Vous avez constaté une erreur sur une facture déjà envoyée à votre client ? Pas de panique ! Premièrement, il faut savoir qu’il n’est pas possible de modifier ou de supprimer une facture déjà émise. Effectivement, la loi du 1er janvier 2018 interdit formellement de modifier une facture déjà émise. Mais alors, comment faire ? Facture rectificative ou avoir : que choisir ? Réponse dans cet article !
Zoom sur la facture
Une facture est un document qui donne le détail des prestations ou des marchandises vendues. Elle peut avoir plusieurs noms : par exemple « quittance » lorsqu’elle est émise après le paiement, ou encore « note d’honoraires » lorsqu’elle est émise par les professionnels libéraux. C’est un document de nature commerciale, comptable et fiscale établi par un vendeur. Elle contient les conditions d’achat et de vente de produits, des marchandises ou des services rendus (nature, quantité, poids, qualité, prix…). Les factures doivent avoir une numérotation séquentielle, chronologique et continue. Elles doivent contenir un certain nombre de mentions légales obligatoires.
Il peut arriver de se rendre compte d’une erreur après l’envoi de sa facture, parmi les plus fréquentes :
- une erreur sur le montant.
- un taux de TVA incorrect.
- des mentions légales manquantes ou incorrectes.
- des retours ou annulations.
- des réclamations ou litiges….
La règle : les factures doivent être validées à l’émission
La loi anti-fraude TVA, aussi appelée Loi sur les logiciels de caisse s’applique depuis 2018. Elle a été mise en place pour lutter contre la fraude à la TVA et la dissimulation de recettes. Ainsi, toutes les données relatives aux opérations d’encaissement doivent être conservée et rendues inaltérables. Cela signifie qu’une facture établie n’est plus modifiable. Toute modification de facture après son émission est interdite. Pour l’administration fiscale, cette règle garantie la réception des factures dans leur état initial.
En plus du principe d’inaltérabilité, les logiciels de comptabilité comme macompta.fr doivent garantir la sécurisation, la conservation et l’archivage de toutes les données relatives aux encaissements. En savoir plus sur le sujet.
Correction de facture : que faire ?
Afin d’éviter les erreurs et de gagner du temps, il est conseillé d’utiliser un logiciel de facturation professionnel.
Modifier une facture émise étant interdit, explorons ensemble les méthodes possible pour corriger une erreur.
La facture rectificative : la méthode risquée
La facture rectificative se présente comme une facture classique. Elle doit comporter les mentions obligatoires suivantes :
- La référence à la facture originale avec la mention “Annule et remplace” ;
- Le numéro de la facture d’origine et sa date d’émission ;
- Toutes les données d’identification du professionnel et du client ;
- La rectification de toutes les erreurs ;
- Une référence et un numéro de facturation propre.
La facture rectificative reprend les éléments erronés (montant, taux de TVA, quantités, etc.) de la facture d’origine.
Cette solution peut sembler rapide. Cependant, en pratique, la facture rectificative entraine fréquemment des erreurs. En effet, lors de la saisie comptable, chez le client, si la mention “facture rectificative” n’est pas relevée, la facture est souvent comptabilisée deux fois. Et on oublie d’annuler la facture initiale. Cet oubli entraîne alors doublons et incohérences, litiges et retards de paiement… tout ce que l’on veut éviter !
En pratique, on privilégie donc l’émission d’un nouveau document avec le titre « Avoir » mis en évidence. L’avoir a l’avantage d’être clairement identifié comme une annulation de facture.
La facture d’avoir : la méthode plus sûre
L’avoir, aussi appelé “note de crédit”, se présente comme une facture. Il doit contenir les mentions suivantes :
- La mention “Avoir” doit apparaître ;
- Le numéro de facture auquel se réfère l’avoir ;
Pour les autres mentions, l’avoir se présente exactement comme une facture classique et comporte notamment :
- Les coordonnées et l’identification du client ;
- L’adresse de facturation, si différente de celle du client ;
- Le numéro de bon de commande préalablement émis par l’acheteur ;
- La date d’émission ;
- La date de la vente ou des services ;
- Le montant de l’avoir HT et TTC avec la TVA relative aux prestations/produits vendus.
La facture d’avoir annule la facture d’origine. S’agissant d’une facture d’annulation son montant n’a pas besoin d’être négatif.
L’avoir peut annuler en totalité ou en partie une facture précédente.
En cas d’avoir total, il ne reste plus qu’à créer une nouvelle facture, sans erreur cette fois-ci.
Note bene : Un avoir peut ne pas faire référence à une facture en particulier. C’est le cas par exemple des remises de fin d’année où il peut faire référence à un ensemble de factures ou un contrat. Dans ce cas, l’avoir doit préciser la période au cours de laquelle ces factures ont été émises.
En pratique sur le logiciel macompta.fr
Le logiciel de Facturation de macompta.fr vous permet d’éditer et d’envoyer vos factures sereinement, avec sa garantie conformité fiscale.
Choisissez parmi 5 modèles pré-paramétrés comprenant toutes les mentions obligatoires nécessaires. Personnalisez vos documents selon vos souhaits et envoyez-les directement à vos clients depuis le logiciel web ou l’application mobile !
En cas d’erreur sur une facture, vous pouvez créer une facture d’avoir en quelques secondes en transformant directement la facture en avoir.