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Factures conformes : quelles mentions obligatoires?

ticket de caisse

Factures conformes : quelles mentions obligatoires ? Faisons le point ensemble !

Une facture doit détailler les prestations, produits ou marchandises vendus. Il s’agit d’un document commercial, fiscal et comptable, établi par une structure juridique (société, association, entreprise individuelle…). Elle constate une vente ou une prestation (nature, quantité, poids, qualité, prix, modalités et échéance de paiement, etc.). Elle doit donc comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

Une note d’honoraires est un document tenant lieu de facture pour les professionnels exerçant une profession libérale. Les mêmes règles que pour la facturation s’appliquent.

Quelles sont les différentes fonctions d’une facture?

  • Juridique : elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue. Elle constate ainsi le droit de créance du vendeur.
  • Commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer.
  • Comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l’établissement des comptes annuels.
  • Fiscale : elle fait office de support à l’exercice des droits et donc au contrôle de l’impôt (impôt sur les bénéfices, TVA…)

 

Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures?

Vous devez rédiger vos factures en français et l’établir en 2 exemplaires. Chacune des parties doit en conserver un exemplaire pour une durée d’usage de 10 ans.

>> A lire : Délai et mode de conservation des factures

En principe, vous devez délivrer votre facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services. Vous pouvez l’établir au format papier ou au format électronique sous certaines conditions.

Toute facture doit contenir les mentions obligatoires suivantes :

  • Date d’émission de la facture
  • Numéro de la facture (voir Comment numéroter ses factures)
  • Date de la vente ou de la prestation de service
  • Identité de l’acheteur : nom ou dénomination, adresse du siège social et de facturation si différente
  • Identité du vendeur : nom ou dénomination, adresse, n° Registre du Commerce et des Sociétés ou Répertoire des Métiers, adresse du siège social, forme juridique, n° Siren ou Siret. Si l’entreprise est en cours d’immatriculation, vous devrez établir la facture au nom de la société, avec la mention « Siret en cours d’attribution »
  • L’adresse de facturation des parties, lorsque celle-ci est différente de l’adresse du siège social ou du domicile
  • Le numéro du bon de commande, si l’acheteur en a établi un
  • N° de TVA du vendeur. NB : le n° de TVA du client est facultatif pour les ventes réalisées en France
  • Pour chaque produit ou prestation : description, quantité et prix unitaire hors Taxes (HT)
  • Taux de tva applicable à chaque opération
  • Les majorations de prix (port, frais annexes)
  • Les minorations de prix (rabais, remises, ristournes) acquises et chiffrages lors de l’opération
  • Montant totaux : HT, TVA par taux, toutes taxes comprises (TTC)

Des mentions particulières sont prévues pour les factures entre professionnels, ou en fonction de la situation du vendeur au regard de la TVA (Voir Mentions obligatoires sur les factures, cas particuliers).

>> A lire : Facture Excel et facture Word : quels sont les dangers ?

Vos factures sont-elles conformes? Les nouveautés 2021 :

Le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021 rend obligatoires les mentions d’existence et de durée de la garantie légale de conformité sur les documents de facturation pour certaines catégories de biens. Ce décret entre en vigueur le 1er juillet 2021.

Il précise que « tout document de facturation remis au consommateur, lors de l’achat d’un bien appartenant à l’une des catégories mentionnées à l’article D. 211-1, comporte une mention selon laquelle ce bien bénéficie auprès du vendeur d’une garantie légale de conformité d’une durée minimale de deux ans à compter de sa remise au consommateur. »

Voici la liste des biens concernés :

-les appareils électroménagers ;
-les équipements informatiques ;
-les produits électroniques grand public ;
-les appareils de téléphonie, photographiques ou dotés d’un moteur électrique ou thermique, destinés au bricolage ou au jardinage
-les jeux et jouets, y compris les consoles de jeux vidéo ;
-les articles de sport ;
-les montres et produits d’horlogerie ;
-les articles d’éclairage et luminaires ;
-les lunettes de protection solaire ;
-les éléments d’ameublement.

En revanche, ce décret ne s’applique pas à un achat de bien effectué dans le cadre d’un contrat conclu hors établissement ou à distance (ventes hors magasin).

 

Quelles sont les sanctions applicables pour une facture non conforme ?

  • Les sanctions pénales

Une amende maximale de 75 000 € vient punir les infractions aux règles de facturation.
L’amende peut être portée à 50% de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée. En cas de récidive dans les 2 ans, l’amende sera de 150 000 €.

La juridiction peut condamner solidairement, les personnes morales, au paiement de l’amende prononcée contre leurs dirigeants. En outre, les personnes morales sont passibles d’une amende de 375 000 €.

Ces sanctions concernent aussi bien le vendeur ou le prestataire, qui n’établit pas de facture, ou le client professionnel, qui ne réclame pas l’établissement d’une facture.

Ces sanctions sont applicables en cas d’omission des mentions visées à l’article L.441-3 du code de commerce (nom et adresse des parties, date de l’opération, dénomination de l’opération, la quantité, le prix unitaire HT, toute réduction de prix, la date de règlement, les conditions d’escompte, le taux des pénalités).

Les autres omissions ne sont passibles que des sanctions fiscales ci-dessous.

  • Les sanctions fiscales

Défaut de facturation : les professionnels qui ne respectent pas l’obligation de délivrance d’une facture sont redevables d’une amende fiscale égale à 50% du montant de la transaction.
Le client est solidaire du paiement de cette amende. Toutefois, lorsque le fournisseur apporte, dans les 30 jours de la mise en demeure adressée par l’administration fiscale, la preuve que l’opération a été régulièrement comptabilisée, il encourt une amende réduite à 5 % du montant de la transaction.

Factures de complaisance ou fictives : les personnes qui, dans le cadre de leur activité professionnelle, ont travesti ou dissimulé l’adresse de leur fournisseur ou de leur client, ou accepté l’utilisation d’une identité fictive, sont redevables d’une amende fiscale égale à 50% des sommes reçues ou versées au titre de ces opérations.

En outre, le fait de délivrer une facture ne correspondant pas à une livraison ou une prestation de services réelle entraîne l’application d’une amende fiscale égale à 50% du montant de la facture.

Omissions ou inexactitudes dans les factures : toute omission ou inexactitude constatée dans les factures donne lieu à l’application d’une amende de 15 €. Toutefois, le montant total des amendes dues au titre de chaque facture ou document ne peut excéder le quart du montant qui y est ou aurait dû y être mentionné.

 

En conclusion : comment faire pour rédiger une facture conforme?

On le voit, l’établissement d’une facture est loin d’être toujours évident : nombre et importance des mentions obligatoires, sanctions… Faire rapidement ses factures et sans erreurs peut rapidement devenir une tâche délicate, surtout si le nombre de factures augmente rapidement. Les logiciels en ligne comme macompta.fr vous permettent d’automatiser et de sécuriser vos opérations de facturation.

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