Lors de la création d’une entreprise, il est fréquent de devoir engager des dépenses avant le début de l’activité. Ces dépenses engagées peuvent être reprises au compte de l’entreprise ou de la société, une fois la création finalisée. Cependant il faut respecter un certain nombre de règles. Création d’entreprise : Comment comptabiliser vos dépenses de début d’activité ? Réponse dans cet article.
I. Dépenses concernées, nature et justification
Plusieurs points sont à respecter pour reprendre les dépenses effectuées avant la création légale de la structure :
- La dépense doit être effectuée dans l’intérêt de la société.
- La facture doit être libellée au nom de la société en formation ou signifiée comme telle par la personne ayant pris en charge l’engagement. Par exemple : « Agit pour le compte de la société XXX en formation ».
- La dépense peut avoir lieu à partir du jour ou les associés décident de créer la structure.
Il peut s’agir de tout type de dépense ayant pour objectif d’aider la structure à démarrer son activité.
Voici quelques exemples récurrents (liste non exhaustive) :
Les formalités d’immatriculation
Selon le type de structure créée, le coût des formalités n’est pas le même.
Ainsi, l’inscription d’une micro-entreprise par l’intermédiaire de l’INPI se fera gratuitement. Alors que la création d’une SAS coûtera divers frais de publication : immatriculation au RCS, formalités de publicité légale, dépôt éventuel d’une marque.
Les immobilisations
Les immobilisations sont les investissements qui seront utilisés sur plusieurs années.
Afin de démarrer son activité au plus vite, il faut parfois effectuer certaines dépenses en amont. Il peut s’agir :
- d’éléments corporels comme un ordinateur ou du mobilier de bureau.
- d’éléments incorporels comme une licence d’utilisation ou un fonds de commerce.
- d’éléments financiers comme une caution ou un dépôt de garantie.
Les frais de conseil
Il est possible de reprendre les dépenses d’honoraires tels que ceux liés à un expert-comptable pour la réalisation d’un prévisionnel, un avocat pour la rédaction des statuts ou encore ceux du mandataire qui va créer la société.
Autres dépenses
Aussi, on peut reprendre les dépenses de fournitures, de petits équipements, de frais d’assurance ou encore de premier loyer.
Pensez à bien conserver tous les justificatifs de ces dépenses menées avant le début de l’activité et à vérifier qu’elles respectent les conditions de forme (facture et mention en faveur de la société en formation).
II. Reprise des actes des fondateurs
Les actes des fondateurs avant statuts
Si l’un des fondateurs a signé un acte (ex : signature de bail) avant la signature des statuts, il faut bien penser à l’annexer aux statuts au moment de la signature.
La liste devra être exhaustive et permettra la reprise des actes. Ainsi, il faut bien reprendre toutes les dépenses en annexe.
Actes des fondateurs après signature des statuts
Si, lors de la signature des statuts, une personne (associé ou mandataire) est désignée pour engager les dépenses liées à la société en formation, celles-ci seront automatiquement reprises.
Il est possible de définir et limiter les dépenses reprises dans les statuts.
Si rien n’a été prévu lors de la signature des statuts, les associés pourront toujours reprendre, au nom de la société, les dépenses effectuées avant l’immatriculation. Cela pourra être fait lors de la première assemblée générale.
Le cas de l’entreprise individuelle
Le régime particulier de l’entreprise individuelle permet de bénéficier de nombreuses simplifications administratives lors de la création et au cours de la vie de votre activité.
Il n’est notamment pas nécessaire de rédiger des statuts et d’apporter un capital social pour créer une entreprise individuelle.
Cependant, les dépenses engagées pour la création d’une telle structure restent bien récupérables par l’entrepreneur ayant avancé des frais.
Ces dépenses seront à ajouter au compte de l’exploitant au premier jour de l’enregistrement de la structure et pourront donc faire l’objet d’un remboursement intégral.
Attention : En cas de création d’une entreprise individuelle sous le régime de la micro-entreprise, les dépenses engagées ne seront pas récupérables.
III. Comment comptabiliser vos dépenses de début d’activité ?
Lors de la reprise des dépenses, il convient donc de les enregistrer en comptabilité. Cela se fait par l’intermédiaire d’une note de frais. Pour enregistrer vos notes de frais en comptabilité, vous avez plusieurs options avec macompta.fr :
1. Sur le web
Rendez-vous dans le Menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Notes de frais. Par défaut, le mois en cours s’affiche en haut de la page, mais vous pouvez sélectionner le mois correspondant à votre dépense.
Les notes de frais et autres factures antérieures à la création de l’entreprise, doivent être enregistrées en comptabilité au premier jour d’existence de la structure. C’est à dire à la date de son immatriculation.
Vous pouvez sélectionner un jour, une référence d’opération facultative et un libellé pour votre note de frais. Vous indiquez qui a payé la dépense. Il pourra s’agit du chef d’entreprise dans une entreprise individuelle, d’un associé, d’un dirigeant dans une société. Vous ajoutez également le montant HT de la dépense, le taux et le montant de TVA ainsi que le montant TTC.
Une fois saisie, votre note de frais est imputée dans les comptes comptables correspondants. Ces frais pourront être remboursés ultérieurement.
2. Avec l’application Notes de frais
Téléchargez l’appli Notes de frais sur les Store Android ou Apple.
Une fois l’appli téléchargée, il vous suffit de prendre une photo de votre justificatif avec votre smartphone. L’application reconnaît les informations instantanément : montant HT, TVA et TTC, SIREN fournisseur, catégorie de frais pour un traitement simple.
Il ne vous reste plus qu’à vérifier les informations reconnues automatiquement, sélectionnez le salarié ayant payé et le mode de paiement utilisé.
Vous pouvez ensuite valider la note de frais, qui sera automatiquement imputée dans le bon compte comptable et visible sur le web. NB : Découvrez en tuto comment scanner votre première note de frais !
3. Quelques exemples de comptes utiles
Pour consulter votre plan comptable et créer de nouveaux comptes, rendez-vous dans le menu Mon dossier / Comptabilité / Liste des comptes. Vous pouvez également créer un compte directement au moment où vous saisissez votre note de frais.
Quelques exemples de comptes utiles lors de la création de votre entreprise :
- 6063xx « Fournitures d’entretien et de petit équipement » ou 6064xx « Fournitures administratives » pour les petites dépenses accessoires de matériel de bureau et de fournitures
- 6161xx « Primes d’assurances multirisques »
- 6226xx « Honoraires » pour les frais d’avocat ou de commissaire au compte
- 6227xx « Frais d’actes et de contentieux » pour les frais de Greffe
- 6231xx « Annonces et insertions » pour la publicité légale
NB : vous trouverez dans les FAQ macompta.fr, des modèles d’écritures pour la comptabilisation des écritures de constitution, de l’apport initial, etc…