Recruter un salarié nécessite une préparation en amont. Entre les obligations légales, les choix organisationnels et la mise en place d’un parcours d’intégration, il n’est pas toujours simple de s’y retrouver. Voici un guide clair pour vous accompagner pas à pas dans l’ensemble des formalités liées à l’embauche.
En résumé
- Vérifier que l’embauche est nécessaire et définir précisément le poste
- Mener le recrutement : rédiger l’offre, diffuser l’annonce, sélectionner les candidats et conduire les entretiens
- Identifier votre convention collective et préparer les documents obligatoires
- Réaliser la DPAE avant l’arrivée du salarié
- Organiser l’onboarding : accueil, matériel, accès, présentation
- Programmer la visite d’information et de prévention (VIP)
- Gérer chaque mois le bulletin de paie et la DSN
- Consulter les aides disponibles à l’embauche
Avant d’embaucher : les questions à se poser
Avant de formaliser un recrutement, il est essentiel d’analyser précisément votre besoin.
La première interrogation à avoir est simple : avez‑vous vraiment besoin d’un salarié ?
Selon votre activité et votre charge de travail, d’autres solutions peuvent parfois s’avérer suffisantes : faire appel à un freelance, sous‑traiter une partie de la production ou confier une mission ponctuelle peut constituer une alternative plus souple et moins engageante.
Si l’embauche s’impose, vient alors la question des moyens financiers. Le coût d’un salarié dépasse largement son salaire net : charges sociales, matériel, logiciels, assurance, temps de formation… Tous ces éléments doivent être intégrés dans un budget prévisionnel. C’est également le moment d’évaluer le chiffre d’affaires nécessaire pour sécuriser le poste sur toute l’année.
Une fois cet aspect clarifié, vous pouvez définir le contenu du poste : missions, degré d’autonomie, compétences attendues, niveau d’expérience souhaité. Une définition précise facilitera le recrutement et la prise de poste.
Enfin, interrogez‑vous sur votre capacité à assumer le rôle d’employeur. Encadrer, organiser, déléguer et communiquer sont des compétences indispensables. Le management demande du temps, de la disponibilité et une vraie capacité d’accompagnement.
Mener le recrutement étape par étape
Une fois le besoin défini et validé, vient la phase de recrutement à proprement parler. Elle permet d’attirer des candidats pertinents, d’évaluer leurs compétences et de choisir la personne la plus adaptée au poste… et à votre entreprise.
Rédiger une offre d’emploi claire et attractive
Votre offre doit présenter :
- le titre du poste et ses missions principales
- les compétences attendues
- le type de contrat, la durée du travail et le lieu
- la rémunération (ou une fourchette)
- votre entreprise et votre culture
Rédiger une offre précise permet d’éviter les candidatures hors sujet et d’attirer les bons profils.
Diffuser l’annonce sur les bons canaux
Selon le métier, la stratégie de diffusion peut varier :
- jobboards généralistes (France Travail, APEC, Indeed, HelloWork, LinkedIn…)
- jobboards spécialisés (BATIACTU pour le BTP, Emploi Médecin pour le médical…)
- réseaux professionnels
- site web et réseaux sociaux de l’entreprise
N’oubliez pas également d’interroger vos équipes : le recrutement par cooptation peut être un excellent levier pour identifier rapidement des profils qualifiés. La mise en place d’une prime de cooptation (ou prime de recommandation) peut d’ailleurs encourager la participation de vos collaborateurs.
Pré‑sélectionner les candidatures
Analysez les CV et éventuelles lettres de motivation afin d’identifier les candidats répondant aux critères essentiels :
- compétences techniques
- expériences pertinentes
- adéquation avec votre organisation
- disponibilité et attentes salariales
Cette étape peut inclure un rapide échange téléphonique pour valider quelques points clés.
Conduire les entretiens de recrutement
L’objectif est de vérifier l’adéquation entre le profil du candidat, les exigences du poste et la culture de votre entreprise.
Les entretiens peuvent prendre plusieurs formes :
- entretien téléphonique ou visio,
- entretien physique,
- mises en situation, tests techniques ou études de cas, selon le poste.
Pensez à adopter une grille d’entretien pour comparer les candidats de manière objective.
Sélectionner le candidat et formaliser la proposition
Une fois votre choix arrêté :
- informez les candidats non retenus
- proposez au candidat sélectionné une promesse d’embauche
- discutez des derniers points : prise de poste, matériel…
Cette étape marque la transition vers les formalités administratives et l’onboarding.
Les obligations légales et administratives avant l’embauche
Lorsque votre décision est prise, il est temps de passer aux démarches administratives.
La première consiste à identifier la convention collective applicable à votre entreprise. Elle détermine notamment la classification du poste, la rémunération minimale, la durée de la période d’essai ou encore les obligations de prévoyance.
Vous devrez également déterminer l’organisme de retraite complémentaire auquel votre entreprise sera affiliée, et choisir les éventuels contrats de prévoyance. Pour les salariés cadres, la prévoyance est obligatoire ; certaines conventions l’imposent aussi pour l’ensemble des salariés. Dans tous les cas, la mutuelle est obligatoire.
Pensez ensuite à créer vos comptes employeur sur les plateformes essentielles : Net‑entreprises et Urssaf. Elles centraliseront vos principales déclarations sociales, dont la future DSN.
Avant l’arrivée du salarié, il est nécessaire de collecter certains documents (pièce d’identité, RIB, numéro de sécurité sociale, justificatifs de dispense de mutuelle…) et de préparer la promesse d’embauche ou le contrat de travail.
Même lorsque ce n’est pas obligatoire, il est fortement conseillé de formaliser la relation de travail par écrit et de remettre le contrat dès le premier jour, voire en amont.
Bon à savoir : le logiciel Paie macompta.fr propose des modèles de contrats de travail personnalisables.
Enfin, il faudra effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) dans les huit jours précédant l’arrivée du salarié. Elle informe différents organismes sociaux (sécurité sociale, assurance chômage, service de santé au travail…) du recrutement. Oublier cette étape expose l’employeur à des sanctions civiles, administratives et pénales.
Le jour J : les démarches à réaliser à l’arrivée du salarié
L’intégration constitue une étape à part entière du recrutement. Préparer un livret d’accueil, les accès informatiques, le matériel, ou encore un planning de prise de poste contribue à mettre le salarié en confiance. Informer l’équipe de son arrivée et organiser une présentation de l’entreprise participe à créer un climat positif et à faciliter son intégration. C’est aussi un bon moyen de transmettre vos valeurs d’entreprise et d’installer une relation solide dès le début.
Dans les trois mois suivant la prise de poste, vous devrez programmer la visite d’information et de prévention (VIP) auprès du service de santé au travail.
Il faudra également affilier le salarié à la mutuelle santé obligatoire (sauf cas de dispense) et à votre contrat de prévoyance, s’il y est éligible.
N’oubliez pas de mettre à jour votre registre unique du personnel, dans lequel doit figurer chaque salarié ayant travaillé dans l’entreprise. Certains affichages obligatoires doivent également être disponibles au sein de vos locaux.
Retrouvez ici notre checklist complète des registres obligatoires en entreprise.
Les obligations à respecter pendant l’emploi
Une fois le salarié intégré, plusieurs obligations se répètent chaque mois :
- Vous devrez éditer un bulletin de salaire conforme
- Et transmettre la Déclaration Sociale Nominative (DSN), qui centralise la quasi‑totalité des déclarations sociales
En cas d’arrêt maladie, une déclaration doit être transmise sans délai via la DSN évènementielle.
Consulter notre check-list de vos obligations en cas d’arrêt de travail.
Vous devrez également tenir à jour votre Document Unique d’Évaluation des Risques (DUERP). Ce document recense les risques professionnels auxquels sont exposés vos salariés (même en télétravail) et présente les mesures de prévention mises en place. Il est obligatoire dès l’embauche du premier salarié.
Les aides à l’embauche
Embaucher peut ouvrir droit à plusieurs dispositifs d’aide.
La plus courante est la réduction générale dégressive unique, automatiquement appliquée pour une grande majorité des salariés.
D’autres dispositifs peuvent s’appliquer selon votre situation : aides à l’embauche de jeunes, aides territoriales, aides pour l’embauche de travailleurs handicapés, ou encore aides spécifiques pour un premier salarié.
Pour savoir rapidement à quelles aides vous êtes éligible, l’outil « Mes aides à l’embauche » proposé par France Travail constitue un très bon point de départ. Les sites de Bpifrance, des CCI ou de l’URSSAF offrent également des ressources complémentaires.
Regardez notre webinaire dédié
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