Bureau d’une association : rôles et responsabilités des membres

Le bureau est généralement composé du président de l’association, d’un trésorier et d’un secrétaire. Quels sont leurs rôles et leurs responsabilités ? Réponses dans cet article ! 

Président d’association

Le rôle du président et ses différentes missions diffèrent en fonction des statuts établis par l’association lors de sa création.

En tant que représentant de l’association, il a généralement pour mission d’assurer son bon fonctionnement général et de la défendre devant la justice. Il doit aussi s’assurer de l’application des décisions prises en assemblées générales et conseils d’administration.

Quelques responsabilités clés  :

• Représentation de l’association : Le président est le visage de l’association devant ses partenaires et les tribunaux.
• Défense des intérêts de l’association : Il intervient en justice pour protéger les intérêts de l’association.
• Communication : Il est le porte-parole de l’association auprès de la presse, des médias et des membres.
• Animation des réunions : Il organise et dirige les réunions, en animant les débats.
• Motivation des bénévoles : Il stimule les bénévoles lors des actions de l’association.
• Recherche de financements : Il est en charge de trouver des fonds pour atteindre les objectifs de l’association.
• Application des décisions : Il s’assure que les décisions prises en conseil d’administration ou en assemblée générale sont mises en œuvre.
• Bonne marche de l’association : Il supervise le bon fonctionnement de l’association, y compris l’administration, les ressources logistiques et humaines, et la gestion de l’équipe.

Dans tous les cas, le président ne peut agir en dehors des pouvoirs qui lui ont été attribués. Il n’a pas le pouvoir d’engager seul l’association et doit obtenir l’accord du conseil d’administration ou de l’assemblée générale pour les démarches majeures. 

Si l’association compte des salariés, le président agit en tant qu’employeur.

Trésorier

Le trésorier assure un rôle important pour le bon fonctionnement de l’association. Il prend en main l’ensemble de sa gestion financière, ce qui permet de planifier les dépenses et d’assurer une bonne gestion des ressources.

Tout au long de l’année, il tient les comptes à jour, prend les diverses décisions financières et relaye ces informations. Il s’assure du bon paiement des factures, prépare les audits financiers, participe à la définition du budget et approuve les dépenses.

Une fois par an, lors de l’assemblée générale, il présente les comptes annuels à l’ensemble des membres de l’association.

Quelques responsabilités clés :

• Encaissement des cotisations : Il est responsable de la collecte des contributions des membres.
• Suivi des dépenses : Il assure le suivi des dépenses et organise les justificatifs correspondants.
• Archivage des documents : Il est en charge de l’organisation et de la conservation des documents.
• Sécurisation des flux financiers : Il veille à la sécurité des mouvements de fonds et des flux financiers : dépenses, remboursements de frais, investissements, salaires, etc.
• Gestion du compte bancaire : Il gère le compte bancaire (suivi des dépenses de la banque) et est l’interlocuteur principal auprès de la banque.
• Relations financières : Il gère les relations financières à l’intérieur de l’association et avec les tiers.
• Information financière : Il produit et diffuse l’information financière.
• Demandes de subvention : Il participe à l’élaboration des dossiers de demande de subvention, notamment le budget prévu pour chaque activité.
• Comptes annuels et rapport financier : Il établit les comptes annuels et le rapport financier.

Secrétaire

Le secrétaire assure la gestion administrative de l’association. Ce rôle se traduit à travers plusieurs missions, notamment la rédaction des procès-verbaux des assemblées et conseils d’administration.

Le secrétaire classe l’ensemble des documents, met à jour les fichiers d’adhérents et planifie l’organisation des réunions. Il a aussi pour mission de relayer ces informations en interne auprès des membres de l’association.

Quelques responsabilités clés :

• Gestion de la correspondance : Il est responsable de la gestion de toutes les correspondances de l’association.
• Gestion des adhérents : Il maintient à jour le registre des membres de l’association.
• Transmission d’informations : Il assure la diffusion de toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’association.
• Respect des obligations statutaires : Il veille à ce que l’association respecte toutes ses obligations statutaires.
• Gestion des réunions : Il organise les réunions, qu’il s’agisse du conseil d’administration ou de l’assemblée générale.
• Archivage des documents : Il archive et classe tous les documents importants pour l’association, tels que les statuts, le règlement intérieur, l’extrait de l’avis de publication de création dans le journal officiel, les récépissés de déclaration délivrés par les services préfectoraux, les comptes rendus des assemblées générales, du Comité directeur et du Bureau, les baux, les factures des travaux ou des réparations importantes, etc.

💡 Bon à savoir !

Selon la taille de l’association, un ou plusieurs vice-présidents, trésoriers adjoints ou secrétaires adjoints peuvent aussi être membres. Ils assistent les autres membres du bureau dans leurs missions quotidiennes et prennent le relais en cas d’absence.