Créer une société est une étape importante, mais sa gestion au quotidien implique de respecter plusieurs obligations, qu’elles soient juridiques, comptables, fiscales ou encore administratives. Dirigeant de société commerciale ou civile, vous devez accomplir certaines formalités pour assurer la conformité de votre structure.
Afin de vous aider à y voir plus clair, macompta.fr vous propose une checklist des principales obligations à connaître pour gérer sereinement votre société.
À retenir
La conformité d’une petite société ne repose pas sur une seule formalité, mais sur un ensemble d’obligations qui doivent être suivies tout au long de la vie de l’entreprise.
En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez :
- Respecter des obligations juridiques, comptables, fiscales et administratives tout au long de la vie de votre société
- Veiller à maintenir à jour les statuts, les registres obligatoires, les décisions prises par les associés
- Tenir une comptabilité régulière et respecter les échéances fiscales
- Si vous employez des salariés, respecter des obligations sociales spécifiques en matière d’embauche, de paie et de sécurité au travail
- Vous assurer que vos factures sont conformes à réglementation, que votre entreprise respecte le RGPD et que vous disposez des assurances adaptées à votre activité
Immatriculation et documents juridiques
Toute société doit être correctement constituée et immatriculée afin d’acquérir une personnalité juridique.
Les formalités indispensables
Lors de la création de votre société, vous devez notamment :
- Rédiger les statuts
- Désigner le ou les dirigeants
- Déposer le capital social sur un compte bancaire (obligatoire pour une société commerciale, facultatif pour une société civile)
- Déclarer les bénéficiaires effectifs
- Effectuer les formalités d’immatriculation auprès du guichet unique
Une fois l’immatriculation obtenue, il est important de conserver l’ensemble des documents constitutifs de l’entreprise.
Les mises à jour à ne pas oublier
Tout changement important dans la vie de la société doit généralement faire l’objet de formalités spécifiques :
- Changement de siège social
- Modification de l’objet social
- Changement de dirigeant
- Augmentation ou réduction du capital
Ces modifications doivent également être déclarées sur le site du guichet unique.
Assemblées et décisions des associés
Même dans une petite structure composée de quelques associés, certaines décisions doivent être formalisées.
Pourquoi formaliser les décisions ?
Les assemblées générales et procès-verbaux qui en découlent permettent de démontrer que des décisions ont été prises, conformément aux règles prévues par les statuts ou par la loi.
Parmi les décisions les plus fréquentes figurent généralement :
- L’approbation annuelle des comptes
- L’affectation du résultat
- Les modifications statutaires
- La nomination ou le remplacement des dirigeants
Conserver les procès-verbaux
Les procès-verbaux et registres de décisions constituent des documents juridiques essentiels. Certains procès-verbaux peuvent être demandés par l’administration, les banques, les partenaires ou les tribunaux en cas de litige.
Comptabilité et obligations annuelles
Toutes les sociétés doivent assurer un suivi rigoureux de leur activité financière.
Tenir une comptabilité adaptée
Selon la forme juridique de la société et son régime fiscal, les obligations comptables peuvent varier. Mais dans tous les cas, il est généralement nécessaire de :
- Conserver les pièces justificatives
- Enregistrer les opérations réalisées
- Suivre les encaissements et dépenses
- Etablir les documents comptables requis
- Une comptabilité à jour permet de respecter la réglementation, mais aussi de gérer efficacement sa société.
Consulter nos 8 conseils pratiques pour améliorer votre trésorerie.
Etablir les comptes annuels
Les sociétés doivent généralement établir des comptes annuels une fois par an, à la clôture de chaque exercice social. Cette notion englobe 3 documents :
- Le bilan comptable
- Le compte de résultat
- L’annexe comptable (certaines sociétés ne dépassant pas certains seuils en sont dispensées)
Déposer ses comptes lorsque cela est obligatoire
Après l’approbation des comptes, certaines sociétés doivent effectuer un dépôt auprès du greffe.
Cette obligation concerne principalement les sociétés commerciales.
Certaines petites entreprises peuvent également demander la confidentialité de leurs comptes sous conditions.
Pour en savoir plus , découvrez notre article sur le dépôt des comptes.
Facturation et obligations commerciales
Lorsque la société vend des biens ou réalise des prestations de services, elle doit respecter les règles relatives à la facturation.
Les mentions obligatoires
Une facture doit notamment comporter plusieurs mentions obligatoires :
- l’identité du vendeur et du client
- la date d’émission
- un numéro unique
- la description des biens ou services
- les montants hors taxes et toutes taxes comprises
- les informations relatives à la TVA lorsque celle-ci est applicable
Conservation des documents
Les factures émises et reçues doivent être conservées pendant les délais prévus par la réglementation afin de pouvoir justifier les opérations réalisées.
Pour plus de détail, consulter notre article sur les durées de conservation des justificatifs comptables.
Obligations fiscales
Toute société est soumise à des obligations fiscales.
Les principales déclarations
Selon votre situation, vous pouvez être concerné par :
- les déclarations de TVA
- l’impôt sur les sociétés ou l’impôt sur le revenu
- la cotisation foncière des entreprises (CFE)
- la contribution sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
Cette liste n’est pas exhaustive, et les déclarations à produire dépendent de l’activité, de la taille de l’entreprise ou encore de sa localisation géographique.
Respecter les échéances
Les retards de déclaration ou de paiement peuvent entraîner :
- des pénalités
- des intérêts de retard
- des contrôles renforcés
Obligations sociales en présence de salariés
Les obligations sociales concernent les sociétés qui emploient du personnel.
Avant l’embauche
L’employeur doit notamment :
- effectuer la déclaration préalable à l’embauche
- établir un contrat de travail
- affilier le salarié aux organismes compétents
Consultez l’ensemble des formalités d’embauche dans notre article dédié.
Pendant la relation de travail
L’entreprise doit ensuite :
- établir les bulletins de paie
- déclarer les cotisations sociales
- respecter les règles relatives à la durée du travail
- assurer la santé et la sécurité des salariés
- organiser les visites médicales obligatoires
Registres et documents obligatoires
Certaines informations doivent être conservées dans des registres ou documents spécifiques.
Les principaux documents à tenir à jour
Selon votre situation, vous pouvez être concerné par :
- les registres de décisions des associés / d’assemblées
- le registre unique du personnel
- le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
- les documents comptables obligatoires
La tenue rigoureuse de ces documents facilite les contrôles administratifs et sécurise la gestion de la société.
Retrouvez ici notre check-list des registres obligatoires en entreprise.
Assurances obligatoires
Certaines activités imposent la souscription d’assurances spécifiques.
Les assurances les plus courantes
Selon votre secteur d’activité, vous pouvez être tenu de souscrire :
- une responsabilité civile professionnelle
- une assurance décennale dans le secteur du bâtiment
- une assurance pour les véhicules professionnels
- des assurances spécifiques pour les professions réglementées (agents immobiliers, experts-comptables, professionnels du droit, professionnels de santé…)
Protection des données personnelles (RGPD)
La majorité des entreprises collectent aujourd’hui des données personnelles : clients, prospects, salariés, fournisseurs…
Dès qu’il y a traitement de données, il convient de respecter le RGPD.
Les principes à respecter
Le RGPD impose notamment :
- de collecter uniquement les données nécessaires
- d’informer les personnes concernées
- de sécuriser les informations détenues
- de respecter les durées de conservation
- de permettre l’exercice des droits des personnes
Une bonne gestion des données personnelles contribue à renforcer la confiance des clients et partenaires.
Contrats et relations avec les tiers
Les relations avec les clients, fournisseurs ou partenaires doivent être sécurisées juridiquement.
Les documents utiles
Selon votre activité, il peut être pertinent de mettre en place :
- des conditions générales de vente
- des contrats de prestations
- des contrats de sous-traitance
- des conventions entre associés
- des accords de confidentialité
Des documents bien rédigés permettent notamment d’éviter d’éventuels litiges.
Checklist des obligations d’une société
Avant de considérer votre société comme parfaitement conforme, vérifiez les points suivants :
Création et vie juridique
- Société immatriculée
- Statuts à jour
- Bénéficiaires effectifs déclarés
- Décisions des associés formalisées
- Procès-verbaux conservés
Comptabilité et fiscalité
- Comptabilité tenue régulièrement
- Pièces justificatives archivées
- Comptes annuels établis
- Déclarations fiscales réalisées
- Échéances fiscales respectées
Activité commerciale
- Factures conformes à la réglementation
- Conditions générales adaptées à l’activité
- Contrats formalisés
Salariés
- DPAE effectuées
- Bulletins de paie établis
- Obligations de sécurité respectées
- Registre du personnel à jour
Conformité et protection
- Assurances obligatoires souscrites
- Obligations RGPD respectées
- Registres obligatoires tenus à jour
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