À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir leurs factures électroniques via une plateforme agréée. Les grandes entreprises et ETI devront également émettre leurs factures au format électronique dès cette date. Les PME, TPE et micro-entreprises suivront à partir du 1er septembre 2027.
Le choix d’une plateforme agréée devient donc urgent. Mais de nombreux dirigeants s’interrogent : peut-on continuer à utiliser Word et Excel ? Que faire si on utilise un logiciel non conforme à la facturation électronique ? Peut-on opter pour une plateforme agréée seule ? Ou faut-il passer à une offre intégrée de type logiciel de facturation et comptabilité avec plateforme agréée ?
Pour vous aider à choisir et vous préparer, macompta.fr propose un décryptage de ces problématiques et de ce que la réforme va changer pour vous.
Comprendre le rôle central des plateformes agréées dans la réforme
Tout d’abord rappelons que la réforme de la facturation électronique repose sur un nouveau mode d’échange des factures et des données entre les entreprises et l’administration fiscale.
Pour assurer ces échanges, les entreprises devront obligatoirement passer par une plateforme agréée (PA). Celle-ci assure plusieurs missions essentielles :
- l’émission, la réception et la transmission des factures électroniques
- la gestion des statuts de traitement des factures
- la transmission de certaines données à l’administration fiscale
- la déclaration des opérations de e-reporting pour les ventes aux particuliers
Bon à savoir : Le statut de PA est délivré par l’administration fiscale aux opérateurs qui répondent à des exigences techniques, de sécurité et d’interopérabilité particulièrement élevées. Ces contraintes expliquent que l’on compte aujourd’hui moins de 150 plateformes agréées, alors que plusieurs milliers de logiciels de gestion, de facturation ou outils métiers existent sur le marché.
Option n°1 : choisir une plateforme agréée seule
La première possibilité consiste à choisir une plateforme agréée indépendante de votre outil de facturation actuel. Cette approche répond aux besoins de certaines entreprises qui souhaitent avant tout se mettre en conformité avec la réforme tout en conservant leurs habitudes de travail.
Voici quelques cas de figure possibles :
Vous réalisez vos factures sur Word ou Excel
Certaines structures réalisent très peu de factures et n’utilisent pas nécessairement de logiciel dédié pour leur gestion administrative. C’est notamment le cas de petites sociétés avec un seul client qui font une facture par mois, ou des SCI ayant un seul locataire.
Rappelons tout d’abord qu’établir ses factures sur Word ou Excel ne répond pas aux exigences comptables ni à celles de l’administration fiscale en matière de facturation. Ensuite, ces outils ne permettent pas de générer des factures au format attendu par la réforme (format Factur-X, UBL ou CII). Généralement, avec ces outils, on génère un PDF qui est imprimé et posté ou transmis par mail.
Pour ces utilisateurs et sous réserve du risque mentionné plus haut, il est envisageable de garder Word ou Excel. En effet, la réforme prévoit que les plateformes agréées mettent à disposition de leurs clients une fonction OCR (Optical Character Recognition). L’OCR permettra d’extraire les informations du PDF afin de générer une facture au format électronique attendu. La facture pourra ensuite être transmise normalement.
Cependant il faut bien être conscient que cette fonction ne sera qu’un pis-aller. L’OCR numérise les champs du PDF mais il est probable que certains champs manquent ou ne soient pas lisibles. Ces anomalies risquent de générer plus de traitement et demander plus de temps. Il faudra également prévoir le temps pour déposer les factures client sur la plateforme, gérer les messages émis ou reçus relatifs au cycle de vie de la facture.
En résumé, l’utilisation de Word ou Excel reste envisageable pour les très faibles volumes de documents mais risque de compliquer les traitements et de prendre plus de temps.
Vous utilisez un logiciel métier non compatible avec la facturation électronique
Certaines entreprises utilisent des logiciels métiers spécifiques à leur activité.
C’est notamment le cas dans des secteurs comme la santé, le transport, le BTP, l’industrie ou encore l’agriculture, où les outils intègrent souvent des fonctionnalités propres au métier (gestion des patients, des tournées, des chantiers, de la production ou des coopératives agricoles).
Certaines solutions métiers imposeront une plateforme. D’autres ont prévu d’être ouvertes et seront compatibles avec la plupart des plateformes agréées. Enfin, certains éditeurs n’ont pas prévu de solutions.
En toute logique, l’éditeur devrait proposer la génération des factures électroniques au format attendu, la connexion API (Application Programming Interface) à la plateforme imposée ou choisie pour le dépôt des factures, la gestion des statuts liés au cycle de vie, etc….
Il est donc important de vérifier dès aujourd’hui ce qu’a prévu votre éditeur :
- Générera-t-il les factures électroniques ?
- Une plateforme agréée est-elle proposée ?
- Sinon, propose-t-il les connecteurs permettant à votre logiciel d’échanger avec la plateforme ou faudra-t-il déposer les factures et déclarer les messages du cycle de vie manuellement ?
Si votre éditeur de logiciel de facturation ne gère pas ces fonctions vous aurez le choix entre deux solutions :
- Premièrement, changer pour une solution de facturation compatible avec la facturation électronique et adaptée à vos besoins.
- Deuxièmement, garder votre solution actuelle et traiter manuellement les imports et message de cycle de vie de la facture sur la plateforme agréée choisie.
On retrouvera dans cette dernière situation les mêmes inconvénients que si vous faites vos factures sur Word ou Excel, ce qui réserve cette solution au cas où les volumes de facture sont très faibles.
Vous souhaitez vous mettre en conformité rapidement
Pour certaines entreprises, la priorité est avant tout de respecter les nouvelles obligations dans les délais prévus.
Prenons l’exemple d’une TPE qui utilise plusieurs outils distincts (facturation, gestion commerciale, comptabilité) et souhaite les remplacer à terme par une solution unique.
Si ce projet de migration n’est pas encore abouti, une plateforme agréée seule lui permet de respecter les obligations de la réforme tout en se laissant le temps de choisir sereinement sa future organisation.
Option n°2 : choisir une plateforme agréée intégrée à une suite logicielle
Une autre approche consiste à choisir une plateforme agréée directement intégrée à un logiciel de facturation, de comptabilité ou à une suite de gestion complète.
Ici, la plateforme n’est plus seulement un canal de transmission des factures. Elle s’intègre directement au fonctionnement quotidien de l’entreprise. Quels sont les avantages ?
Fin des doubles saisies
Lorsque votre logiciel de facturation, votre comptabilité et votre plateforme agréée sont intégrées dans la même solution informatique, les factures circulent automatiquement d’un module à l’autre.
Par exemple, votre facture client sera contrôlée, validée et transmise sans quitter votre logiciel de facturation. Une facture fournisseur reçue sur votre plateforme pourra générer automatiquement l’écriture comptable correspondante, sans ressaisie manuelle.
Le gain de temps est immédiat et les risques d’erreurs sont réduits.
Une gestion plus automatisée
L’intégration entre la plateforme agréée et les logiciels de gestion permet également d’automatiser de nombreuses tâches :
- création des écritures comptables
- suivi des factures fournisseurs et clients
- calcul et préparation des déclarations de TVA
- travail collaboratif avec un expert-comptable ou une équipe interne
- suivi des flux financiers
L’objectif est de limiter les tâches administratives répétitives et de sécuriser le traitement des données.
Une visibilité renforcée sur l’activité
Lorsque les données commerciales et comptables sont centralisées dans un même environnement, l’entreprise dispose d’une vision plus complète de son activité.
Les indicateurs financiers sont mis à jour plus rapidement et les informations sont accessibles en temps réel.
Une cohérence permanente entre gestion et comptabilité
L’un des principaux atouts d’une solution intégrée réside dans l’unicité des données.
Les factures, les règlements, la TVA et les écritures comptables sont synchronisés automatiquement, ce qui limite les écarts entre les différents outils.
Quelle solution choisir ?
Le choix dépend avant tout de votre organisation actuelle.
| La plateforme agréée seule vous convient si : | La plateforme agréée intégrée vous convient si : |
|---|---|
| – Vous souhaitez vous mettre en conformité rapidement avec la réforme. – Vous voulez conserver vos habitudes et vos outils actuels. – Vous envisagez de faire évoluer votre système d’information, mais pas dans l’immédiat. – Vous avez des besoins de gestion limités ou un faible volume de factures. | – Vous souhaitez aller au-delà de la simple mise en conformité. – Vous recherchez une solution centralisée pour gérer votre activité. – Vous voulez automatiser votre gestion. – Vous souhaitez réduire les saisies manuelles et gagner du temps. – Vous recherchez une meilleure visibilité sur vos indicateurs financiers. |
Macompta.fr : la liberté de choisir
Parce que chaque entreprise possède son propre niveau d’équipement et ses propres méthodes de travail, macompta.fr propose les deux solutions :
- une plateforme agréée seule, destinée aux entreprises qui souhaitent avant tout répondre aux exigences de la réforme ;
- une plateforme agréée intégrée à une suite logicielle complète, pour ceux qui souhaitent bénéficier d’une gestion plus automatisée.
À retenir
- La plateforme agréée est un élément clé de la réforme de la facturation électronique.
- Toutes les entreprises concernées devront passer par une plateforme agréée pour recevoir et, selon leur calendrier d’obligation, émettre leurs factures électroniques.
- Il est possible de choisir une plateforme agréée seule ou intégrée à une suite logicielle.
- La plateforme seule privilégie la continuité des outils existants mais ne conviendra que pour des très faibles volumes de factures reçues ou envoyées.
- La solution intégrée favorise l’automatisation, le gain de temps et réduit les erreurs.
