La fin d’année approche à grand pas. Et si c’était le moment idéal pour faire le bilan annuel de votre association ? Découvrez 5 bonnes pratiques à mettre en place pour entamer une nouvelle année en toute tranquillité !
Préparer votre clôture comptable
L’un des principes fondamentaux de la comptabilité est l’autonomie des exercices comptables. L’exercice comptable désigne la période, généralement l’année, qui sépare chaque arrêté comptable, moment où on fait le point sur la situation financière et le résultat de la période écoulée.
Dans le secteur associatif on cale souvent l’exercice sur l’année civile. L’année civile présente l’avantage d’être également la période adoptée par les administrations et autres sources de subventions. Cela évite d’avoir à refaire les comptes pour ces financeurs. Cependant, on rencontre également souvent des exercices qui se terminent au moment des vacances d’été, fin des activités.
Chaque année, il est donc nécessaire de clôturer les comptes, c’est à dire arrêter le bilan et le compte de résultat.
Pour cela on devra :
- Terminer l’enregistrement des écritures comptables courantes : achats, ventes, trésorerie, paie.
- Enregistrer les écritures d’inventaire qui visent à évaluer correctement tous les actifs et dettes de l’association : évaluation des stocks, écritures d’amortissement des immobilisations, dépréciations, amortissements des subventions, évaluations des dettes, écritures de régularisation.
- Établir les états comptables : bilan, compte de résultat, annexe comptable le cas échéant.
- Contrôle par le commissaire aux comptes le cas échéant.
Il est fortement recommandé de préparer ces étapes à l’avance. En tenant votre comptabilité à jour tout au long de l’année, vous faciliterez la clôture des comptes.
Pour éviter les mauvaises surprises en comptabilité, nous vous conseillons de choisir un logiciel de comptabilité automatisé, qui importe vos écritures bancaires sans saisie manuelle nécessaire. La possibilité de générer des imputations automatiques avec les mots clés de votre choix, combiné à la connexion bancaire, est un gain de temps assuré !
Retrouvez notre check-list des contrôles comptables de fin d’année juste ici.
Faire le point sur la gestion de vos dons et l’envoi des reçus fiscaux
Si votre association est classée comme d’intérêt général ou d’utilité publique, vous avez la capacité d’émettre des reçus fiscaux. Ces reçus permettent à un donateur de déduire de 66 à 75 % du montant du don de ses impôts, selon votre statut.
Il n’y a pas de période spécifique pour l’émission des reçus fiscaux. Il est préférable de les envoyer dès que possible après réception d’un don. Beaucoup de dons sont faits en fin d’année en raison des fêtes et des avantages fiscaux associés.
Même si la déclaration d’impôts n’est due qu’en juin, ne retardez pas la génération et l’envoi des reçus fiscaux à vos donateurs. En commençant cette tâche à la fin de l’année, vous pouvez éviter d’être submergé et rattraper tout retard éventuel. Cela vous permet de vous concentrer sereinement sur les dons de la nouvelle année.
Si ce n’est pas le cas, c’est le moment d’adopter le logiciel de comptabilité de macompta.fr qui vous permet d’automatiser la saisie de versement ou l’abandon de frais, l’édition de vos reçus fiscaux, la génération d’écriture de dons et le classement du reçu avec son écriture.
Pour en savoir plus sur la gestion des dons, lisez notre article dédié.
Faire le bilan sur l’année écoulée
Avant de vous lancer dans une nouvelle année, il peut être utile de dresser un bilan et de réfléchir au fonctionnement de votre association, aux ajustements à apporter et aux outils utilisés.
Pour évaluer la pertinence des activités proposées vous pouvez vous interroger :
- Les activités correspondent-elles à la demande des adhérents ?
- Qu’apportent-elles à l’association ?
Pour vous aider à réaliser des études budgétaires, l’utilisation de la comptabilité analytique peut rapidement être nécessaire. Celle-ci permet de déterminer les charges et les produits, le résultat d’une activité, d’un service ou d’un projet en particulier.
La comptabilité générale quant à elle, indique en fin d’année le résultat global de l’association. Mais si vous avez mis en place un grand nombre d’activités, sans comptabilité analytique, impossible de connaître de façon fiable le résultat de chacune de vos activités. Il est donc nécessaire de faire des budgets et de prendre des décisions.
De plus, dans le cas des projets financés par des subventions, vous devrez tenir une comptabilité fiable et vérifiable des dépenses réalisées pour chaque projet. C’est également le rôle de la comptabilité analytique.
Le bilan de fin d’année vous permet d’avoir une vision claire sur ce qui a fonctionné ou pas. Attention, les bénéfices ne sont pas toujours financiers. Certaines activités peuvent être déficitaire mais vous faire gagner en notoriété. Cette visibilité peut générer des impacts positifs, par exemple sur le recrutement de vos nouveaux adhérents. Il faut donc réfléchir aux actions dans leur ensemble. L’idée du bilan est de vous permettre de faire du tri et d’attaquer la nouvelle année sur des bases saines !
Choisir le bon logiciel de paie
Votre association emploie des salariés ? Adopter la bonne solution pour votre gestion sociale est crucial ! C’est le moment d’y réfléchir car le mois de janvier est le mois idéal pour changer de logiciel de paie.
Pour en savoir plus sur le changement de logiciel de paie, consultez notre article dédié.
Envoyez vos vœux à vos membres et partenaires
Les vœux de fin d’année demeurent une tradition solidement établie et un moyen efficace de renforcer les liens avec toutes les personnes qui participent à votre activité.
En fonction de vos objectifs, vous pouvez adresser vos vœux à vos membres, bénévoles, bénéficiaires ou donateurs. Si vous avez un projet en cours et que vous voulez mettre en valeur un partenaire, n’hésitez pas à renforcer cette nouvelle relation en l’incluant dans la liste des destinataires.
Qu’ils soient transmis par papier ou par voie numérique, il est important de soigner le contenu du message et de le personnaliser en fonction des différents types de destinataires.
La fin d’année est aussi un bon moment pour organiser des moments fédérateurs ! À l’occasion de votre évènement (pot, soirée, réception…), vous pouvez mettre en avant les personnes que vous souhaitez remercier. Un bon moyen pour inciter les membres de votre association, donateurs, partenaires à échanger et créer des liens !
