Se lancer en tant que professionnel indépendant s’accompagne de nombreux apprentissages. Parmi eux, vous devez maîtriser vos obligations comptables pour éviter les redressements et être en mesure d’analyser vos performances. On vous propose 8 conseils qui vous aideront à éviter les erreurs les plus courantes dans la comptabilité des freelances.
En résumé
- Séparer vos finances personnelles et professionnelles en ouvrant un compte bancaire dédié à votre activité vous fera gagner du temps.
- Anticiper vos charges fiscales et sociales est essentiel pour éviter les mauvaises surprises.
- Suivez trois indicateurs clés : chiffre d’affaires, bénéfice et capacité d’autofinancement.
- Surveillez les seuils de TVA et posez-vous la question d’y être assujetti ou non.
- Maîtrisez les mentions obligatoires sur vos factures et préparez-vous à la réforme de la facturation électronique.
- Utilisez un échéancier pour ne manquer aucune déclaration ou échéance administrative.
- Choisissez les bons outils pour gagner du temps et rester concentré sur le développement de votre activité.
Séparer vos finances personnelles et professionnelles
Votre première mission comptable sera d’enregistrer toutes vos recettes et toutes vos dépenses. Pour un suivi facilité, on vous conseille d’ouvrir un compte bancaire professionnel dédié à votre activité de freelance.
Ainsi, vous retrouverez la liste exhaustive de vos recettes et de vos dépenses sur un même document : votre relevé bancaire. Surtout, vos opérations personnelles n’y apparaîtront pas. Vous ne risquez donc pas de les enregistrer dans vos comptes par inadvertance.
Bon à savoir : L’ouverture d’un compte bancaire professionnel est obligatoire pour les sociétés. Elle l’est aussi pour les entrepreneurs individuels, dès lors que leur chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € pendant 2 années consécutives.
Anticiper le paiement de vos charges sociales et impôts
Les charges sociales et la fiscalité constituent souvent le principal poste de dépenses pour un freelance. Selon votre statut juridique et le niveau de vos revenus, les sommes à décaisser peuvent être importantes. Vous devez donc anticiper le paiement de vos dettes fiscales et sociales, pour ne pas vous retrouver en difficulté.
Pour plus d’informations, consultez nos articles qui portent sur :
- les charges sur la rémunération des dirigeants de SAS et de SARL,
- les cotisations sociales en micro-entreprise,
- les cotisations sociales des indépendants.
Ne pas confondre chiffre d’affaires et bénéfice
Vous devez apprendre à maîtriser certaines notions comptables pour gérer votre entreprise. Parmi elles, il est essentiel de faire la différence entre deux ratios de performance.
- Votre chiffre d’affaires, qui correspond au total de vos recettes.
- Votre bénéfice (ou résultat net), qui mesure l’écart entre vos produits (recettes) et vos charges (dépenses).
Bon à savoir : ces deux chiffres apparaissent dans votre compte de résultat.
Le bénéfice est l’indicateur le plus important. En effet, il représente la somme d’argent qu’il vous reste après déduction de vos différentes dépenses professionnelles. Elle doit être suffisamment élevée pour couvrir vos besoins personnels (loyer, nourriture, sorties, etc.). Attention, en société c’est différent, la rémunération du freelance est déjà déduite du bénéfice.
- Votre capacité d’autofinancement est un autre ratio à suivre
Si vous avez souscrit un emprunt professionnel, il conviendra de suivre l’adéquation entre la capacité d’autofinancement, qui mesure la trésorerie dégagée par l’activité, et le remboursement annuel de vos emprunts.
Bien gérer la TVA (si vous y êtes soumis)
Lorsque vous lancez votre activité, vous êtes placé sous le régime de la franchise de TVA. Ce système vous permet de ne pas facturer la TVA et vous dispense de préparer toute déclaration. Pour continuer à en bénéficier, vous devez respecter certains plafonds de chiffre d’affaires, qui évoluent en 2025.
Dès lors que vous les dépassez, vous devenez assujetti à un régime réel de TVA. Vous devez facturer cette taxe à vos clients, puis la reverser à l’État.
Bon à savoir : Vous pouvez avoir intérêt à être assujetti à la TVA même si vous ne dépassez pas les seuils, notamment pour vous permettre de déduire la TVA sur vos dépenses professionnelles. En savoir plus dans notre article TVA en micro-entreprise : témoignage et conseils pratiques.
Pour calculer votre TVA à payer, vous devez déposer des déclarations de TVA, dont la périodicité dépend du régime auquel vous êtes soumis.
| Caractéristique | Régime réel simplifié de TVA | Régime réel normal de TVA |
|---|---|---|
| Rythme des déclarations et des paiements | Annuel | Mensuel ou trimestriel |
| Formulaire à remplir | Déclaration CA12 | Déclaration CA3 |
| Versement d’acomptes | Oui, en juillet et en décembre | Non |
Bon à savoir : La TVA majore vos prix de vente. Elle n’a cependant pas d’impact sur vos clients professionnels assujettis, qui peuvent récupérer la taxe acquittée sur vos factures. Cette possibilité n’est pas ouverte aux particuliers.
Générer des factures conformes
La facturation est l’une des principales obligations comptables des freelances. Quel que soit votre statut juridique, vous devez éditer une facture pour chacune de vos ventes. Ces documents doivent inclure l’ensemble des mentions obligatoires prévues par la loi.
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les TPE devront être en mesure de recevoir des factures électroniques d’ici septembre 2026 et d’en envoyer d’ici 2027. Les factures électroniques seront créées dans un format standardisé, transmises et archivées de manière entièrement dématérialisée et remplaçant ainsi la facturation papier traditionnelle, tout en permettant une traçabilité et une conformité accrues. Dans le cadre de cette obligation, il est impératif de choisir une plateforme agréée comme Macompta.fr.
Maîtriser vos obligations déclaratives
Déclarations, paiements… vous devez respecter un certain nombre d’échéances pour les différents impôts auxquels vous êtes soumis. C’est aussi le cas pour vos cotisations sociales.
Si vous ne remplissez pas vos obligations à temps, vous vous exposez au versement de pénalités. Pour être certain de toujours être à jour, ajoutez notre calendrier des échéances fiscales 2025 dans vos favoris !
Pour vous aider à n’oublier aucune deadline, macompta.fr vous propose également un échéancier sur votre interface d’accueil. Vous pouvez y retrouver facilement vos différentes échéances sociales et fiscales.
Anticiper les périodes creuses
Une bonne maîtrise de votre trésorerie est essentielle en tant que freelance. Vous êtes dépendant du volume de commandes de vos clients, qui peut être fluctuant. Vous devez donc constituer une épargne de précaution, qui doit vous permettre de faire face à une baisse ponctuelle d’activité. Votre trésorerie doit aussi vous permettre de payer vos charges pendant vos périodes de congés, qui ne sont pas payées contrairement à une situation de salarié.
Pour optimiser la gestion de votre budget, vous pouvez aussi mettre à jour régulièrement votre plan de trésorerie prévisionnel. En anticipant vos encaissements et vos décaissements, il vous offre une vision de l’évolution de votre trésorerie sur plusieurs mois.
Vous doter d’une application comptable
Un logiciel adapté aux besoins de la comptabilité des freelances peut grandement vous aider. Chez macompta.fr, nous savons que vous êtes des professionnels connectés, et que vous manquez souvent de temps pour vos tâches comptables.
Nous avons donc développé une application mobile qui reprend les principales fonctionnalités de notre logiciel : saisie comptable, connexion bancaire, éditions du bilan et du compte de résultat, etc.
La sortie de l’app est prévue pour juin 2025. Vous pourrez l’essayer gratuitement pendant 30 jours.
