Une nouvelle année débute, c’est l’occasion de faire un rappel des bonnes pratiques pour tenir une comptabilité im-pe-cca-ble !
Les 5 indispensables :
1. Respecter les délais
La première règle à respecter en matière de comptabilité, c’est de la tenir à jour en permanence. Le retard dans la comptabilité est à l’origine de nombreuses difficultés voire la cause de dépôts de bilans.
Votre comptabilité doit enregistrer quotidiennement les mouvements financiers de votre entreprise.
Cela passe par la saisie régulière de la banque, de la caisse, des factures fournisseurs, des factures clients, et des notes de frais. Cette tenue régulière vous permettra ensuite de faire vos déclarations fiscales, telles que la TVA ou la déclaration de résultat dans les délais.
Pour rappel, en régime simplifié, la déclaration de TVA doit être déposée en juillet, décembre (acomptes) et mai (solde). En régime normal, c’est entre le 15 et le 24 du mois. Des pénalités de retard sont appliquées en cas de non-respect de ces dates de dépôt.
2. Faire vos rapprochements bancaires
Le rapprochement bancaire consiste à rapprocher à une même date, le solde du relevé bancaire avec celui du compte banque en comptabilité (compte N°512… dans votre plan de comptes).
Cette opération nécessite une vérification minutieuse, afin de pouvoir pointer, c’est-à-dire vérifier, la concordance de chaque somme figurant sur le relevé avec celles se trouvant dans le compte banque.
Pour comprendre au mieux cette notion, n’hésitez pas à lire notre article sur le sujet.
En cas d’oubli, vous avez toujours la possibilité de saisir l’écriture et de pointer par la suite.
Le rapprochement bancaire est un indispensable, notamment pour :
- Repérer les erreurs
- Voir les factures impayées
- Trouver d’où viennent les écarts, en cas d’incohérence entre les soldes
- Veiller sur les flux de l’entreprise
3. Pointer (lettrer) vos comptes clients et fournisseurs
Cela concerne ceux qui ont opté pour une comptabilité Créances / Dettes.
Le lettrage des comptes consiste à rapprocher les factures avec les paiements. Pour cela, on attribue à une facture saisie, le même code unique que celui du règlement de la facture. Le lettrage se fait généralement pour les comptes clients et fournisseurs. Il est également possible de lettrer d’autres type de comptes.
Avoir recours au lettrage des comptes permet de s’assurer que les factures et les règlements ont été saisis dans les bons comptes. On vérifie ainsi l’exactitude des soldes des comptes fournisseurs et clients. Cela permet de suivre les comptes clients, de faire efficacement ses relances et d’éviter les impayés.
Pour en savoir plus sur le lettrage, cliquez-ici !
4. Contrôler les saisies avec le grand livre
Le grand livre présente toutes les écritures comptables regroupées par compte.
On se sert du grand livre, pour vérifier si les opérations (achats, ventes) ont bien été enregistrées dans les bons comptes. Une erreur d’enregistrement pouvant avoir une incidence sur l’analyse des soldes et entraîner des erreurs lors de la clôture comptable.
Il est donc important d’utiliser le grand livre pour repérer les erreurs de saisies et les corriger.
5. Analyser votre tableau de bord
Il est capital d’analyser vos résultats au moins une fois par mois : chiffre d’affaires, charges, résultat dégagé pour engager rapidement des actions correctrices en cas de dégradation.
Pour cela, vous devez vous appuyer sur un tableau de bord qui vous donne rapidement les principaux indicateurs à suivre.
Pour gagner du temps et accéder rapidement aux informations qui vous intéressent, vous pouvez utiliser le tableau de bord du logiciel comptabilité de macompta.fr. Les écritures saisies sont intégrées instantanément dans le tableau de bord. En un clin d’œil, vous voyez où vous en êtes !
Quels outils vous feront gagner en temps et en fiabilité ?
1. Connexion bancaire et imputations automatiques
La connexion bancaire vous permet de récupérer chaque jour les opérations enregistrées par votre banque : dépenses débitées, virements reçus…
Il faut alors enregistrer ces mouvements en comptabilité, en utilisant votre plan comptable. C’est ce que l’on appelle l’imputation comptable.
La saisie manuelle du relevé et l’imputation de tous les mouvements dans un compte peuvent être un travail long et source d’erreurs.
Macompta.fr dispose de fonctionnalités permettant de récupérer en ligne vos relevés et d’imputer automatiquement vos opérations dans vos comptes. Ces outils vous permettent de gagner un temps précieux. Découvrez comment le mettre en place ici.
2. Scan des factures fournisseurs
La saisie des factures fournisseurs est également un travail important en comptabilité.
Lancée en juin 2021, notre application Note de frais permet de générer en comptabilité les écritures comptables à partir d’un simple scan de vos factures ou tickets de caisse. Cette nouvelle fonctionnalité permet la dématérialisation et l’automatisation des pièces comptables.
La génération de vos notes de frais et factures fournisseurs en comptabilité depuis l’application, vous permet d’éviter des erreurs de saisies, de gagner du temps et d’avoir des opérations plus fiables en comptabilité. En parallèle, il est important de conserver vos factures en version papier.
Découvrez notre appli en vidéo!
Nota : cette fonctionnalité sera très prochainement sur le WEB.
3. Bascule de la facturation clients en comptabilité
Si votre dossier est paramétré en Créances/Dettes et que vous utilisez le logiciel de Facturation et de Comptabilité complète de macompta.fr, les factures clients validées depuis le menu Devis/Facturation se génèrent automatiquement en comptabilité dans le bon compte correspondant.
Ainsi, les factures réalisées depuis le logiciel Facturation s’intègrent directement en comptabilité après validation et vous n’avez pas à les saisir manuellement en comptabilité.
Cette bascule vous permet de gagner du temps mais aussi d’éviter les incohérences de saisies.