Dans une entreprise, les notes de frais sont incontournables dès lors que les salariés ou les dirigeants effectuent des déplacements professionnels. Mais, saviez-vous que leur coût ne se limite pas au remboursement des dépenses avancées par vos équipes ? Elles impliquent l’intervention de plusieurs acteurs, avec des temps de traitement parfois importants.
Dans cet article, on vous aide à évaluer le coût caché de vos notes de frais et on vous propose des pistes pour le réduire.
À retenir
- Le coût des notes de frais ne se limite pas au remboursement des dépenses engagées par vos collaborateurs.
- Vous devez aussi prendre en considération le coût de leur traitement, qui implique l’intervention de plusieurs services de l’entreprise.
- Par ailleurs, la gestion de la TVA sur les frais de déplacement requiert une vigilance particulière. À défaut, vous vous exposez à des risques fiscaux.
- Pour réduire le montant des frais à rembourser, vous pouvez construire une politique de notes de frais.
- Rédiger une procédure détaillée permet par ailleurs d’aiguiller vos collaborateurs et de limiter les erreurs et les échanges superflus.
- Utiliser l’application Notes de frais de macompta.fr offre aussi des gains de temps : scan des justificatifs, détection des montants, saisie comptable automatisée, etc.
Quels sont les coûts visibles et invisibles des notes de frais ?
Bien comprendre les différents coûts générés par vos notes de frais est essentiel pour tenter de mieux les maîtriser.
Le coût visible des notes de frais
Comme son nom l’indique, il est assez simple à évaluer. Il correspond aux dépenses engagées par vos salariés, dont ils sollicitent le remboursement. Elles peuvent être de natures diverses.
- Billets de train, d’avion, de métro, etc.
- Indemnités kilométriques ou frais de carburant.
- Trajets en taxi ou en VTC.
- Nuitées d’hôtel.
- Repas pris au restaurant.
- Achat de fournitures administratives.
Ces frais correspondent essentiellement aux dépenses avancées par vos collaborateurs dans le cadre de leurs déplacements professionnels.
Les coûts invisibles des notes de frais
Étudions maintenant le coût du traitement des notes de frais, qui est souvent bien plus élevé qu’on le pense. En effet, un seul de ces documents implique l’intervention de plusieurs acteurs.
- Le salarié qui prépare sa note de frais et réunit l’ensemble des justificatifs.
- Le manager / responsable, qui contrôle les dépenses effectuées.
- Le service comptabilité / trésorerie, qui enregistre les charges correspondantes et déclenche le remboursement.
Chaque minute consacrée à une note de frais augmente son coût pour l’entreprise. Mises bout à bout, elles génèrent souvent des coûts de traitement de plusieurs dizaines d’euros par demande de remboursement.
Et si la première version nécessite des corrections, ce coût peut vite s’envoler…
Attention : L’ensemble des frais de déplacement n’ouvre pas droit à la déduction de la TVA. Vous devez étudier chaque dépense pour optimiser votre taxe récupérable sans risquer un redressement fiscal.
Exemple pratique du coût des notes de frais
Jean-Pierre gère une entreprise spécialisée dans la rénovation de clochers d’églises, qui emploie 18 artisans. Son expertise est reconnue dans une large moitié nord de la France, ce qui implique des déplacements très fréquents. Ainsi, tous les artisans établissent une note de frais à la fin de chaque mois. Au-delà des dépenses à rembourser, il souhaite calculer le coût invisible qu’elles génèrent.
Voici les données moyennes mesurées pour le traitement interne d’une note de frais, avec l’évaluation du coût correspondant.
| Intervenant | Temps consacré à une note de frais |
|---|---|
| Salarié | 10 minutes |
| Gérant | 4 minutes |
| Comptabilité | 8 minutes |
| Trésorerie | 2 minutes |
| Total | 24 minutes |
Avec un taux horaire moyen de 42 €, chaque note de frais génère donc un coût de traitement unitaire de 17 €. Si chaque artisan déclare ses frais professionnels tous les mois, l’entreprise doit gérer 216 notes de frais au cours de l’année (18 salariés x 12 mois). On peut alors évaluer le coût annuel qu’elles induisent.
Frais de traitement annuels = 216 x 17 = 3 672 €
Comment réduire le coût de ses notes de frais ?
Plusieurs moyens peuvent vous permettre de réduire le coût généré par les notes de frais de votre entreprise.
Mettre en place une politique de dépenses
Vous pouvez tout d’abord agir sur le montant des frais à rembourser, en établissant une politique de dépenses.
En pratique, vous fixez des plafonds à vos collaborateurs (ex. : 20 € par repas, 100 € par nuit d’hôtel, etc.). Vous pouvez aussi limiter les séjours à l’hôtel aux déplacements les plus lointains (ex. : trajet supérieur à 80 kilomètres, ou à une heure).
Rédiger et partager une procédure détaillée
Une note de frais incorrecte ou incomplète implique des échanges supplémentaires : demande de modification, justificatifs manquants, etc. Pour diminuer vos temps de traitement, vous devez donc vous assurer que la première version obtenue est exacte.
Établir une procédure de préparation des notes de frais peut permettre d’aiguiller vos salariés et de réduire les erreurs. Vous devez y inclure un maximum de détails et éviter les consignes sujettes à interprétation. N’hésitez pas à ajuster vos directives après avoir reçu de premiers retours de vos collaborateurs et des équipes administratives.
Utiliser un logiciel de notes de frais
De nombreuses entreprises continuent à établir leurs notes de frais au format papier ou sur Excel. Ces fonctionnements sont loin d’être optimaux, pour plusieurs raisons.
- Ils supposent des échanges par mail ou des remises en main propre, qui allongent les délais de traitement.
- Un risque de perte des notes de frais existe.
- La saisie comptable ne peut pas être automatisée.
- Aucune détection informatique des anomalies n’est mise en place.
- Vos collaborateurs sont moins guidés, ce qui accroît le risque d’erreurs.
- L’archivage requiert une action supplémentaire.
Pour contourner ces problématiques, vous pouvez utiliser un logiciel de notes de frais. Souvent accessible pour quelques euros par mois, il vous permet de réduire considérablement vos temps de traitement… et donc vos coûts !
Vos salariés sont guidés dans la saisie de leurs frais et certaines tâches peuvent être automatisées (création des écritures comptables, paiement, etc.). Enfin, chaque intervenant peut consulter le statut de la demande de remboursement à tout moment, sur une interface unique. Vous réduisez ainsi les échanges superflus.
Bon à savoir : La facturation électronique doit aussi permettre de simplifier la gestion des notes de frais, dès lors que la facture du prestataire est établie au nom de l’entreprise. Elle est alors traitée comme un achat classique, géré depuis votre plateforme agréée de facturation.
Choisir l’application Notes de frais pour optimiser vos coûts
L’application Notes de frais de macompta.fr est gratuite et peut constituer un outil précieux au quotidien. Elle permet à vos salariés de gérer leurs frais depuis leur smartphone.
- Scan ou import en PDF des justificatifs.
- Capture des informations clés (montants HT et TTC, TVA, date, catégorie de dépense, etc.), pour une création automatisée des notes de frais.
- Calcul automatique des indemnités kilométriques sur la base des trajets déclarés.
- Stockage sécurisé en ligne.
L’application offre aussi plusieurs avantages pour les managers et les équipes comptables.
- Contrôle et validation des dépenses en ligne.
- Catégorisation des frais.
- Tableau de bord de suivi des dépenses.
- Enregistrement instantané grâce à la connexion avec le logiciel Comptabilité.
Bon à savoir : La gratuité est accordée d’office pour un utilisateur. Avec le module Comptabilité, votre abonnement inclut un accès à l’application Notes de frais pour 3 utilisateurs. Dans tous les cas, vous pouvez demander un essai gratuit de nos logiciels pendant 30 jours.
