Depuis plusieurs années, le télétravail s’est ancré dans le quotidien de nombreuses entreprises. D’après une étude menée par BPI France, près de la moitié des TPE-PME autorise désormais cette pratique. Symbole de flexibilité et de modernité, le télétravail s’accompagne néanmoins de règles qu’entreprises et salariés doivent respecter pour garantir un équilibre entre les besoins organisationnels et les droits des collaborateurs.
En résumé :
- Le télétravail doit être encadré par un accord collectif, une charte ou un accord individuel écrit. Une organisation du télétravail non formalisée est déconseillée.
- Il peut être régulier ou occasionnel, et être imposé par l’employeur en cas exceptionnel.
- Employeurs et salariés peuvent refuser, sous conditions.
- L’employeur reste responsable de la santé et de la sécurité des télétravailleurs.
- Le remboursement des frais est encadré par l’Urssaf.
Mise en place du télétravail : modalités et formalités
Le télétravail peut être mis en place selon deux modalités distinctes :
Par le biais d’un accord collectif ou d’une charte interne, qui détaille précisément les conditions de mise en œuvre du télétravail et, le cas échéant, les modalités de retour à un travail exclusivement présentiel. Cet accord ou cette charte doit couvrir un ensemble de critères spécifiques, à savoir :
- Les conditions de passage en télétravail (notamment en cas de situations exceptionnelles telles qu’un épisode de pollution).
- Le mode d’acceptation des conditions de mise en place du télétravail par le salarié, ainsi que les modalités de retour à une organisation de travail traditionnelle, sans télétravail.
- Les modes de contrôle du temps de travail ou les modalités de régulation de la charge de travail à distance.
- La définition des plages horaires pendant lesquelles l’employeur peut raisonnablement contacter le salarié, tout en respectant son temps de déconnexion.
- Les modalités spécifiques d’accès au télétravail pour les travailleurs handicapés, les salariées enceintes, ainsi que pour les salariés aidants (qu’il s’agisse d’un enfant, d’un parent ou d’un proche nécessitant une aide).
En l’absence d’accord collectif, un simple accord individuel entre l’employeur et le salarié peut suffire pour établir un cadre de télétravail. Cependant, afin d’éviter toute ambiguïté ou malentendu, il est fortement recommandé de formaliser cet accord par écrit. En effet, le télétravail, tout comme les autres modalités de travail, doit être encadré par des règles claires et partagées.
Le télétravail s’effectue dans les lieux définis par l’accord collectif, la charte de l’entreprise ou les autorisations de l’employeur. Le salarié peut ainsi travailler depuis son domicile, un espace de travail partagé ou tout autre endroit adapté, en fonction des besoins de l’entreprise et de son activité.
Il existe deux types de télétravail, définis dans l’accord collectif ou la charte de l’entreprise :
- Le télétravail régulier, qui se fait à une fréquence régulière, comme un ou deux jours par semaine.
- Le télétravail occasionnel, qui consiste à travailler à distance quelques jours par an, selon des besoins spécifiques.
Bon à savoir : le télétravail peut être imposé en cas de circonstances exceptionnelles. En cas de crise sanitaire ou de force majeure, l’employeur peut demander à ses collaborateurs de travailler à distance sans leur accord préalable.
Droits et obligations des employeurs et des salariés
Le télétravail, bien qu’il offre une flexibilité, n’est pas une modalité de travail dont l’acceptation est systématique, tant du côté de l’employeur que du côté du salarié.
Chacune des parties peut, sous certaines conditions, refuser d’adhérer à cette organisation de travail. En revanche, l’encadrement de ces refus dépend des règles spécifiques, qui varient selon le cadre juridique adopté par l’entreprise.
En tant qu’employeur, vous pouvez refuser la demande de télétravail d’un salarié formulée par l’employeur, mais vous devez justifier cette décision.
- Lorsque le télétravail est mis en place par un accord collectif ou une charte interne : l’employeur doit motiver son refus. Autrement dit, si un salarié occupe un poste éligible au télétravail, l’employeur doit fournir des explications claires sur les raisons de ce refus.
- En l’absence d’accord collectif ou de charte, l’employeur n’a pas à justifier son refus. Cependant, il est recommandé qu’il fasse preuve de transparence et explique les raisons de sa décision, dans un souci de bonne gestion des ressources humaines.
- Cas spécifiques des travailleurs handicapés ou des salariés aidants : Si le salarié qui fait une demande de télétravail est un travailleur handicapé ou un salarié aidant (ayant la charge d’un enfant, d’un parent ou d’un proche nécessitant une aide), l’employeur doit également expliquer les motifs de son refus.
Ce principe vise à garantir une égalité d’accès aux opportunités professionnelles, notamment en matière d’adaptation des conditions de travail.
Le salarié peut également refuser le télétravail. Toutefois, ce refus ne peut en aucun cas constituer un motif légitime de rupture du contrat de travail.
Les obligations de l’employeur
Loin d’être un simple transfert du lieu de travail, le télétravail implique une responsabilité renforcée de l’employeur. Même dans le cadre du télétravail, l’employeur reste pleinement responsable de la santé et de la sécurité de ses collaborateurs.
Il a pour obligation d’évaluer les risques liés au télétravail. Cela inclut les risques physiques (ergonomie du poste, qualité de l’éclairage, risques électriques…) et les risques psychosociaux (isolement, surcharge de travail…).
L’employeur peut prodiguer des conseils à ses employés quant à l’installation des équipements, la protection des données par exemple, et inscrire les mesures de prévention des risques liés au télétravail dans le document unique de prévention des risques.
Le salarié a droit au ticket restaurant pendant les jours de télétravail, dans les mêmes conditions que s’il n’était pas en télétravail.
Les obligations du salarié
Le salarié en télétravail reste soumis à ses obligations contractuelles. Il doit notamment respecter :
- Les horaires de travail définis dans son contrat
- Les objectifs fixés par son responsable
- Les règles relatives à la cybersécurité et à la protection des données
- Et informer l’employeur en cas de difficulté ou de désorganisation du poste de travail
L’employeur peut contrôler l’activité du salarié en télétravail, à condition que cela soit fait dans le respect de la vie privée et des droits du salarié.
Indemnisation et remboursement des frais de télétravail
En 2025, les plafonds de l’allocation forfaitaire de télétravail ont été réajustés. L’employeur verse cette indemnité aux salariés travaillant à distance, et elle bénéficie d’une exonération de cotisations et de contributions sociales dans certains limites et conditions.
Les télétravailleurs disposent des mêmes droits que leurs collègues présents dans les locaux de l’entreprise. En conséquence, l’employeur peut rembourser les frais professionnels liés à cette organisation, tels que les équipements, les logiciels, les abonnements et tous les outils nécessaires à la réalisation des missions.
L’obligation et les dépenses remboursables dépendent des conditions de mise en place du télétravail, notamment du fait de savoir si le télétravail est imposé par l’employeur ou ouvert au salarié (en attente d’une position de la cour de cassation).
À cet égard, l’Urssaf a défini trois grandes catégories de dépenses remboursables :
- Les frais fixes et variables relatifs à l’utilisation d’un local privé à des fins professionnelles.
- Les frais liés au matériel informatique, à la connexion et autres fournitures nécessaires au bon fonctionnement du télétravail.
- Les frais d’adaptation du local, notamment pour l’aménagement du mobilier et du matériel informatique.
Les montants de l’allocation forfaitaire varient en fonction du nombre de jours télétravaillés chaque semaine et de l’existence d’un accord collectif.
Sans accord collectif :
- Par jour : 2,70 €, avec un plafond mensuel de 59,40 €.
- Par mois (selon les jours télétravaillés) : 10,90 € pour une journée de télétravail.
Exemple : Un salarié télétravaillant trois jours par semaine pourra ainsi recevoir une indemnité mensuelle de 32.70 € sans justificatifs.
Avec accord collectif :
- Par jour : 3,25 €, avec un plafond mensuel de 71,50 €.
- Par mois (selon les jours télétravaillés) : 13 € pour une journée de télétravail.
Les accords collectifs peuvent être conclus au niveau d’une convention collective de branche, d’un groupe, ou au niveau professionnel ou interprofessionnel.
Précaution à prendre : L’Urssaf stipule que, en cas de dépassement des plafonds, l’exonération des cotisations sociales et des contributions sociales ne sera accordée que si des justificatifs sont fournis lors d’un contrôle.
Frais de transport : Si le salarié est en télétravail par « alternance » (quelques jours par semaine), l’employeur doit prendre en charge 50 % du coût des abonnements de transport public pour ses trajets entre son domicile et le lieu de travail. (art. L. 3261-2 et art R. 3261-2))
Bonnes pratiques pour déclaration réussie sur les fiches de paie
Le versement d’une indemnité de télétravail doit figurer sur les bulletins de salaire.
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- Activation sur demande : Cette rubrique n’est pas activée par défaut dans notre logiciel. Pour la paramétrer, il vous suffit de contacter notre service d’assistance, qui se chargera de la mise en place selon vos besoins.
- Exonération de cotisations : Cette indemnité sera visible dans votre bulletin comme une rubrique de net et reste non soumise aux cotisations sociales si son montant est inférieur au plafond d’exonération en vigueur.
- Personnalisation selon votre politique : Que votre entreprise propose un forfait de 1 jour, 2 jours par semaine ou l’indémnisation selon le nombre de jours de télétravail réalisé, notre logiciel s’adapte pour une gestion fluide et conforme.
