La facture est un document à la fois juridique, fiscal et comptable, permettant à vos clients d’obtenir une preuve de leur achat. C’est un exercice habituel pour les entreprises, dans le cadre d’une vente de produit ou d’une prestation de service. Mais connaissez-vous les particularités de chaque type de factures ? Les mentions à respecter afin d’éviter des pénalités ? Cet article vous aidera à y voir plus clair !
En résumé
- Une facture est obligatoire pour toute vente entre professionnels.
- Certaines ventes aux particuliers nécessitent également une facture (sur demande, à distance, au-delà de 25 €, etc.).
- Des mentions obligatoires doivent figurer sur chaque facture.
- De nouvelles mentions seront exigées dès 2026 avec la généralisation de la facturation électronique.
- Les factures doivent être numérotées chronologiquement, sans rupture ni date incohérente.
- Une facture non conforme peut entraîner des sanctions financières lourdes.
- Il existe plusieurs types de factures selon les situations : classique, d’acompte, d’avoir, proforma, de régularisation, etc.
- macompta.fr vous aide à rester conforme avec un logiciel de facturation simple, complet et prêt pour la réforme.
Dans quel cas doit-on établir une facture ?
L’émission d’une facture devient obligatoire dès qu’il s’agit d’une vente entre deux professionnels. Deux exemplaires doivent être réalisés.
La facture doit être établie au moment de la livraison des marchandises, de l’achèvement de la prestation ou en cas d’acompte.
Dans le cas d’une vente à destination d’un particulier, la facture n’est pas obligatoire. Elle le devient cependant :
- si le client en fait la demande,
- pour les ventes à distance,
- pour les livraisons intracommunautaires, exonérés de TVA
- pour les prestations de services d’un montant supérieur à 25 €
Les factures sont soumises à des obligations légales, que vous devez absolument respecter, en cas de contrôle.
Quelles sont les mentions obligatoires ?
- La date de la facture, ainsi que la date de vente ou de prestation de service
- Le numéro de la facture
- L’identité du vendeur ou du prestataire :
- siège social
- dénomination sociale
- Siren ou Siret, forme juridique et capital social (pour les sociétés)
- numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants)
- numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans)
- numéro de TVA intracommunautaire pour les entreprises redevables de la TVA
- L’identité du client :
- dénomination sociale (entreprise) ou nom (particulier)
- Adresse, adresse de livraison, adresse de facturation si différente
- Le numéro du bon de commande
- Le prix :
- unitaire hors TVA,
- le taux de TVA applicable
- l’éventuelle réduction de prix
- la somme totale à payer (HT et TTC)
- l’indication du texte justifiant une éventuelle exonération de TVA
- Les diverses informations de paiement (délais, pénalités…)
- Pour certains biens : la durée de garantie légale de conformité de deux ans
Attention : certaines mentions sont à ajouter en fonction de votre activité ou de votre régime, nous vous invitons à consulter le site du gouvernement.
De nouvelles mentions obligatoires en prévision de la facturation électronique :
Pour les petites entreprises, ces nouvelles mentions seront obligatoires à compter du 1ᵉʳ septembre 2026.
- Siren du client
- L’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation,
- La nature de l’opération : livraison de biens, prestation de services ou opération mixte,
- Mention de l’option ou du régime de TVA applicable (si concerné) : franchise en base, autoliquidation, TVA sur encaissements, etc.
Ne pas respecter les mentions obligatoires = s’exposer à un risque
En cas de facture non conforme, les entreprises ne respectant par les règles de facturation s’exposent à des pénalités. Chaque mention manquante ou inexacte est passible de 15 € d’amende fiscale (le montant total de l’amende ne peut excéder un quart du montant total de la facture). L’amende administrative quant à elle s’élève à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.
Les factures doivent être conservées impérativement pendant 10 ans (sous format papier ou dématérialisé).
Respect de la chronologie des factures : une obligation légale
Outre les mentions obligatoires, la numérotation et l’émission chronologique des factures est une exigence comptable et fiscale. Chaque facture doit porter un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture ni doublon. Concrètement, vous ne pouvez pas créer une facture avec une date antérieure à une facture déjà émise portant un numéro plus élevé.
Par exemple, si votre facture n°10 est datée du 1er juin, il est interdit d’émettre ensuite une facture n°11 datée du 25 mai.
Le non-respect de cette règle peut être interprété comme une tentative de dissimulation ou de fraude, et entraîner des sanctions en cas de contrôle.
Le logiciel de facturation macompta.fr intègre automatiquement ce contrôle pour vous aider à rester conforme.
Quels sont les différents types de facture ?
De nombreux types de facture existent. Les appellations et les sont usages sont souvent déterminés par le type d’activité exercé au sein de votre entreprise.
Il est important de choisir le bon type de facture afin de ne risquer aucune sanction financière ou juridique, car elles ont chacune leurs propres règles et exigences légales. De plus, la bonne facture vous permettra d’assurer une comptabilité précise et une communication plus claire auprès de vos clients.
Facture classique
Il s’agit tout simplement du format de facture ordinaire, le plus utilisé. Dans le langage courant on parlera également de note d’honoraires pour les factures émises par les professionnels libéraux, de quittance pour des loyers. La facture classique est utilisée dans le cadre d’une vente de bien ou de service. Avec le logiciel de Facturation macompta.fr, vous pouvez éditer vos factures personnalisées, les envoyer à vos clients et suivre le statut des règlements.
Facture d’acompte
La facture d’acompte est également l’un des types de facturation les plus utilisés. La présentation est identique à celle d’une facture classique. Elle permet au client de verser une partie du paiement avant la réception du produit ou la finalisation du service. La facture d’acompte est utile lorsque la commande requiert l’achat de matière première, ou que le montant est important, afin de sécuriser le paiement. Dans le bâtiment, un acompte de 40 % à la commande est d’usage courant.
Si une ou des factures d’acomptes sont émises, le fournisseur émettra à la fin du chantier une facture reprenant la totalité du marché et présentant en déduction les acomptes payés.
Facture récurrente
Une facture récurrente facture les mêmes produits ou service à un client, pour le même montant, et à intervalles réguliers. L’entreprise peut générer automatiquement ce type de facture. On l’utile généralement dans le cas d’un abonnement ou d’une location.
Facture proforma
La facture proforma n’est pas une facture. C’est document informatif qui renseigne le client sur le prix du produit ou de la prestation à la manière du devis. Elle est provisoire et n’a pas de valeur juridique ou comptable (contrairement au devis). Ce document doit mentionner clairement “pro forma” afin de ne pas être confondu avec une facture classique.
Facture d’avoir
Il s’agit d’une facture permettant de rectifier ou d’annuler une facture émise précédemment. En effet, une fois émise, une facture ne peut plus être modifiée. Dans ce cas, il faut faire une facture d’avoir, soit une facture « négative » annulant tout ou partie de la facture initiale. Avec l’avoir, le fournisseur indique sa dette envers le client, et ce dernier peut bénéficier d’un remboursement le cas échéant.
Facture d’annulation / rectificative
La facture rectificative a également pour but de remplacer une ancienne facture dans le but de la corriger. Cette facture est utile si vous avez fait une erreur et que votre client a payé plus que le montant initial, que vous souhaitez lui faire une remise, ou qu’il établit une demande de remboursement.
Cependant la facture rectificative est moins utilisée que l’avoir. Elle présente un risque d’enregistrement en doublon en comptabilité chez le client si la facture initiale n’est pas annulée comptablement.
Facture de régularisation
Ce type de facture est utilisé afin de régulariser un client ayant déjà réglé un montant, suite à une estimation. Dans le cas de l’électricité par exemple, si le client a payé moins que ce qui a réellement été consommé, la facture de régularisation lui permettra de régler la différence.
Facture de clôture
La facture de clôture, ou facture définitive, clôture un contrat entre un fournisseur et un client. Elle se réalise au maximum six semaines après la résiliation du contrat.
Facture intermédiaire
La facture intermédiaire, de situation ou d’avancement, permet de répartir les paiements sur le long terme. Elle est surtout utilisée dans le secteur du BTP par exemple, afin de ne pas payer un montant élevé en une fois et de suivre l’avancée des travaux. Les factures sont éditées au fur et à mesure de la progression, et leur montant représente souvent le pourcentage de travaux réalisés par rapport à l’attendu final.
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Le logiciel Facturation de macompta.fr vous permet de créer des factures conformes en toute simplicité, tout en gérant efficacement vos clients, articles et prestations. Vous disposez de plusieurs modèles personnalisables et pouvez envoyer vos factures directement par email à vos clients depuis l’interface. En déplacement, l’application mobile Facturation prend le relais pour vous permettre de rester à jour où que vous soyez.
Anticipez la réforme de la facturation électronique
A compter du 1er septembre 2026 (réception) et du 1er septembre 2027 (émission), les entreprises assujetties à la TVA devront appliquer la réforme de la facturation électronique.
Macompta.fr vous accompagne dans la transition vers la facturation électronique obligatoire.
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