La saisie bancaire en comptabilité peut se faire de deux façons.
Soit vous enregistrez les opérations à la date à laquelle elles apparaissent sur le relevé bancaire (date du relevé), soit vous les comptabilisez à leur date réelle, qui peut être antérieure.
Si vous choisissez la méthode « date du relevé », il n’y a en principe jamais d’écart entre le solde bancaire en comptabilité et celui figurant sur le relevé. En revanche, lorsque des décalages importants existent entre la date réelle et la date d’apparition sur le relevé — par exemple en cas de paiements par chèque — il peut être plus pertinent de travailler en date réelle.
Dans ce cas, le rapprochement bancaire devient indispensable et constitue un véritable outil de pilotage. Il offre de nombreux avantages : meilleure visibilité sur la trésorerie disponible, anticipation et organisation des paiements, optimisation des placements, etc.
Dans cet article, nous vous expliquons comment effectuer et exploiter votre rapprochement bancaire pour en maximiser les bénéfices.
À retenir
- Le rapprochement bancaire compare les flux du relevé bancaire et du compte 512. Il vise à détecter d’éventuelles anomalies dans la saisie.
- Il se matérialise par un état de rapprochement bancaire, qui réconcilie les soldes de la banque et de la comptabilité. Il explique l’écart constaté en listant les opérations liées dans des tableaux.
- Les bénéfices de ce travail ne se limitent pas à un simple contrôle comptable.
- Le rapprochement bancaire peut jouer un véritable rôle dans la gestion, en permettant de valoriser la trésorerie réellement disponible.
- Les avantages sont nombreux : optimisation des paiements et des placements, identification des chèques à encaisser, etc.
Qu’est-ce qu’un rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire est une procédure de réconciliation des opérations du relevé bancaire et du compte 512, à une date donnée. Il vise en premier lieu à identifier d’éventuelles anomalies comptables : doublons, erreurs de saisie, oublis, etc.
Les soldes bancaires et comptables doivent en principe être égaux, mais des écarts peuvent exister, en raison de chèques en attente d’encaissement par exemple.
Bon à savoir : L’établissement d’un rapprochement bancaire ne constitue pas une obligation légale ou réglementaire. Néanmoins, c’est un document incontournable à bien des égards.
Comment effectuer un rapprochement bancaire ?
Longtemps considéré comme laborieux, le rapprochement bancaire s’apparente désormais bien souvent à une simple formalité, grâce à l’automatisation. Même avec l’aide d’un logiciel comptable performant, il implique néanmoins de suivre une certaine méthodologie.
Attention : Avant de vous lancer dans votre rapprochement bancaire, assurez-vous d’avoir saisi l’ensemble des opérations comptables de la période contrôlée. Sinon, vous devrez revenir sur votre travail par la suite.
Étape 1 : Rassemblez les documents nécessaires au rapprochement
Pour commencer, vous devez réunir 3 documents incontournables.
- Le relevé bancaire du mois écoulé
- L’extrait du compte 512 pour la même période
- L’état de rapprochement bancaire (ERB) du mois précédent
Avant de vous lancer, vérifiez que les soldes de départ du relevé bancaire et de la comptabilité sont identiques à ceux qui sont inscrits sur l’ERB de la période précédente.
Étape 2 : Pointer les opérations
Vous devez ensuite rapprocher les opérations du relevé bancaire et de la comptabilité, une par une. Chaque transaction passée en banque doit en théorie trouver son équivalent dans la comptabilité de l’entreprise. Si vous constatez un écart, vous devrez en expliquer la raison par la suite.
Assurez-vous que les flux non rapprochés ne figuraient pas sur l’ERB de la période précédente. Si c’est le cas, vous pouvez les pointer.
Attention : Les colonnes « Débit » et « Crédit » sont inversées entre la comptabilité et les relevés bancaires. Ainsi, un paiement reçu apparaît au crédit sur votre compte bancaire, mais au débit dans le détail du compte 512.
Étape 3 : Reporter les flux non pointés dans l’ERB
Si des flux demeurent non pointés, vous devez établir l’état de rapprochement bancaire de la période écoulée. En pratique, il se matérialise souvent par deux tableaux distincts.
- L’un reprend les transactions passées en banque, mais pas en comptabilité. Ces opérations doivent généralement être comptabilisées puis pointées (il s’agit souvent d’oublis).
- L’autre liste les mouvements enregistrés en comptabilité, mais pas encore en banque. Ces opération doivent être justifiées.
Dans chaque état, reportez les informations de base de la transaction : date, libellé, montant au débit ou au crédit, etc.
Ces différents flux doivent permettre d’expliquer l’écart entre le solde du relevé bancaire et le compte 512. Vous devez justifier chacune de ces transactions, en y joignant les pièces adéquates (talon de chèque, remise de chèque, etc.).
Lorsque les opérations en rapprochement résultent d’erreurs comptables, vous devez les corriger. Par exemple, vous allez annuler un doublon d’écritures, ou enregistrer les frais bancaires que vous aviez omis.
Attention : Votre rapprochement bancaire doit cadrer au centime près. Tout écart non expliqué constitue une anomalie, qui peut cacher une erreur comptable plus ou moins importante.
Conservez ensuite votre ERB précieusement. Il vous sera utile pour vos travaux de rapprochement du mois suivant.
Quels sont les intérêts du rapprochement bancaire pour le dirigeant ?
Le rôle premier du rapprochement bancaire est de s’assurer de la concordance entre les opérations bancaires et comptables. Il permet ainsi de détecter et de corriger d’éventuelles anomalies. Néanmoins, son intérêt peut aller bien au-delà des aspects purement comptables.
- Vision réelle de l’argent disponible : par exemple, un chèque non encaissé par un fournisseur n’impacte pas le solde bancaire. Or, il ne constitue pas véritablement une somme mobilisable pour l’entreprise, qui doit maintenir son compte provisionné.
- Facilitation des décisions de paiement et d’investissement : une vision claire de l’argent réellement disponible permet de mieux organiser les décaissements.
- Arbitrages de trésorerie : vous pouvez faire fructifier vos excédents, dès lors qu’ils ne sont pas couverts par des flux sortants à venir. Placer vos liquidités sur un compte à terme permet par exemple de rémunérer votre argent, via des intérêts.
- Sérénité du dirigeant : la trésorerie constitue un enjeu majeur pour les chefs d’entreprise. L’ERB vous procure une vision claire de vos réserves et de vos flux à venir. Vous gagnez ainsi en sérénité dans le pilotage de votre activité.
- Optimisation des encaissements : le rapprochement bancaire permet par exemple d’identifier les chèques reçus en attente d’encaissement. Ainsi, vous ne risquez plus de les oublier dans un tiroir de votre bureau.
L’établissement de vos ERB à la fin de chaque mois peut donc jouer un rôle concret dans votre gestion quotidienne.
Comment effectuer son rapprochement bancaire sur macompta.fr ?
Le rapprochement bancaire fait partie des fonctionnalités incluses dans le logiciel Comptabilité de macompta.fr. Voici comment le réaliser facilement.
Vous devez au préalable activer l’option correspondante dans le menu Paramétrage > Général > Rapprochement bancaire.
Bon à savoir : Avec l’intégration bancaire, vos flux financiers sont automatiquement reportés dans la comptabilité. Si vous utilisez cette fonctionnalité, vos soldes bancaires et comptables sont toujours égaux. Vous n’avez donc pas besoin d’établir d’ERB.
Vous pouvez ensuite suivre le menu Comptabilité > Saisie simplifiée > Banque. Une colonne « Rapprochement » apparaît alors dans votre tableau des recettes et dépenses du mois. Il vous suffit de cocher les différentes lignes au fur et à mesure de vos travaux de rapprochement. En parallèle, pointez manuellement l’opération jumelle sur votre relevé bancaire.
Le solde de banque (en haut de page) s’actualise au fur et à mesure. À la fin de votre travail, il correspond normalement au solde de votre relevé de compte en fin de période. En cas d’écart, votre ERB n’est pas correct, et vous devez reprendre votre travail de pointage.
Les écarts entre la compta et la banque représentent les opérations non pointées, que vous devez expliquer. Vous pouvez le faire directement sur la ligne de l’écriture, en y joignant la pièce justificative adéquate, grâce à l’icône. Si vous constatez des anomalies, effectuez les ajustements nécessaires dans votre comptabilité.
Bon à savoir : Pour obtenir une procédure plus détaillée, vous pouvez vous référer à notre guide interactif sur le rapprochement bancaire.
