Les indépendants peuvent, sous conditions, déduire leurs frais de déplacement et d’hébergement de leur résultat fiscal. L’administration encadre strictement cette pratique. Voici ce qu’il faut savoir.
En résumé :
- Vous pouvez déduire les frais de déplacement et d’hébergement lorsqu’ils servent l’intérêt de votre entreprise et que vous les justifiez avec une facture ou une quittance.
- Tous ces frais peuvent être déduits au réel. Si vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles, vous pouvez opter pour une déduction forfaitaire.
- La TVA n’est pas récupérable sur les frais d’hébergement, les frais de transport de personnes ni sur les dépenses liées au véhicule personnel.
Frais de déplacement et d’hébergement : de quoi s’agit-il ?
Ces frais peuvent inclure :
- Les frais de carburant et d’entretien du véhicule, dans le cadre de trajets professionnels : clients, fournisseurs, salons ou formations, etc
- Le coût des transports : billets de train, avion, bus, métro, taxi ou VTC
- Les frais d’hébergement : nuitées à l’hôtel ou locations de courte durée
- Les frais annexes : parkings, péages et autoroutes
Vous mangez aussi à l’extérieur ? Attention, les règles sont différentes. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la déduction des frais de repas et de réception.
Qui peut déduire ses frais de déplacement et d’hébergement ?
Vous pouvez déduire vos frais de déplacement et d’hébergement de votre résultat fiscal si vous êtes entrepreneur individuel soumis au régime réel (BIC ou BNC).
Dans ce cas, vous diminuez le bénéfice qui sert au calcul de votre impôt en y intégrant ces frais.
Si vous êtes assimilé‑salarié (par exemple président de SASU) ou dirigez une société à l’IS, vous n’imputez jamais vos frais directement.
La société vous rembourse vos dépenses professionnelles via une note de frais, puis les comptabilise en charge. Cela diminue le résultat fiscal de la société, mais n’impacte pas votre revenu personnel.
Bon à savoir : les micro-entrepreneurs ne peuvent pas déduire leurs frais. L’administration applique un abattement forfaitaire sur leur chiffre d’affaires pour tenir compte de ces dépenses.
Quelles sont les conditions pour déduire ses frais de déplacement et d’hébergement ?
Pour être déductibles, ces dépenses doivent :
- Servir l’intérêt de votre entreprise
- Être en lien avec son objet social
- Ne pas être excessives ni fictives
- Réduire l’actif net de l’entreprise
- Avoir été payées au cours de l’année fiscale où vous souhaitez les déduire
- Être justifiées par une facture, un ticket ou une quittance
Comment déduire ses frais de déplacement et d’hébergement ?
Principe général : la déduction au réel
Vous pouvez déduire tous vos frais de déplacement professionnel et d’hébergement pour leur montant exact.
Exemples : un billet de train pour rencontrer un client, une nuit d’hôtel lors d’un salon professionnel, des frais de taxi.
Vous devez :
- Conserver les justificatifs (factures, tickets, quittances) pendant au moins 6 ans en cas de contrôle ;
- Enregistrer ces dépenses dans l’exercice comptable correspondant.
Bon à savoir : les dépenses ne doivent pas être excessives au regard de la situation de l’entreprise. L’administration fiscale peut rejeter la déduction de certains frais, si elle les juge disproportionnés (par exemple un hôtel de luxe alors que votre activité génère peu de bénéfices).
Le cas particulier du véhicule personnel
Un indépendant qui utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité a deux options. Il peut :
- Déduire ses frais au réel : dans ce cas, il faut prendre en compte l’ensemble des dépenses liées au véhicule (carburant, entretien, assurance, réparations), au prorata de l’usage professionnel ;
- Ou opter pour un barème fixé par l’administration fiscale : dans ce cas, il déduit certaines de ses dépenses de manière forfaitaire.
Bon à savoir : ce principe s’applique aussi aux véhicules utilisés dans le cadre d’une location ou d’un crédit-bail pour l’activité professionnelle. Consultez notre article dédié au choix entre leasing ou achat pour votre véhicule d’entreprise.
Le barème utilisé dépend de votre statut juridique et de votre régime fiscal.
Vous pouvez utiliser le barème des indemnités kilométriques (IK) si vous êtes :
- Dirigeant assimilé salarié
- Entrepreneur individuel soumis à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices non-commerciaux (BNC)
Le barème IK comprend la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances. Vous calculez l’indemnité en fonction de la distance parcourue et de la puissance fiscale du véhicule.
En revanche, il faut utiliser le barème des frais de carburant si vous êtes :
- Entrepreneur individuel ayant opté pour la comptabilité super-simplifiée ;
- Associé d’une société de personnes ;
- Titulaire de revenus non commerciaux (BNC).
Le barème carburant, lui, tient compte uniquement des dépenses de carburant (gazole, essence, GPL). Si vous souhaitez déduire d’autres frais (entretien, assurance, etc.), il faudra le faire au réel.
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- Tous vos frais de déplacement et d’hébergement sont pris en compte dans vos déclarations et votre liasse fiscale. Vous pouvez transmettre ces informations en EDI directement depuis le logiciel
- Vous conservez un historique détaillé de toutes vos dépenses et stockez vos justificatifs dans un espace sécurisé
- Plus besoin de vérifier la réglementation. Le logiciel est mis à jour automatiquement. Macompta.fr est un partenaire agréé par l’administration fiscale.
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