Pour une association, recruter un salarié est une décision importante qui marque souvent une phase de structuration ou de développement. Entre obligations légales, nouvelles responsabilités et préparation de l’accueil du salarié, les démarches peuvent sembler complexes.
Voici un guide clair et adapté au secteur associatif pour vous accompagner pas à pas.
En résumé
- S’assurer que l’embauche est nécessaire et alignée avec les ressources de l’association.
- Définir le poste, rédiger l’offre, sélectionner les candidats et conduire les entretiens.
- Choisir le mode de gestion pour les démarches administratives
- Organiser un accueil structuré pour le salarié
- Trouver et mobiliser les dispositifs d’aides adaptés
Avant l’embauche : les questions à se poser
Avant de procéder à une embauche, le conseil d’administration ou le bureau doit se poser plusieurs questions essentielles.
L’association peut‑elle employer un salarié ?
Une association peut embaucher un salarié à partir du moment où :
- elle est déclarée
- Pour en savoir plus sur la procédure de déclaration, consultez notre article sur les 6 étapes pour créer une association
- et elle dispose d’un numéro Siret
- La demande doit être formalisée ici
- elle est immatriculée au registre national des entreprises (RNE)
Avez‑vous réellement besoin d’un salarié ?
L’association a‑t‑elle besoin d’un salarié ou le besoin peut-il être couvert autrement ?
Selon l’activité, d’autres solutions peuvent suffire :
- mobilisation de bénévoles supplémentaires
- recours à un prestataire ou un freelance
- engagement d’un volontaire en service civique
- accueil d’un stagiaire
Pour une association à budget contraint ou en phase de consolidation, ces alternatives peuvent répondre aux besoins sans créer d’obligation durable.
L’association dispose‑t‑elle des moyens financiers ?
Le budget constitue également un point décisif.
Le coût d’un salarié dépasse largement son salaire net : cotisations sociales, assurances, matériel, logiciels, éventuelles formations… Cela doit être intégré au budget prévisionnel de l’association.
Il est important de vérifier si la structure dispose de financements stables (subventions, cotisations, prestations, mécénat) permettant de pérenniser le poste.
Avez-vous clarifié le poste et les responsabilités attendues ?
Une définition précise du poste est nécessaire :
- missions
- compétences attendues
- degré d’autonomie souhaité
- positionnement hiérarchique (président, directeur, conseil d’administration…)
Êtes‑vous prêt à devenir employeur ?
Recruter un salarié implique pour les dirigeants (bénévoles ou non) :
- de planifier, organiser et suivre l’activité
- d’accompagner le salarié dans sa prise de poste
- de donner des consignes claires et cohérentes
- de gérer les obligations légales (paie, DSN, DUERP…)
Si ces aspects ne sont pas anticipés, le recrutement peut devenir une source de tension ou de surcharge.
Important : Il faut se référer aux statuts de l’association pour déterminer qui est habilité à recruter et à signer un contrat de travail (généralement le président). A défaut, la décision d’embaucher doit être prise par l’assemblée générale.
Mener le recrutement étape par étape
Une fois la décision d’embaucher validée par le CA ou le bureau, la phase de recrutement peut commencer.
Bon à savoir : N’hésitez pas à contacter le dispositif local d’accompagnement (DLA) de votre département. Ce dispositif vous accompagne gratuitement dans la définition et la rédaction de la fiche de poste, l’évaluation du coût du poste ou encore l’établissement de votre budget prévisionnel.
Rédiger une offre d’emploi adaptée au secteur associatif
L’offre doit comporter :
- le titre du poste et les missions principales
- les compétences recherchées
- le type de contrat (CDI, CDD, contrat d’apprentissage…)
- la durée du travail
- la rémunération (ou une fourchette)
- une présentation claire de l’association, de ses valeurs et de son projet.
Un poste associatif attire souvent des candidats motivés par le sens : il est donc judicieux de valoriser l’impact du projet.
Diffuser l’annonce sur les bons canaux
Selon le secteur d’activité :
- plateformes généralistes (France Travail, HelloWork, Indeed…),
- APEC pour les postes cadres,
- jobboards spécialisés (animation, sport, médico‑social…),
- réseaux associatifs locaux,
- site web et réseaux sociaux de l’association.
N’oubliez pas la cooptation interne : les bénévoles et partenaires connaissent parfois de très bons profils.
Présélectionner les candidatures
La première sélection se fait à partir des critères essentiels :
- compétences techniques
- expériences associatives pertinentes
- compréhension des valeurs et du projet associatif
- disponibilité
- attentes salariales compatibles
Un entretien téléphonique permet de confirmer la motivation et d’écarter les profils hors cadre.
Conduire les entretiens
L’objectif est de vérifier :
- l’adéquation au poste
- la capacité à travailler dans une structure où bénévoles et salariés collaborent
- l’autonomie
- la sensibilité au projet associatif
Le processus de recrutement peut inclure :
- un échange en visio ou un entretien physique
- une mise en situation (par exemple la préparation d’une animation)
- un échange avec un membre du CA
Il est recommandé d’utiliser une grille d’entretien afin de garantir une sélection objective et alignée avec les valeurs de l’association.
Sélectionner le candidat et finaliser le recrutement
Une fois le candidat retenu :
- informer les personnes non retenues
- rédiger une promesse d’embauche
- préparer l’arrivée du salarié
Les obligations administratives avant l’embauche
Comme toute structure employeur, une association doit respecter un certain nombre d’obligations administratives avant l’embauche et pendant toute la durée de l’emploi du salarié.
Bon à savoir : Certains dispositifs permettent de simplifier les obligations administratives des associations employeurs. C’est le cas d’Impact emploi association (IEA), du chèque-emploi associatif (CEA) ou encore du Guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO).
Identifier la convention collective
De nombreuses associations dépendent d’une convention collective spécifique :
- animation
- sport
- enseignement
- médico‑social
- aide à domicile
- etc
La convention collective fixe la classification, les minimas salariaux, la durée de la période d’essai, ou encore les obligations en matière de prévoyance.
Déterminer les organismes sociaux
L’association doit également choisir ou vérifier :
- son organisme de retraite complémentaire (Agirc‑Arrco),
- son organisme de prévoyance, obligatoire pour les cadres et parfois étendue à tous selon la convention collective.
Créer les comptes employeur
Comme toute structure, l’association doit disposer d’un compte sur Net‑entreprises et sur le site de l’Urssaf afin d’effectuer ses démarches sociales.
Préparer les documents
Avant l’embauche, l’association doit collecter les documents nécessaires (identité, RIB, n° de Sécurité sociale…), puis rédiger la promesse d’embauche et le contrat.
Même lorsqu’il n’est pas obligatoire, le contrat écrit est fortement recommandé dans une structure associative, afin de clarifier la relation de travail.
Bon à savoir : Le logiciel Paie de Macompta.fr propose des modèles de contrats personnalisables pour les associations.
Réaliser la DPAE
L’association doit procéder à la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF dans les 8 jours précédant l’embauche. La DPAE informe les organismes sociaux du recrutement.
Le jour J : accueil du salarié
L’accueil d’un salarié dans une association est une étape clé, d’autant plus lorsqu’il s’agit du premier salarié.
Il est recommandé de préparer un livret d’accueil comprenant :
- la présentation de l’association
- ses valeurs
- son projet associatif
- son organigramme (bureau, CA, bénévoles, salariés)
- le règlement intérieur de l’association
Le poste de travail doit être prêt : matériel, accès aux outils numériques, planning des premières semaines…
Informer les bénévoles et les membres du CA de l’arrivée du salarié facilite l’intégration et permet de clarifier les rôles de chacun.
Obligations à réaliser après l’arrivée
- Visite d’information et de prévention (VIP) auprès du service de prévention et de santé au travail dans les 3 mois suivant la prise de fonction
- Affiliation à la mutuelle
- Mise à jour du registre unique du personnel
- Vérification et mise en place des affichages obligatoires
Les obligations à respecter pendant l’emploi
Une fois le salarié en poste, plusieurs obligations doivent être respectées chaque mois ou au fil de l’année.
Mensuellement :
- Émission d’un bulletin de salaire conforme
- Transmission de la Déclaration Sociale Nominative (DSN)
En cas d’évènements :
- Déclaration d’un arrêt de travail via la DSN évènementielle
- Mise à jour du planning d’activité (notamment pour certains financements publics)
Annuellement :
- Mise à jour du Document Unique d’Évaluation des Risques (DUERP)
Le DUERP doit recenser les risques auxquels est exposé le salarié, y compris en télétravail ou lors d’interventions extérieures (ex : animation, accompagnement social, médiation…). Dans une petite association, sa mise à jour doit être faite dès l’apparition d’un nouveau risque significatif.
Les aides à l’embauche pour les associations
Les associations peuvent bénéficier des mêmes aides que les entreprises, mais certaines structures ont accès à des dispositifs supplémentaires.
Les principales aides mobilisables
Le Parcours Emploi Compétences (PEC)
Le PEC est un contrat aidé destiné aux structures qui s’engagent à proposer un accompagnement renforcé, une montée en compétences et un parcours facilitant l’insertion durable du salarié.
Il est particulièrement adapté aux associations menant des actions sociales, culturelles ou éducatives.
Les contrats aidés
Un contrat aidé est un contrat de travail, pour lequel l’employeur reçoit une aide publique. L’État et les collectivités utilisent ce mécanisme pour tenter de favoriser l’emploi de personnes qui rencontrent des difficultés sur le marché du travail. Ils ciblent ainsi des bénéficiaires du RSA, des jeunes, des seniors ou des personnes en situation de handicap, par exemple.
Les emplois Francs
Les associations peuvent bénéficier d’une aide financière lorsqu’elles recrutent une personne éligible résidant dans un Quartier Prioritaire de la Politique de la Ville (QPV).
L’aide est versée sur plusieurs années et vise à faciliter l’accès à l’emploi des habitants de ces quartiers.
La réduction générale dégressive unique
Cette réduction allège le montant des cotisations patronales, notamment sur les bas et moyens salaires.
Elle s’applique à la majorité des employeurs, y compris les associations.
Les aides à l’embauche de jeunes
Selon les dispositifs ouverts (alternance, apprentissage, contrats spécifiques), certaines aides peuvent être mobilisées pour faciliter l’intégration des jeunes dans l’emploi associatif.
Les aides territoriales
Ces aides visent à soutenir l’emploi dans des zones confrontées à des difficultés économiques :
- ZFRR (Zones France Ruralité Revitalisation)
- ZFU, ZRU
- quartiers prioritaires (QPV)
Elles peuvent ouvrir droit à des exonérations ou à des soutiens financiers complémentaires.
Les aides à l’emploi de travailleurs en situation de handicap
Les associations employant une personne reconnue travailleur handicapé peuvent solliciter des aides spécifiques (ex : AGEFIPH), notamment pour l’adaptation du poste ou la compensation du handicap.
Les aides sectorielles (sport, culture, animation…)
Certains secteurs portés par les associations peuvent bénéficier de dispositifs complémentaires, en fonction de leur domaine d’activité ou de financements publics dédiés.
À noter : l’outil Mes aides à l’embauche proposé par France Travail est une ressource fiable permettant de connaître en quelques clics les dispositifs dont votre association peut bénéficier.
Macompta.fr vous accompagne
Une fois le salarié embauché, la gestion de la paie et des déclarations mensuelles devient un automatisme.
Le logiciel Paie de macompta.fr vous accompagne dans la création des bulletins, le calcul des charges, la DSN et le paramétrage de vos organismes complémentaires, pour une gestion simple et sécurisée. Testez-le gratuitement pendant un mois !
