Il peut arriver qu’un salarié ou qu’un dirigeant règle des dépenses pour le compte de son entreprise, pour des raisons de praticité. Il doit alors en solliciter le remboursement en établissant une note de frais. Ce document implique un certain formalisme, puisqu’il doit permettre de retracer les dépenses effectuées.

Définition de la note de frais

Une note de frais est un document établi par un salarié ou par un chef d’entreprise. Il récapitule l’ensemble des frais qu’il a engagé dans le cadre de ses fonctions, sur une période donnée. L’objectif est de demander le remboursement de ces dépenses, qui ont été effectuées avec les fonds personnels de la personne concernée.

Quels types de frais sont remboursables ?

Plusieurs types de frais peuvent être remboursés par l’entreprise à son dirigeant ou à ses salariés, à savoir :

• Les frais de déplacement: cela inclut par exemple les indemnités kilométriques et les frais de péages, les billets de train et les abonnements aux transports en commun ;
• Les dépenses de repas;
• Les frais d’hébergement, notamment les nuits d’hôtel ;
• Les coûts liés au télétravail: il peut s’agir des abonnements téléphoniques et Internet, notamment.

Plus généralement, vous pouvez inclure toutes les dépenses que vous avez effectuées en tant que personne physique pour le compte de votre entreprise dans les notes de frais.

Les conditions à respecter pour qu’une dépense soit éligible à remboursement 

Pour pouvoir inclure les dépenses dans une note de frais, vous devez vous assurer qu’elles respectent certaines conditions :

• Présenter un caractère professionnel, c’est-à-dire qu’elles doivent avoir été effectuées dans l’intérêt de l’entreprise, dans le cadre de la mission de la personne qui les engage ;
• Être proportionnées : le montant de la dépense doit être raisonnable au regard de l’achat effectué ;
• Être justifiées : seules les dépenses pour lesquelles un justificatif peut être fourni peuvent faire l’objet d’un remboursement de frais.

La combinaison de ces 3 conditions est indispensable pour qu’une dépense puisse être intégrée sur votre note de frais.

Quels justificatifs fournir pour le remboursement de ses frais ?

Il existe deux méthodes possibles pour le calcul des frais à rembourser.

Le remboursement au réel

C’est la méthode la plus utilisée. Elle se base sur les dépenses qui ont été réellement effectuées pour le compte de l’entreprise, et qui font l’objet d’un remboursement au centime près. Le fait de joindre vos justificatifs d’achat à vos notes de frais est une obligation. Sous peine de vous retrouver exposé à des pénalités salées en cas de contrôle de l’URSSAF. Vous devez converser ces documents sous forme papier ou sous forme dématérialisée, au choix.

Le justificatif prend la forme d’une facture émise par le fournisseur du bien ou du service concerné par la dépense. Il peut s’agir de la note d’un repas d’affaires au restaurant, ou de la facture d’un séjour professionnel à l’hôtel, par exemple. Pour des déplacements en transports en commun, il est d’usage de joindre les tickets ou les billets correspondants, ou un justificatif d’abonnement au service.

Dans tous les cas, vous devez préciser la raison pour laquelle vous avez engagé la dépense dans la note de frais. Cela doit justifier son caractère professionnel.

Le remboursement au forfait

En ce qui concerne les déplacements d’affaires que vous effectuez avec votre véhicule personnel, vous pouvez utiliser le barème des indemnités kilométriques prévu par l’administration fiscale. Celui-ci permet de procéder à un calcul forfaitaire de vos frais, en prenant en compte à la fois le carburant, l’entretien de votre véhicule et l’assurance de celui-ci. Pour chaque déplacement, vous devrez préciser le motif du trajet, sa date et le nombre de kilomètres parcourus.

Enregistrement en comptabilité

L’enregistrement des notes de frais se fait dans le journal des achats. Il suit le modèle suivant :

• Constatation des charges correspondantes au débit ;
• Enregistrement de la TVA déductible au débit, si applicable ;
• Constatation d’une dette envers le personnel ou le dirigeant, au crédit.

Comptablement, cette opération n’est donc pas plus complexe à traiter qu’un achat réalisé par l’entreprise directement auprès d’un de ses fournisseurs.

Gestion des notes de frais avec l’application macompta.fr

Macompta.fr a mis en place une application dédiée aux notes de frais. L’abonnement à notre logiciel de comptabilité inclus sont accès et son usage. 

Grâce à cet outil, vous pouvez scanner les justificatifs de vos dépenses avec votre smartphone. Votre application est alors en mesure d’identifier directement les informations à inclure sur votre note de frais (montant TTC, TVA, numéro SIRET du fournisseur, nature de la dépense, etc.). Cette technologie fonctionne aussi bien pour un ticket de caisse que pour une facture au format classique.

Une fois que vous avez vérifié le rattachement de votre dépense au bon fournisseur et au compte de charge adapté, vous intégrez directement son enregistrement dans votre journal des achats. Cet outil vous fait donc profiter d’un gain de temps non négligeable. Tout en vous permettant de gérer simplement vos frais, au fur et à mesure de vos paiements.

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