La rentrée marque le début d’une nouvelle saison pour de nombreuses associations, dont l’activité est calée sur l’année scolaire, culturelle et sportive. Les incertitudes sont alors légion, entre demandes de subventions en attente, nombre d’adhésions inconnu et augmentations de charges. Il est difficile d’anticiper l’évolution de votre trésorerie au cours des prochains mois !
Avez-vous pensé à établir un budget pour votre association ? Ce document accroît votre visibilité pour les 12 mois à venir et permet une gestion plus sereine. On vous explique comment le construire, conseils à l’appui !
En résumé
- Le budget d’une association anticipe ses dépenses et ses recettes pour l’année à venir.
- Il permet ainsi de s’assurer qu’elle disposera de la trésorerie suffisante pour son fonctionnement et pour conduire ses différents projets.
- Le budget d’une association doit normalement être à l’équilibre : les dépenses équivalent aux recettes.
- Vous devez présenter un budget prévisionnel lorsque vous demandez des subventions.
Pourquoi faire un budget prévisionnel pour une association ?
Le budget prévisionnel d’une association n’est généralement pas obligatoire. Toutefois, il s’agit d’un outil précieux pour les gestionnaires, que ce soit avant ou pendant l’exercice. Il permet aussi de rassurer vos partenaires dans le cadre de demandes de financements externes (emprunts, subventions, etc.).
Un outil de pilotage précieux
En évaluant les recettes de l’association, le budget mesure la somme disponible pour son fonctionnement. Il donne une vision d’ensemble des projets programmés et de leurs implications financières.
C’est donc un outil indispensable à la bonne gestion de la structure, qui permet au dirigeant de décider des actions qui pourront être menées au cours de l’année.
Ainsi, si un projet s’avère trop coûteux, vous devrez le retravailler, le reporter ou tout simplement l’abandonner. Vous réduisez ainsi vos chances de rencontrer des problèmes de trésorerie.
La préparation d’un budget ne constitue pas une obligation légale, sauf pour les associations reconnues d’utilité publique. Les statuts de l’association peuvent aussi rendre l’établissement d’un budget obligatoire.
Un atout pour vos demandes de financement
Vous envisagez de demander des subventions pour financer vos différents projets ? Sachez que les collectivités et les établissements susceptibles de vous les accorder exigeront la présentation d’un budget prévisionnel. Ce document est donc incontournable si vous souhaitez demander des fonds publics.
Il peut également consolider un dossier de prêt. La construction d’un budget réaliste prouve aux banques que vous êtes un gestionnaire raisonnable. Il doit aussi montrer que vous disposerez d’une trésorerie suffisante pour rembourser les premières échéances de votre crédit.
Comment construire le budget de son association ?
Vous devez être méthodique pour optimiser la construction du budget de votre association. Découvrez comment procéder en 5 étapes.
Étape 1 : Préparez vos feuilles de calcul
L’utilisation d’un tableur est parfaitement adaptée à la création d’un budget. Cet outil vous permet d’automatiser vos formules de calcul. Ainsi, vos résultats seront ajustés instantanément si vous modifiez les données saisies (dépenses ou recettes).
Choisissez un logiciel sur lequel vous avez l’habitude de travailler. Vous pouvez opter pour Microsoft Excel ou Google Sheet. D’autres tableurs en ligne gratuits existent et peuvent permettre de répondre à des besoins spécifiques.
Bon à savoir : Vous pourrez ensuite réutiliser le même modèle pour les années suivantes. Pensez tout de même à créer une copie du budget de la période précédente pour en conserver une trace.
Pour construire votre feuille de calcul, vous devez intégrer 3 colonnes principales.
- La nature du poste de charge ou de produit.
- Les recettes.
- Les dépenses.
Saisissez ensuite les formules qui vous permettront d’automatiser les calculs lorsque vous remplirez les différents montants prévisionnels.
Notre astuce : Vous pouvez aussi insérer une colonne qui présente les chiffres réels. Vous pourrez ainsi la compléter tout au long de l’année, et la comparer avec vos projections.
Étape 2 : Estimez vos recettes
Vous devez commencer par estimer les recettes que vous espérez percevoir au cours de l’année. Elles doivent vous permettre de disposer de la trésorerie suffisante pour faire face à vos dépenses. Les revenus d’une association peuvent être de différentes natures.
- Les ventes de produits ou de services (cours de théâtre ou de sport, vente de billets, revente de vêtements ou d’accessoires, etc.).
- Les cotisations ou adhésions : multipliez simplement leur nombre par le tarif arrêté en assemblée générale.
- Les dons, qui dépendent de la générosité du public.
- Les subventions que vous espérez percevoir.
Notre astuce : Mesurer vos recettes en avance n’est pas toujours aisé. Vous ne savez pas combien d’adhérents vous allez enregistrer cette année, ni si vous allez recevoir une réponse positive à vos demandes de subventions. Pour parer à toute éventualité, il est donc intéressant de créer trois versions de votre budget.
- Une hypothèse optimiste.
- Une hypothèse réaliste.
- Une hypothèse pessimiste.
Ainsi, vous ne serez pas pris de court si vos recettes sont inférieures à vos prévisions.
Étape 3 : Listez vos dépenses de l’exercice
Vous devez ensuite établir la liste des dépenses de votre association pour l’année à venir. Elles peuvent être de différentes natures.
- Les loyers des bureaux et des locaux utilisés pour l’exercice de vos activités.
- Les frais de personnel.
- Le coût d’organisation des événements.
- Les frais de déplacement.
- Le renouvellement du matériel ou des équipements.
- Les cotisations et honoraires divers.
- Etc.
Vous pouvez partir de vos charges de l’exercice précédent, en ajustant leur montant. Tenez compte de l’évolution de vos besoins et des éventuelles hausses de prix. Vous pouvez aussi demander des devis à vos fournisseurs pour affiner vos prévisions budgétaires.
Notre astuce : Certains frais sont imprévisibles (réparations d’un véhicule, dégâts des eaux, etc.). Vous pouvez ajouter une ligne « Dépenses imprévues » dans votre budget pour les prendre en considération. Leur montant étant difficilement estimable, vous pouvez simplement leur affecter un pourcentage de vos charges totales (entre 1 % et 5 %).
Exemple : Le budget de votre association laisse apparaître 20 000 € de charges pour l’exercice à venir. Vous estimez vos dépenses imprévues à 5 % du total de vos frais annuels. Elles correspondent donc à 1 000 € (20 000 x 5 %), ce qui porte vos dépenses totales à 21 000 €.
Étape 4 : Finalisez votre budget
Une association n’a pas vocation à enregistrer des bénéfices. Vos totaux de recettes et de dépenses doivent donc idéalement être égaux. Tentez d’ajuster certaines variables pour vous rapprocher de l’équilibre, tout en restant réaliste dans vos prévisions.
En cas d’excédent, vous pouvez programmer des projets complémentaires. En revanche, un budget déficitaire doit vous conduire à identifier des pistes d’économies ou de nouvelles sources de financement.
Bon à savoir : La présentation d’un budget excédentaire peut entraver vos chances d’obtenir des subventions. Les structures sollicitées pourraient juger que vous n’avez pas vraiment besoin des fonds demandés.
Étape 5 : Comparez vos prévisions et vos résultats
Vous devez ensuite suivre le budget prévisionnel de votre association tout au long de l’année. Rapprochez vos recettes et vos dépenses réelles des sommes que vous aviez anticipées. Vous pourrez mener des actions correctrices si vous identifiez des écarts significatifs. Gardez à l’esprit que le résultat de votre exercice doit idéalement être à l’équilibre.
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