Vous êtes dirigeant d’entreprise ou souhaitez le devenir ? Dès la création de votre structure, vous êtes tenu de respecter certaines obligations légales, parmi lesquelles la tenue de registres. Ces documents, qu’ils soient comptables, juridiques, sociaux ou liés à la protection des données, sont essentiels pour démontrer la conformité de votre activité.
Voici un tour d’horizon des principaux registres obligatoires à connaître, leur utilité, et les risques en cas de non-respect.
En résumé
- Une obligation légale : dès sa création, une entreprise doit tenir plusieurs registres obligatoires pour rester en conformité.
- Des registres par domaine : il existe plusieurs registres, pouvant être classés par domaine : registres du personnel, registres juridiques, comptables, et de protection des données.
- Des sanctions en cas de manquement : Omettre ou mal tenir ces registres peut entraîner des amendes importantes.
- Des bonnes pratiques à adopter : Identifier les registres concernés, les mettre à jour régulièrement et les conserver selon les délais légaux.
Pourquoi les registres sont-ils obligatoires ?
Les registres obligatoires permettent de garantir :
- Le respect des règles comptables et fiscales,
- La transparence des décisions juridiques prises par l’entreprise,
- La protection des salariés (hygiène, sécurité, représentation),
- La conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
En cas de manquement, vous vous exposez à des sanctions administratives, financières, voire pénales. De plus, la tenue rigoureuse de ces registres facilite les contrôles (Inspection du travail, URSSAF, DGFIP…), et renforce la crédibilité de votre entreprise.
La tenue de certains registres peut se faire sur papier ou sous format numérique, à condition de garantir l’intégrité, la lisibilité et la sécurité des données.
1. Principaux registres du personnel
| Registre | Obligatoire dès… | Objectif principal | Sanctions |
|---|---|---|---|
| Registre unique du personnel | 1 salarié | Identification de chaque salarié (nom, date d’entrée/sortie, type de contrat…) | Jusqu’à 750 € par salarié |
| DUERP (Document unique d’évaluation des risques) | 1 salarié | Prévention des risques professionnels | Jusqu’à 1 500 € (3 000 € en cas de récidive) |
| Registre des accidents du travail | Accident de travail qui n’a pas entraîné d’arrêt de travail ou de soins médicaux | Répertorier les accidents de travail | Jusqu’à 750 € (1 500 € en cas de récidive) |
| Registre CSE | De 11 à 50 salariés, si un CSE est mis en place | Suivi des réunions et réclamations | Jusqu’à 7 500 € si registre manquant |
Bon à savoir : Le DUERP doit être mis à jour chaque année pour les entreprises de 11 salariés et plus et dès que la situation le justifie pour toutes les entreprises
2. Registres juridiques
| Registre | Obligatoire pour… | Objectif principal | Sanctions |
|---|---|---|---|
| Registre des décisions / assemblées | Toutes les sociétés | Suivi des décisions prises par les associés ou actionnaires | Faute de gestion, délit pénal de faux ou usage de faux |
| Registre des mouvements de titres | SA et SAS | Traçabilité des transferts de titres (actions, parts) | Risque de nullité des cessions ou litiges en cas d’absence ou irrégularité |
Les registres des décisions et le registre des mouvements de titres doivent être côtés et paraphés par le greffe du tribunal de commerce ou le greffe du tribunal judiciaire ou en mairie, avant toute utilisation. On peut également tenir ces registres de manière électronique, à condition de les identifier, numéroter et dater au moment de leur établissement au moyen de procédés garantissant leur authenticité.
Il faut déclarer les bénéficiaires effectifs sur le guichet unique de l’INPI.
3. Registres comptables
Il faut tenir les livres comptables sans altération, ni rature, ni blanc afin de garantir leur caractère définitif. L’utilisation du logiciel de comptabilité macompta.fr permet de remplir ces obligations.
| Registre | Obligatoire pour… | Objectif principal | Sanctions |
|---|---|---|---|
| Livre-journal | Les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d’imposition, – Sociétés commerciales, – Professionnels libéraux soumis au régime de la déclaration contrôlée | Enregistrement chronologique des écritures comptables | Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de livre journal mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement |
| Grand livre | Les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d’imposition, – Sociétés commerciales | Classement des écritures du livre-journal par compte comptable | Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de grand livre mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement |
| Livre d’inventaire | Les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d’imposition, – Facultatif mais fortement recommandé pour les sociétés commerciales | Détail de l’actif et du passif | Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de livre d’inventaire mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement |
| Livre des recettes | Les entreprises soumises au régime fiscal de la micro-entreprise – Professionnels libéraux relevant du régime déclaratif spécial (micro-BNC) | Suivi chronologique des encaissements | Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de livre des recettes mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement |
| Registre des achats | Obligatoire pour les entreprises soumises au régime fiscal micro-BIC, et exerçant une activité consistant à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou à fournir le logement | Suivi annuel des achats | Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de registre des achats mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement |
| Registre des immobilisations et amortissements | Professions libérales soumises à la déclaration contrôlée | Suivi des biens amortissables | Pas de sanction si l’entreprise ne tient pas de registre des immobilisations et des amortissements mais le faux et l’usage de faux sont sanctionnés pénalement |
4. Registre de traitement des données personnelles (RGPD)
Le registre RGPD est obligatoire dès que vous traitez des données personnelles de clients, salariés, fournisseurs, etc., même si vous êtes une petite entreprise.
| Registre | Obligatoire pour… | Objectif principal | Sanctions |
|---|---|---|---|
| Registre des traitements de données personnelles | Toutes les entreprises traitant des données personnelles | Lister les traitements, finalités, durées, destinataires… | Les sanctions diffèrent en fonction du cas mais le montant des sanctions pécuniaires peut s’élever jusqu’à 4 % du CA mondial |
5. Registres spécifiques selon les cas
Certains registres deviennent obligatoires selon votre activité ou votre organisation :
- Registre spécial du repos hebdomadaire,
- Registre des vérifications électriques,
- Registre des dangers graves et imminents,
- Registre du travail en équipe, etc.
Bonnes pratiques :
- Identifiez les registres applicables à votre entreprise (statut, effectif, activité)
- Mettez-les à jour régulièrement : à chaque embauche, assemblée, cession de titres…
- Conservez-les selon les durées légales
- Privilégiez des outils numériques conformes pour gagner en sécurité et en efficacité
Avec macompta.fr
Les registres obligatoires sont des outils de conformité, mais aussi de bonne gestion. Leur tenue rigoureuse vous protège en cas de contrôle, facilite les relations avec vos partenaires, et renforce la fiabilité de votre entreprise.
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