Depuis le 1er Janvier 2020 toutes les entreprises qui travaillent avec le secteur public utilisent déjà la facture électronique. Elles passent par un outil en ligne, Chorus Pro, développé par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État. Les acteurs de la sphère publique ont ainsi facilité leur relations avec leurs fournisseurs en simplifiant la réception et le règlement des factures. La loi de finances de 2020 prévoit que les entreprises du privé, assujetties à la TVA, seront concernées par la facture électronique à partir de 2023 (réception de factures uniquement). Un des objectifs principaux est de lutter contre la fraude à la TVA, et faciliter les déclarations de TVA. Macompta.fr suit ce dossier de près et participe à des groupes de travail sur ce thème. Facture électronique : de quoi parle-t-on ? Résumons ensemble l’essentiel de ce que l’on sait aujourd’hui…
Qu’est ce qu’une facture électronique?
Il s’agit d’une facture dont l’émission et la transmission se font par voie électronique. Il ne s’agit donc pas d’une facture classique, dématérialisée puis envoyée par e-mail sous format PDF mais d’une facture qui contient des données sous forme de fichier structuré. Tout comme une facture classique sous format papier, la facture électronique doit respecter certaines mentions obligatoires. La structure du fichier répond à certains critères de traitement. Le format peut être de l’EDI (Echange de Données Informatiques) ou un autre format. Le format peut être hybride, permettant à la fois de visualiser un document sous sa version “lisible”, en PDF et également de transmettre les données électroniques structurées. Factur-X est un standard Franco-Allemand sur ce modèle de facture hybride.
Les avantages de la facture électronique pour les entreprises ?
Quelles sont les raisons de passer à la facture électronique? Outre le fait que celle-ci sera obligatoire pour les acteurs du service public et privé à partir de 2023, la facture électronique présente de nombreux avantages. Principal avantage de la facture électronique pour les entreprises : L’automatisation des traitements des factures envoyées et reçues. Elle simplifie également leurs paiements. Par exemple, coté client, la “lecture” du document va permettre d’automatiser l’intégration des factures en comptabilité ou dans la chaine achats / stocks. Vous gagnez ainsi du temps, et de l’argent! Vous ne risquez également plus de perdre vos documents car désormais vous les stockez dans un espace sécurisé.
Qui est concerné ?
L’obligation de recourir à une facture électronique concerne les opérations entre assujettis à la TVA en France (le BtoB). La facture électronique ne concerne donc pas les opérations non domestiques (export, les livraisons intracommunautaires…) ou avec des particuliers. Cependant pour contrôler ces opérations, un système de transmission d’information à l’administration (e-reporting) est mis en place dans le même temps.
Facture électronique : de quoi parle-t-on techniquement ?
Votre logiciel de facturation génèrera une facture au format électronique (un pdf + un fichier). Le format est ouvert (PDF/A-3, Factur x, EDI..). Une plateforme de dématérialisation permettra d’adresser la facture électronique au client. L’entreprise sera libre de choisir sa plateforme. Il pourra s’agir du portail public de dématérialisation Chorus pro, actuellement obligatoire pour l’envoi des factures au secteur public (et gratuit) ou d’une plateforme de dématérialisation privée. Au passage, la plateforme fera une extraction des données fiscales intégrées dans les factures et les enverra à l’administration fiscale. Pour permettre la remise des factures aux clients, toutes les entreprises et les plateformes qu’elles auront choisies seront référencées dans un répertoire central.
Le circuit sera le suivant :
- Exemple 1 : Le fournisseurs et le client A ont adhéré à la même plateforme N°1. La facture du fournisseur est envoyée à la plateforme N°1, qui envoie la facture au client A. Au passage les données sont extraites et envoyées à l’administration fiscale.
- Exemple 2 : Le Fournisseurs a adhéré à la plateforme N°1, son client B à la N°2. A réception de la facture, la plateforme N°1 interroge le répertoire central pour connaitre la plateforme à laquelle B a adhéré. Ensuite, la facture suit le parcours : fournisseur à plateforme N°1 à plateforme N°2 à client B
Quels sont les délais ?
Les délais d’application viennent d’être repoussés. Initialement, la mise en place de la facture électronique devait avoir lieu entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025. Mais une ordonnance du 15 septembre 2021 reporte le début d’application.
Désormais, tout le monde devra recevoir les factures au format électroniques à compter du 1er juillet 2024. Nota Bene : la réception ne pose pas de difficulté puisqu’une facture électronique se compose d’un fichier et d’un document pdf ou d’une version visualisable par un être humain. L’utilisateur devra par contre adhérer à une plateforme d’ici le 1er juillet 2024.
Coté émission, les délais sont les suivants :
- 01/07/24 : obligation d’émission de factures électroniques pour les grandes entreprises
- 01/01/25 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire
- 01/01/26 : obligation pour les PME et micro entreprises.
Beaucoup de questions restent en discussion. Chez macompta.fr, la facture électronique est un chantier prioritaire pour les développeurs de l’équipe Devis – factures. Cela permettra à nos utilisateurs de respecter leurs obligations légales. Ce nouveau format de facture permettra également d’intégrer les mouvements en comptabilité, et cela, sans passer par un scan du document.
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