Lorsque vous réalisez des opérations commerciales ou encaissez des cotisations, votre association peut être amenée à éditer des factures. Mais, la facturation est-elle obligatoire pour les associations ? Quels sont les avantages pour elles à émettre des factures ? Comment simplifier le suivi des encaissements grâce à la comptabilité analytique ? Nous répondons à toutes ces questions dans cet article.
Facturation : est-elle obligatoire pour les associations ?
Lorsqu’une association est déclarée et qu’elle a une activité commerciale (dans le respect des seuils fixés), elle peut se trouver dans l’obligation d’émettre des factures. La facturation est obligatoire dans les cas suivants :
- L’acheteur demande une facture : l’association, pour respecter son souhait qui est également son droit, est dans l’obligation de lui délivrer une facture sur les achats qu’il a effectués ;
- Pour le versement d’un acompte : une facture est nécessaire pour prouver le versement d’acompte et pour récupérer la marchandise après paiement total de cette dernière par l’acheteur ;
- L’acheteur est soit une personne morale, soit une personne physique qui est soumise au régime de la TVA.
Dans les autres cas, la facturation n’est pas nécessaire.
⚠️ Attention ! L’association ne peut pas émettre de facture pour des dons.
>> En savoir plus sur la gestion des dons
Quelles sont les mentions obligatoires ?
Pour émettre une facture, votre association doit respecter des mentions obligatoires pour que la facture soit considérée comme conforme. Vous devez éditer deux exemplaires de la facture : un exemplaire que l’association gardera pour sa comptabilité et un autre exemplaire à remettre à l’acheteur en guise de preuve d’achat. En cas de facture non conforme, vous vous exposez à un risque d’amendes.
Quel intérêt pour l’association ?
Même si la facturation n’est pas obligatoire pour les associations, elle présente plusieurs avantages.
- Transparence et professionnalisme : elle permet d’établir une relation professionnelle avec vos partenaires (prestataires, donateurs, clients) ;
- Traçabilité des flux : elle facilite la gestion comptable et le suivi des recettes et des dépenses, indispensables pour le bilan annuel de l’association ;
- Suivi des encaissements : vous pouvez mieux suivre les encaissements et relancer les adhérents ou clients en retard de paiement. Cela contribue à une gestion plus rigoureuse de la trésorerie.
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Comptabilité analytique : quels avantages en facturation ?
La comptabilité analytique peut être un outil très utile pour les associations, notamment lorsqu’elles gèrent plusieurs activités ou projets en parallèle. Contrairement à la comptabilité « générale », qui enregistre les flux financiers de manière globale, la comptabilité analytique vous permet de ventiler les recettes et dépenses par activité ou projet.
Par exemple, si votre association organise un festival ABC ou une vente pour le projet XYZ, vous pouvez suivre séparément les coûts et recettes de chaque activité.
Vous pouvez ainsi plus facilement identifier les projets rentables ou, au contraire, ceux qui nécessitent des ajustements. Cela vous permet d’allouer les ressources (humaines, financières) de manière plus stratégique.
La comptabilité analytique peut également vous permettre de justifier les subventions reçues. Lorsqu’une association reçoit des subventions, elle doit souvent fournir des comptes détaillés sur l’utilisation des fonds. La comptabilité analytique permet de fournir ces informations de manière précise, notamment en distinguant les charges et produits par projet subventionné.
>> Lire l’article : Comptabilité analytique pour association
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