À partir de septembre 2026, l’obligation de facturation électronique s’appliquera progressivement à toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cette réforme impactera la gestion des notes de frais des salariés et beaucoup de dirigeants s’interrogent déjà sur les nouvelles obligations et sur les adaptations nécessaires pour traiter ce cas particulier.
Les normes Afnor apportent des réponses précises quant au traitement de ces justificatifs dans le cadre de la facturation électronique. Macompta.fr les a analysées et vous propose une synthèse aussi claire et opérationnelle que possible, que l’on se place du point de vue du vendeur ou de l’acheteur.
En résumé
- Les notes de restaurant de moins de 150 € bénéficient de tolérances administratives.
- Trois cas de figure existent selon la demande ou non d’une facture par le client.
- Le restaurateur peut basculer vers l’e‑invoicing selon les capacités de son système de caisse.
- Côté acheteur, la note peut être traitée comme facture électronique ou comme note de frais.
- La demande de facture électronique viendra de plus en plus des entreprises pour faciliter l’intégration comptable.
- Les restaurateurs doivent anticiper et vérifier la mise à jour de leurs systèmes de caisse.
- La plateforme agréée macompta.fr permet de traiter ce cas d’usage spécifique.
En préambule, rappelons les nouvelles obligations
La réforme prévoit que toutes les entreprises assujetties à la TVA devront :
- Recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026
- Émettre des factures électroniques au 1er septembre 2027. C’est le e-invoicing qui concerne les opérations entre assujettis à la TVA (obligation dès le 1er septembre 2026 pour les ETI et grandes entreprises). En e‑invoicing, vous transmettez et déclarez chaque facture individuellement, à chaque vente ou prestation.
- Transmettre des données de transaction via l’e-reporting pour les opérations hors périmètre e-invoicing, selon le même calendrier. Cela concerne notamment les opérations des assujettis à la TVA avec les particuliers (B2C). En e-reporting, selon le chiffre d’affaires, on déclare un cumul d’opérations pour une période donnée.
Bon à savoir : Un assujetti à la TVA est une entité qui réalise, de manière indépendante, une activité économique exercée à titre habituel et répété. De nombreuses entités sont assujetties à la TVA mais exonérées ou non redevables de la taxe, comme les professions médicales, les micro‑entrepreneurs ou les loueurs de meublés…
Spécificité des notes de frais
On désigne par notes de frais les dépenses professionnelles payées personnellement par les salariés ou les dirigeants. Elles concernent souvent des frais de déplacement, ou de restauration qui peuvent être de petits montants.
En théorie, s’agissant de frais professionnels, les factures correspondantes devraient suivre les règles classiques. Cependant, l’administration a prévu des allégements pour éviter les lourdeurs administratives.
Il existe une tolérance administrative (doctrinale) pour les notes de restaurant inférieures à 150 € HT :
- Les notes de restaurant inférieures à 150 € HT peuvent ne pas mentionner les éléments d’identification du client
- Lorsque le montant de la prestation est inférieur à 25 € et que le client (non commerçant) n’en fait pas la demande, le prestataire n’est pas dans l’obligation de délivrer une note
Dans le cadre de la facturation électronique, et pour tenir compte de cette spécificité, la norme prévoit plusieurs cas de figure pour les frais de restaurant.
Restaurateurs : les cas de figure à connaître
Cas n° 1 : la note est inférieure à 150 € et le client ne demande pas de facture
Le restaurateur déclare sa vente comme une opération enregistrée en caisse, dans le flux e‑reporting B2C, flux « ventes et prestations », en cumul quotidien des ventes et encaissements.
Cas n° 2 : la note est inférieure à 150 € et le client demande une facture
Deux situations peuvent alors se présenter :
1. Le client fournit le SIREN de son entreprise au moment du paiement et le système de caisse du restaurateur génère alors la facture dans le flux e‑invoicing, ce qui exclut automatiquement cette facture des opérations enregistrées en caisse (ventes en e‑reporting).
Ce cas peut sembler difficile à gérer pour le restaurateur. En effet, cela suppose que le salarié connaisse et communique le numéro SIREN de son entreprise, et que le restaurateur ait le temps, au moment du rush de sortie de table, de rechercher l’entreprise dans l’annuaire central et d’établir la facture. Dans cette situation, c’est le système de caisse qui fera toute la différence.
2. Le client ne fournit pas les éléments d’identification de l’entreprise au moment du paiement, ou les fournit après, et le système de caisse ne permet pas de gérer l’opération en e‑invoicing.
Ce cas semble le plus probable. Le restaurateur déclare donc la vente dans le flux e‑reporting. Le restaurateur peut établir une facture électronique par la suite. Cela permet de gérer la facture comme une facture électronique chez l’acheteur. Mais vous devez indiquer sur cette facture que la TVA correspondante a déjà été déclarée dans le flux e‑reporting (« TVA déjà collectée »).
NB : Si le système de caisse le permet, le restaurateur peut, par la suite, annuler la vente dans le flux e-reporting et déclarer une vente en e-invoicing.
Cas n° 3 : la vente est supérieure à 150 €
Vous devez émettre une facture et l’intégrer au e‑invoicing dès que votre client est assujetti à la TVA.
Cependant, comme précédemment, si la vente a déjà été déclarée dans le flux e-reporting initialement, le restaurateur pourra établir une facture électronique par la suite comportant l’indication que la TVA correspondante a déjà été déclarée dans le flux e-reporting ou faire une e-facture, selon les possibilités de son logiciel de caisse.
Du côté de l’acheteur
Le traitement de la note de restaurant varie selon le justificatif demandé par l’acheteur assujetti à la TVA.
Si l’acheteur demande une facture en fournissant son SIREN, il recevra cette facture via sa plateforme agréée, et elle intégrera alors le processus de traitement des factures fournisseurs. Lorsque vous recevez cette facture, déjà payée par le salarié ou par l’entreprise, vous devez organiser son traitement comptable.
Si l’acheteur ne demande pas de facture, vous traitez la note de restaurant comme une note de frais. Selon le mode de paiement, la note sert à justifier la dépense payée par la carte de l’entreprise, ou elle permet ensuite de rembourser le salarié ou le dirigeant.
Conséquences pratiques à anticiper
Les tolérances actuellement en vigueur seront maintenues dans le cadre de la réforme de la facture électronique. Les restaurateurs pourront continuer à gérer les demandes de factures comme les tickets et factures habituels, sans nécessairement émettre de factures électroniques ; mais la demande viendra probablement des clients eux‑mêmes.
En effet, recevoir une note de frais sous forme de facture électronique permettra à l’acheteur une intégration directe en comptabilité, rapide et sans erreur. On évite ainsi une gestion des notes de frais lourde pour le salarié et son entreprise.
Les restaurateurs auront tout intérêt à suivre attentivement la mise à jour de leurs systèmes de caisse pour répondre à ces besoins.
Chez macompta.fr, nous proposons une plateforme agréée qui permettra le traitement de ce cas d’usage spécifique.
