Contrairement à la comptabilité générale qui permet de connaître le patrimoine ou le résultat “légal” d’une association, la comptabilité analytique n’a rien d’obligatoire. Cependant, nous allons voir ici qu’en pratique, elle peut se révéler tout aussi importante. Nous verrons également les contraintes qu’elle pose.
La comptabilité analytique c’est quoi ?
La comptabilité analytique permet de déterminer les charges et les produits, le résultat d’une activité, d’un service ou d’un projet en particulier. Cette analyse peut être à usage interne (la direction de l’association, l’assemblée générale), ou externe (un financeur).
Prenons l’exemple d’une Maison des Jeunes et de la Culture (MJC) qui organise des cours de danse, théâtre, photo… La comptabilité générale indique en fin d’année le résultat global de la structure. Mais avec une vingtaine ou une trentaine d’activités, sans comptabilité analytique, impossible de connaitre de façon fiable le résultat de chaque activité. Il est donc compliqué de connaître le résultat des activités, de faire des budgets et de prendre des décisions. Aussi, si des projets sont financés par des subventions, tenir une comptabilité fiable et vérifiable des dépenses réalisées, à l’intention du financeur, sera un véritable casse tête.
La comptabilité analytique répond à ce besoin. Elle permet également de responsabiliser et de motiver les équipes.
Comment la mettre en place :
La première question à se poser et qui structure tout le reste, c’est “que cherche-t-on à savoir ?”. Toute information à un coût. La comptabilité analytique prend du temps. Donc si on décide de tenir une comptabilité analytique, il faut qu’elle permette de répondre à des questions précises : le résultat de cette activité est-il équilibré ? Les dépenses sont-elles conformes au budget ? Ce responsable atteint-il ses objectifs ?
En fonction de l’objectif poursuivi, on retiendra des centres d’analyse ou sections analytiques. Ce sont des divisions d’ordre comptable qui permettent de regrouper des coûts et / ou des produits et ainsi de déterminer un résultat par section.
Par exemple, dans un club de football, on pourrait ouvrir une section analytique par activité ou projet. On aurait ainsi une section pour l’activité juniors, une autre pour les seniors, une pour les vétérans. On pourrait avoir une section pour la boutique, la buvette, etc… selon la taille du club.
Comment tenir une comptabilité analytique :
Une fois les sections analytiques arrêtées, il faut organiser le traitement comptable au quotidien.
La saisie en comptabilité analytique se fait en même temps que la saisie en comptabilité générale. Chaque charge ou produit enregistré en comptabilité générale, sera à imputer en même temps dans une ou plusieurs sections analytiques.
L’attribution d’une dépense à telle ou telle section exige une bonne connaissance du fonctionnement de l’association. En effet, si, en comptabilité générale on classe les charges et les produits en fonction de leur nature, en comptabilité analytique il s’agit d’attribuer la dépense à une activité, un projet, un service en particulier. C’est pourquoi il est difficilement possible d’externaliser la comptabilité analytique.
Par exemple dans un club sportif, en comptabilité générale, les achats de maillots seront à imputer dans un compte d’achat, n° 60…. En comptabilité analytique, la répartition de cet achat se fera entre les sections utilisatrices.
Certaines charges ne peuvent pas être attribuées directement à une section analytique. On parle de charges indirectes. Ces charges doivent être imputées dans des sections dites auxiliaires dans un premier temps. Dans un second temps, ces sections auxiliaires seront à répartir dans les sections principales en fonction de clés de répartitions.
Si l’on reprend l’exemple du club de football :
Les achats de maillots et ballons, les frais d’arbitrages, les frais de déplacements, le salaire des entraineurs devraient pouvoir être imputés directement aux sections juniors, seniors, vétérans.
Mais le loyer du club, la publicité, les assurances, le salaire du comptable constituent des charges indirectes qui seront à enregistrer dans une section “générale”. Le total des frais de cette section sera ensuite à répartir entre les sections, en fonction du nombre de licenciés.
Comptabilité analytique pour association : Les points délicats
- Rester simple :
Encore une fois, la comptabilité analytique prend du temps et elle doit répondre à des questions. Imputer des charges et produits dans des sections allonge le temps d’analyse et de saisie comptable. Alors, évitez de multiplier les sections qui complexifient le traitement et ne présentent pas d’intérêt pour l’analyse.
- Être cohérent :
La comptabilité analytique doit être cohérente avec la comptabilité générale. Il faut s’en assurer régulièrement. Le total des résultats des sections analytiques doit être égal au résultat de l’association en comptabilité générale. Cela implique que l’imputation analytique concerne toutes les charges et les produits et non une partie.
- Etre prudent :
Les règles de répartition en comptabilité analytique doivent être claires, acceptées, et prises par l’autorité responsable. En effet, si la comptabilité analytique permet de déterminer des responsabilités, de prendre des décisions de poursuite ou non d’activités, de licenciements, les enjeux deviennent très sensibles. Imputer une dépense à telle ou telle section, dans un contexte d’économie budgétaire, peut déclencher une tempête.
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