La gestion d’une association nécessite des outils en ligne, simples d’utilisation et accessibles en multi-utilisateurs. Plusieurs milliers d’associations de toutes tailles ainsi que de grandes fédérations telles que l’UNASS et l’ASPTT ont adopté les logiciels macompta.fr pour gérer leur comptabilité. Lors de l’inscription, l’une des premières étapes consiste à choisir le type de comptabilité souhaité. Il faut choisir entre la version comptabilité simplifiée du logiciel ou la version comptabilité complète. Dans cet article, nous évoquons les fonctionnalités propres à chacune de ces versions et pourquoi certaines associations ont a gagner à choisir la version complète.

I. La version comptabilité simplifiée 

La version comptabilité simplifiée du logiciel vous permet de réaliser une comptabilité de trésorerie. Cette méthode est simple à comprendre et à mettre en œuvre puisqu’elle correspond à une saisie en recettes / dépenses. Toutes les opérations sont saisies dans la banque ou la caisse car les achats et ventes ne sont enregistrés qu’au moment de leur paiement, en une seule écriture. C’est simple et rapide, notamment avec l’import bancaire et les imputations automatiques. Macompta.fr fourni une liste pré-paramétrée des mots clés les plus courants afin que les opérations correspondantes soient détectées. Elles sont ensuite automatiquement imputées dans les bons comptes comptables.

Avec la comptabilité simplifiée de macompta.fr, vous pouvez choisir un plan comptable généraliste ou opter pour un plan comptable spécifique à votre type d’association. Nous avons par exemple développé des plans comptables pour clubs sportifs, crèches, CE, MJC, organisations syndicales ou encore associations artistiques ou culturelles. 

Vous pouvez également éditer un bilan et un compte de résultat spécifique “Association”, conforme au nouveau plan comptable association. Vous avez la possibilité de rajouter vos contributions volontaires. 

Cependant, en comptabilité simplifiée, les factures clients non payées ou les appels de cotisations adhérents non encaissées ne sont pas enregistrées en cours d’année. Vous ne pouvez donc pas suivre les factures clients / adhérents en attente de règlement ou factures fournisseurs à payer avec votre comptabilité.

Enfin, la comptabilité simplifiée n’est pas une option pour les associations fiscalisées puisqu’elle ne permet pas de gérer la TVA.

II. Quels avantages à passer en version comptabilité complète ?

La version comptabilité complète du logiciel vous permet de choisir entre comptabilité de trésorerie (Recettes/Dépenses) et d’engagement (Créances/Dettes).

En version complète, vous accédez à des fonctionnalités supplémentaires qui peuvent se révéler très utiles voire indispensables pour certaines associations. Par exemple, vous pouvez activer la comptabilité analytique et obtenir une analyse précise du résultat par projet. Vous bénéficiez d’un suivi optimal de vos partenaires, clients, adhérents ou fournisseurs et davantage de visibilité sur vos factures à payer grâce à notre échéancier fournisseurs. De plus, vous pouvez automatiser la gestion de vos dons ainsi que le calcul de votre TVA. 

1.  Comptabilité analytique

La version complète du logiciel de comptabilité, vous permet d’activer la comptabilité analytique. Celle-ci est pratique pour effectuer un suivi budgétaire par section analytique : suivi des actions, évènements et pour déterminer un résultat par projet.

La comptabilité générale indique en fin d’année le résultat global de la structure. Mais avec plusieurs activités, sans comptabilité analytique, votre comptabilité ne vous donne pas le résultat de chaque activité. Il est donc compliqué de connaître le résultat des activités, de faire des budgets et de prendre des décisions. Aussi, si des projets sont financés par des subventions, tenir une comptabilité fiable et vérifiable des dépenses réalisées, à l’intention du financeur, sera un véritable casse-tête. NB : Consultez la FAQ 450 pour mettre en place la comptabilité analytique.

2. Suivi des comptes tiers (Clients, adhérents, fournisseurs)

En version comptabilité complète, la cotisation payée par un adhérent est enregistrée en totalité dans un journal de vente dès son émission. Les règlements seront enregistrés ultérieurement dans le journal de banque ou de caisse. L’avantage de cette méthode est la prise en compte de la totalité de la cotisation dans le résultat, dès son émission. Elle permet également de savoir à tout moment, le solde dû par l’adhérent, en examinant son compte. NB : Consultez la FAQ 102 ter pour la saisie des factures fournisseurs et factures clients.

En somme, vous bénéficiez d’un suivi individuel de vos adhérents, mais aussi de vos clients et de vos fournisseurs. Vous avez de la visibilité sur les soldes dû ou à devoir à une date précise.

De plus, si votre association emploie des salariés, leurs frais professionnels peuvent être gérés facilement. Sur le web, le menu Saisie Simplifiée / Notes de Frais permet de saisir les notes de frais. Sur l’application Notes de frais, une photo du justificatif permet une reconnaissance automatique des infos et une comptabilisation directement dans le bon compte comptable. NB : Consultez la FAQ 425 pour gérer les notes de frais.

3. Echéancier fournisseurs

En comptabilité d’engagement, après un brin de paramétrage, vous pouvez accéder à une votre échéancier fournisseurs. Celui-ci vous permet de filtrer vos factures par moyen de paiement et par date d’échéance. En un clic, vous pouvez ensuite générer votre fichier SEPA et le transmettre à votre banque pour règlement. NB : Consultez la FAQ 428 pour paramétrer votre échéancier fournisseurs.

4. Gestion des dons automatisée

La version complète du logiciel de comptabilité permet la gestion automatisée des dons. Après avoir comptabilisé l’encaissement du don via le compte Adhérent, vous pouvez éditer le formulaire CERFA dans la fiche adhérent. Dans le même temps, le logiciel comptabilisera automatiquement le don. Vous le retrouvez dans le menu Opérations Diverses, avec en pièce jointe à l’écriture, la copie du formulaire.

Un pré-paramétrage de votre dossier permet de remplir les champs nécessaires du formulaire. Vous sélectionnez le type d’organisme, l’objet de l’association, le signataire et les articles du code général des impôts ouvrant droit à la réduction d’impôt. Ces informations seront ensuite préremplies dans le formulaire CERFA. NB : Consultez la FAQ 424 pour mettre en place la gestion des dons. 

5. Gestion de la TVA

La comptabilité complète vous permet d’automatiser le calcul de la TVA en cours de saisie. Vous pouvez également générer votre déclaration de TVA en fonction du régime sélectionné dans le paramétrage du dossier. NB : Consultez la FAQ 410 pour mettre en place la gestion de la TVA. D’ici fin 2023, l’EDI (échange de données informatisées) TVA permettra de transmettre et de payer sa déclaration de TVA directement sur macompta.fr.