La loi impose aux entreprises une durée minimale de conservation de leurs pièces comptables. En cas de contrôle, l’impossibilité de présenter ces justificatifs peut entraîner des sanctions. Voici l’essentiel à retenir, ainsi que les bonnes pratiques à adopter en matière d’archivage comptable.
Quels documents comptables une entreprise doit‑elle conserver ?
Les entreprises ont l’obligation de conserver un certain nombre de documents comptables pendant une période déterminée. Cela concerne notamment :
- les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes)
- les livres et registres comptables, comme le journal comptable et le grand livre
L’entreprise doit également conserver l’ensemble des pièces justificatives ayant servi à enregistrer les opérations comptables : factures d’achat et de vente, tickets de caisse, bons de commande, bons de livraison, etc.
Bon à savoir : pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.
Les mêmes règles s’appliquent aux micro‑entrepreneurs, qui doivent a minima conserver leur livre de recettes et leurs factures.
Quelle est la durée de conservation légale ?
Pour l’ensemble de ces documents comptables, la loi prévoit une durée de conservation minimale de 10 ans, à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné.
Exemple : une entreprise clôturant ses comptes au 31 décembre doit, en 2025, conserver les documents comptables des exercices 2015 à 2024 inclus. Elle peut en revanche détruire les pièces relatives à l’exercice 2014.
Les documents doivent être conservés dans des conditions garantissant leur intégrité et leur lisibilité. Ils peuvent être archivés sur support papier ou électronique, à condition d’être correctement classés et facilement accessibles en cas de contrôle.
Les autres documents à conserver par l’entreprise
Les obligations de conservation ne se limitent pas aux documents comptables.
Documents fiscaux
Les documents fiscaux doivent être présentés en cas de contrôle de l’administration. Il s’agit notamment des déclarations d’impôt (IR ou IS), des déclarations de TVA, des avis d’imposition, etc.
Durée de conservation :
- 6 ans en principe
- jusqu’à 10 ans en cas de fraude
| Type de document | Durée minimale |
|---|---|
| Actes d’achat ou de vente d’un bien immobilier | 30 ans |
| Contrats > 120 € conclus par voie électronique | 10 ans |
| Autres contrats commerciaux | 5 ans |
| Documents de transport de marchandises | 5 ans |
| Relevés bancaires, talons et remises de chèques | 5 ans |
| Statuts de la société (à compter de la radiation du RCS) | 5 ans |
| Documents liés aux assemblées générales | 3 ans |
| Bulletins de paie et documents relatifs aux salaires | 5 ans |
| Déclarations sociales nominatives (DSN) | 3 ans |
| Décomptes du temps de travail | 1 an |
Quelles sanctions en cas de non‑respect ?
L’absence de présentation de pièces comptables non prescrites peut entraîner des sanctions sévères :
- la destruction volontaire de documents comptables constitue un délit pénal, passible d’une amende de 45 000 € et de 3 ans d’emprisonnement pour le dirigeant
- en matière fiscale, le défaut de transmission des documents demandés par l’administration peut entraîner une amende de 10 000 €
Réforme de la facturation électronique : ce qui change
La réforme de la facturation électronique va progressivement s’appliquer à toutes les entreprises. Les factures devront être émises, transmises, reçues et archivées sous format électronique structuré. À terme, les factures papier ou simples PDF ne seront plus admises.
En cas de contrôle fiscal, l’entreprise devra être en mesure de restituer ces factures électroniques conformément aux nouvelles règles.
En revanche, la durée de conservation reste inchangée : 10 ans, quel que soit le format.
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