C’est la première question à se poser lorsqu’on met en place une organisation comptable. Comptabilité d’engagement ou de trésorerie ? En clair, doit-on enregistrer les factures et les paiements ou peut-on se contenter de saisir les paiements ? Et quand doit-on les enregistrer ? Entre les obligations légales, les besoins d’information du chef d’entreprise, la pratique des cabinets comptables, pas facile de s’y retrouver. Nous faisons le point sur ce sujet capital quand on veut tenir la comptabilité de sa société.
En résumé
- Comptabilité d’engagement : obligatoire par défaut. Les opérations sont enregistrées à la date de la facture.
- Comptabilité de trésorerie : possible sous conditions (régime réel simplifié), en n’enregistrant que les paiements pendant l’année puis les créances/dettes à la clôture.
- Avantage trésorerie : simplicité (travail à partir du relevé bancaire).
- Inconvénients trésorerie : pas de suivi automatique clients/fournisseurs, résultat connu seulement en fin d’exercice.
- Avantage engagement : vision en temps réel du résultat et de la trésorerie, suivi précis des factures et paiements.
- Outils adaptés comme macompta.fr permettent de simplifier la saisie et de rendre l’engagement accessible même aux TPE.
Comptabilité d’engagement : la méthode officielle
L’article L123-12 du code de commerce précise : Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.
L’enregistrement des opérations doit donc se faire à la date de la vente ou de la réalisation de la prestation. Cette date est en principe également la date de la facture du fournisseur. En effet, c’est au moment de la vente que la créance naît sur le client.
La méthode de base est donc la comptabilité d’engagement, aussi appelée comptabilité Créances / Dettes.
Comptabilité de trésorerie : une simplification sous conditions
L’article L123-15 du code de commerce indique : Les personnes physiques placées sur option ou de plein droit sous le régime réel simplifié d’imposition peuvent n’enregistrer les créances et les dettes qu’à la clôture de l’exercice.
Cette simplification concerne également les personnes morales.
On peut donc, que l’on soit entrepreneur individuel ou société commerciale, n’enregistrer que les paiements en cours d’année. Puis enregistrer les créances et les dettes en fin d’exercice. Il s’agit des factures non encore payées.
On parle alors de comptabilité Recettes / Dépenses.
Pour mémoire les seuils du régime simplifié sont de 818 K€ de chiffre d’affaires, pour une activité de ventes de marchandises et de 247 K€ en prestations de service. Ces seuils sont assez élevés. Ils permettent à la plupart des TPE de faire leur choix en fonction des aspects pratiques de la question.
Comptabilité de trésorerie : quels inconvénients ?
La comptabilité de trésorerie a un avantage : sa simplicité.
On tient sa comptabilité à partir de son relevé bancaire. Cette méthode est d’ailleurs la méthode de droit commun pour tous ceux qui ne sont pas commerçants ou assimilés : professions libérales, SCI n’ayant pas opté pour l’IS. De nombreuses associations l’utilisent également.
Les éditeurs de logiciels de comptabilité proposent quasiment tous aujourd’hui des fonctions de connexion bancaire et d’imputations automatiques. Ces fonctions rendent ce type de comptabilité très simple à tenir.
Mais la comptabilité de trésorerie présente également un gros inconvénient : l’absence de suivi des comptes clients et fournisseurs. En effet, lorsqu’on n’enregistre pas les factures en comptabilité, le suivi doit se faire manuellement. Pas besoin d’avoir beaucoup de clients ou fournisseurs pour se rendre compte qu’un suivi extra comptable est source de perte de temps et d’erreurs.
Autre inconvénient de la comptabilité de trésorerie : on ne connaît pas le résultat de son activité en temps réel. La comptabilité d’engagement permet de connaître son résultat courant, chaque fin de mois, dès que tout est saisi. Pas la comptabilité de trésorerie ; il faudra attendre la fin de l’exercice et l’enregistrement des créances et des dettes. Et même si vous êtes en SAS avec un seul client, connaître son résultat en temps réel présente des avantages indéniables. Par exemple, connaître la TVA ou l’IS ou les charges sociales que l’on devra payer en début d’année suivante.
Comptabilité d’engagement : plus compliquée ?
On voit que la comptabilité d’engagement est plus performante que la comptabilité de trésorerie. D’ailleurs en pratique les cabinets comptables réservent la comptabilité de trésorerie aux plus petites entreprises. Celles qui réalisent toutes leurs opérations comptant (BtoC). Dès qu’il faut pouvoir pointer les factures clients et fournisseurs avec les paiements, on passe en comptabilité d’engagement.
Alors, quelles sont les contraintes de la comptabilité d’engagement ? Tout d’abord de devoir enregistrer deux écritures comptables au lieu d’une : une pour la facture, l’autre pour le paiement.
Heureusement, la saisie est aujourd’hui fortement automatisée. Avec un logiciel de Facturation intégré, on importe dans le logiciel de comptabilité toute la facturation. La saisie des factures fournisseurs est très simplifiée avec l’OCR web qui reconnaît automatiquement les informations (montants HT et TTC, SIREN…) à partir d’un PDF.
Elle sera entièrement automatisée avec l’arrivée prochaine de la facturation électronique. La connexion bancaire automatique permet également d’importer sa banque facilement.
Autre contrainte de la comptabilité d’engagement : il est nécessaire de vérifier les comptes clients pour s’assurer que factures et paiements concordent. C’est ce que les comptables appellent le lettrage. En pratique, les fonctions de pointage des logiciels de comptabilité permettent de réaliser ce contrôle rapidement.
Comptabilité d’engagement ou de trésorerie : macompta.fr vous accompagne
Le point important pour tenir une comptabilité d’engagement est celle d’avoir le bon outil.
Saisir une facture dans un logiciel de comptabilité inadapté à l’utilisateur est compliqué et source d’erreurs. Quels comptes utiliser ? Au débit, au crédit ? Pour le HT, la TVA ?
Chez macompta.fr, pour contourner cette difficulté, nous proposons une saisie simplifiée. Elle permet d’épargner à l’utilisateur le casse-tête de la comptabilité en partie double et la connaissance obligatoire du plan comptable.
Le supplément de travail nécessaire à une tenue de comptabilité d’engagement apparaît alors comme limité comparé à ses bénéfices.
Enfin si le doute persiste, il est toujours possible avec un logiciel de comptabilité comme macompta.fr de démarrer en comptabilité de trésorerie. Vous pourrez basculer en comptabilité d’engagement dès que le besoin s’en ressentira.
