Le registre unique du personnel (RUP) est un document qui garantit la transparence des emplois au sein de votre entreprise. Toutes les structures, quelle que soit leur taille, doivent le tenir.
Pour être conforme à la loi, il est important de connaître les informations qu’il doit contenir. Quels salariés doivent y figurer ? Quelles données faut-il y inscrire ? Doit-il être tenu sur papier ou en version numérique ?
Voici ce que vous devez savoir pour tenir votre registre unique du personnel dans les règles.
En résumé
- Une obligation légale : toutes les entreprises avec des salariés doivent tenir un registre unique du personnel.
- Qui inscrire : tous les salariés, y compris les intérimaires, les travailleurs étrangers et les stagiaires.
- Quelles informations noter : nom, prénom, date de naissance, emploi, qualification, type de contrat, dates d’entrée et de sortie, et pour certains salariés, le numéro d’autorisation de travail.
- Support du registre : papier ou numérique, l’essentiel est que les informations soient complètes et accessibles.
- Sanctions possibles : amende de 750 € par salarié pour un registre absent ou incomplet, et risque de délit d’entrave si non présenté aux contrôles.
Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel est un document que toute entreprise doit remplir dès l’embauche de son premier salarié. Il recense l’ensemble des employés de l’établissement, dans l’ordre de leur arrivée.
Ce registre permet de suivre la composition des équipes et d’assurer la transparence des emplois. Pour être conforme, il doit contenir certaines informations obligatoires et être conservé pendant cinq ans après le départ d’un salarié.
Quels employeurs sont concernés par ce registre ?
La tenue d’un RUP concerne tous les employeurs.
Seuls certains cas échappent à cette obligation, comme les associations utilisant le chèque emploi associatif ou les particuliers employeurs*.
Quels employés doivent figurer dans le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel doit inclure tous les salariés de l’entreprise, qu’ils soient en CDI, CDD ou intérim.
Les travailleurs étrangers y sont également recensés, au même titre que l’ensemble de l’équipe.
Les stagiaires doivent être mentionnés dans une partie dédiée du registre unique du personnel.
Est-il obligatoire de tenir un registre unique du personnel ?
Toutes les entreprises qui emploient des salariés doivent tenir un RUP. Cette obligation est prévue par la loi du 25 juillet 1985 et le décret du 13 mars 1986.
Ce document remplace plusieurs anciens registres qui existaient auparavant, comme celui des jeunes de moins de 18 ans ou le registre des entrées et sorties du personnel. Il permet aujourd’hui de rassembler les principales informations relatives aux salariés.
L’article L.1221-13 du Code du travail précise que chaque salarié doit y être inscrit et que le registre doit être tenu à jour afin de rester conforme à la réglementation.
Quelles informations doivent figurer dans le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel doit contenir, pour chaque salarié ou travailleur temporaire, les informations suivantes :
- Nom et prénom
- Sexe
- Nationalité
- Date de naissance
- Emploi et qualification
- Date d’entrée dans l’entreprise (et date de sortie le cas échéant)
- Type de contrat (ex. : CDI, Apprenti, CDD, Travailleur à temps partiel, Contrat d’insertion professionnelle, mis à disposition par un groupement d’employeurs)
Pour les travailleurs étrangers :
- Type et numéro d’ordre de l’autorisation de travail
Pour les travailleurs intérimaires :
- Mention « Travailleur temporaire »
- Nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire qui les met à disposition
Comment tenir le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel peut être tenu sur papier ou sous format électronique. La loi n’impose aucun modèle précis. L’essentiel est que toutes les informations obligatoires concernant les salariés y figurent et qu’il soit accessible en cas de contrôle.
Quelles sont les sanctions en cas de non‑tenue du registre unique du personnel ?
En cas de manquement à ses obligations, l’employeur s’expose à des sanctions. L’absence du registre unique ou des informations incomplètes ou incorrectes peut entraîner une amende de 750 € par salarié concerné.
De plus, si ce document n’est pas présenté aux agents de l’inspection du travail directement sur le site où les salariés exercent, cela peut être considéré comme un délit d’entrave, comme l’a rappelé la Cour de cassation le 31 janvier 2012.
Le registre unique du personnel est un document obligatoire pour toute entreprise, quel que soit son statut. Bien tenu, il vous protège en cas de contrôle et simplifie la gestion quotidienne de vos salariés. Veiller à ce que chaque information y soit correctement consignée et à maintenir le registre à jour est une pratique à adopter par tout dirigeant.
Questions fréquentes
Plusieurs personnes peuvent consulter le RUP. Les membres du CSE peuvent le consulter pour suivre la situation des salariés. Les inspecteurs du travail et les agents de l’URSSAF ont aussi le droit d’y accéder lors de contrôles.
Chaque salarié peut consulter les informations qui le concernent dans le registre, conformément au RGPD, pour s’assurer que ses données sont correctes.
Les déclarations de détachement, mentionnées aux articles R.1263‑3, R.1263‑4 et R.1263‑6 du Code du travail, doivent être jointes au registre unique du personnel. Ces documents doivent pouvoir être consultés par les représentants du personnel, comme les membres du CSE, ainsi que par les agents de contrôle (inspection du travail, URSSAF…).
Ils doivent être conservés à portée de main sur le lieu de travail, que ce soit dans l’établissement principal ou sur tout chantier ou site où travaillent les salariés détachés.
Le RUP doit être tenu par l’employeur ou par la personne qu’il a désignée pour cette tâche. Dans une petite structure, il s’agit souvent du dirigeant lui‑même. Dans des entreprises plus importantes, un responsable RH ou un membre de l’équipe administrative peut assurer cette mission.
L’important est que toutes les informations soient correctement consignées et régulièrement mises à jour pour rester conformes à la législation.
Dans une entreprise, plusieurs registres doivent être tenus pour rester en règle :
Registre unique du personnel : obligatoire dès 1 salarié.
DUERP : obligatoire pour toutes les entreprises, dès 1 salarié.
Registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement : obligatoire selon secteur d’activité réglementé (ex. industries à risque) peu importe l’effectif.
Registre des questions du CSE : obligatoire si l’entreprise a un CSE, donc à partir de 11 salariés.
Registre des dangers graves et imminents : obligatoire pour toutes les entreprises peu importe l’effectif.
Registres de sécurité : obligatoires selon la réglementation spécifique de l’activité (incendie, chimie, etc.) peu importe l’effectif.
Registre des travailleurs à domicile : obligatoire uniquement si l’entreprise emploie des travailleurs à domicile (à partir de 1 salarié).
Plusieurs registres comptables et juridiques sont également obligatoires. Consultez notre check-list des registres obligatoires en entreprise pour être à jour.
