt des comptes annuels au Greffe. L’amende passe à 3 000 € en cas de récidive.
Le Président du Tribunal de commerce peut convoquer le représentant légal de la société à un entretien avec un juge pour échanger sur la situation de l’entreprise. Ce rendez-vous est informel et sert à rappeler au dirigeant ses devoirs et responsabilités.
De plus, le Président du Tribunal de commerce peut prononcer une injonction sous astreinte de procéder au dépôt des comptes annuels. Le ministère public, ou toute personne intéressée, peut faire la demande de cette injonction.
Vous trouverez ci-dessous différents modèles pour établir votre approbation des comptes :
| SARL : Modèle de PV AGOA et modèle de résolution d’affectation de résultat |
| EURL : Modèle de PV AGOA et modèle de résolution d’affectation de résultat |
| SAS : Modèle de PV AGOA et modèle de résolution d’affectation de résultat |
| SASU : Modèle de PV AGOA et modèle de résolution d’affectation de résultat |
| Modèle de feuille de présence notamment pour les SAS ou les SARL (en fonction des dispositions statutaires) |
[1] Les microentreprises sont dispensées de produire l’annexe comptable au Greffe du Tribunal de commerce. Les microentreprises sont celles qui ont un total de bilan inférieur ou égal à 350 000 €, un total de chiffre d’affaires net inférieur ou égal à 700 000 € et un nombre moyen de salariés inférieur ou égal à 10.