Souvent sous-estimé, le budget d’activité est pourtant essentiel à la bonne gestion d’une entreprise ou d’une association. Il vous offre une vision sur les performances de votre activité et sur votre situation financière pour l’année à venir. Ainsi, il vous aide à ajuster vos orientations stratégiques et à fixer des objectifs chiffrés à vos équipes.
On vous dit tout sur le rôle du budget d’activité et on vous explique comment construire le vôtre.
En résumé
- Le budget d’activité est un tableau qui estime vos produits, vos charges et votre résultat pour les 12 prochains mois.
- Il vous donne une vision prévisionnelle à court terme de l’évolution de vos résultats.
- Il vous aide aussi à fixer vos objectifs opérationnels pour l’année à venir et à les tenir.
- Couplé à un plan de trésorerie, il vous permet d’anticiper vos besoins de liquidités.
- Tout au long de l’année, il vous permet de comparer les prévisions de votre budget avec vos charges et produits réalisés.
Qu’est-ce qu’un budget d’activité ?
Le budget d’activité (ou budget prévisionnel) est un tableau qui liste l’ensemble des produits et charges d’une structure pour une période future, qui correspond généralement à un exercice comptable. À la différence du prévisionnel financier qui a pour horizon les 3 à 5 prochaines années, il se concentre sur la profitabilité à court terme.
Il vous offre une vision sur les perspectives de votre entreprise ou de votre association pour l’année à venir. C’est ainsi un outil incontournable de votre gestion financière.
Bon à savoir : Vous n’êtes pas obligé d’attendre la fin de l’année pour établir votre budget. Vous pouvez réviser vos prévisions mensuellement, afin de toujours disposer d’une vision actualisée de vos résultats probables sur 12 mois.
Pourquoi construire un budget d’activité ?
Le budget prévisionnel est un outil précieux pour tout dirigeant d’entreprise. Il vous aide à planifier vos produits et charges, à contrôler le respect des prévisions. Il vous permet d’évaluer la performance, la viabilité et la rentabilité de votre activité pour les 12 prochains mois. Il vous offre une vision des résultats à venir et vous permet de les décliner en objectifs concrets.
Bon à savoir : Il est intéressant d’établir un plan de trésorerie en complément de votre budget prévisionnel. En effet le budget se base sur la date d’engagement de vos ventes ou de vos achats. Si des décalages de règlement existent entre la date de facturation et de règlement, le budget prévisionnel ne le montre pas. Par ailleurs les investissements et les financements n’apparaissent pas dans le budget prévisionnel. Un plan de trésorerie élaboré à partir du budget prévisionnel, permet de combler ces lacunes en montrant clairement l’impact de l’activité, des investissements et des financements sur la situation de trésorerie.
Enfin, le budget d’activité peut être un outil de communication puissant auprès des organismes de crédit et des investisseurs. Il vous aide à décrocher un emprunt en illustrant les perspectives de votre activité à court terme. Les banques vont évaluer le réalisme des projections présentées et exigeront parfois un prévisionnel financier complet pour obtenir une vision à plus long terme.
Les collectivités demandent aussi souvent un budget annuel aux associations avant de leur accorder des subventions. Ce document atteste du sérieux de votre gestion.
Comment construire un budget d’activité ?
Découvrez comment construire et suivre votre budget d’activité en 5 étapes.
Étape 1 : Evaluez vos produits
Commencez par évaluer votre chiffre d’affaires.
Dans le cas d’une entreprise existante, partez de vos performances passées, des évolutions de votre offre commerciale, de celle des concurrents. Il est utile de décomposer le chiffre d’affaires en volume x prix. Dans le cas d’une création d’activité, reprenez les éléments de votre étude de marché.
- Anticipez-vous une croissance des volumes, des prix ?
- Au contraire, les perspectives du marché sont-elles défavorables ?
Vous devez répartir vos recettes mois par mois, en tenant compte de la saisonnalité de votre activité. Votre activité est-elle liée aux congés scolaires ? aux saisons ? aux fêtes de fin d’année ?
Bon à savoir : Il est recommandé de formuler plusieurs hypothèses (optimiste, réaliste et pessimiste). Ainsi, vous pourrez évaluer les conséquences financières d’un surplus ou d’un déficit d’activité.
Si vous dirigez une association, vous devez aussi chiffrer les dons, adhésions et subventions que vous espérez percevoir.
Étape 2 : Listez vos charges
Vous devez ensuite identifier et quantifier l’ensemble de vos charges pour l’exercice à venir, mois par mois. Elles correspondent notamment :
- aux achats de matières premières et de marchandises ;
- aux consommations d’énergie (eau, électricité, gaz, carburant) ;
- aux fournitures et au matériel à renouveler ;
- à vos loyers ;
- à vos charges d’assurance ;
- à vos impôts et taxes (CFE, IR ou IS, taxe foncière, etc.) ;
- à vos charges de personnel (salaires et cotisations sociales) ;
- aux dotations aux amortissements de l’exercice.
Vous pouvez vous appuyer sur votre dernier compte de résultat pour lister vos charges. Toutefois, n’oubliez pas d’actualiser leurs montants en fonction des changements tarifaires et des évolutions de votre activité.
Certaines de ces charges sont variables, c’est-à-dire qu’elles fluctuent en fonction du niveau de votre chiffre d’affaires. C’est par exemple le cas des achats de matières premières. D’autres sont fixes : elles ne varient pas, quels que soient vos volumes de production (loyers, dotations aux amortissements, etc.).
Étape 3 : Calculez votre budget d’activité
Vous devez ensuite reporter les données collectées au cours des deux premières étapes dans votre budget prévisionnel. Il se présente comme un tableau, avec :
- une colonne pour chacun des 12 mois de l’année ;
- une ligne pour chaque poste de dépenses ou de recettes identifié ;
- des lignes intermédiaires pour les ratios que vous souhaitez suivre : marge, EBE, etc
- une dernière ligne pour afficher le résultat (bénéfice ou perte) des opérations de la période.
Étape 4 : Analysez votre budget prévisionnel
La dernière étape consiste à tirer des conclusions de votre budget prévisionnel ; Le chiffre d’affaires couvre-t-il toutes les charges obligatoires ? Le niveau de profit est il suffisant pour vous rémunérer ? pour rembourser vos emprunts ?
Quel serait l’impact sur le résultat et la trésorerie d’un chiffre d’affaires supérieur à l’objectif de 30 %, inférieur de 30 % ?
Vous pouvez calculer divers indicateurs de performance (KPIs). L’étude de la croissance de votre chiffre d’affaires sur 12 mois ou de vos taux de marge peut par exemple être intéressante. L’analyse des soldes intermédiaires de gestion (SIG) également. Vous pouvez décliner ces ratios en objectifs à présenter à vos différentes parties prenantes (investisseurs, banquiers, partenaires, etc.).
Étape 5 : Comparez vos prévisions et vos résultats
La construction de votre budget d’activité est essentielle pour vos prévisions financières. Toutefois, vous ne devez pas l’archiver dès sa finalisation. Vous devez au contraire le confronter à vos résultats réels, afin de vous assurer que votre entreprise atteigne ses objectifs.
Vous allez rapprocher vos prévisions de vos réalisations tout au long de l’année. Chaque mois, analysez votre budget d’activité ligne par ligne afin d’identifier les écarts significatifs. Le cas échéant, vous pourrez ainsi mener des actions correctrices ou ajuster vos projections pour les mois suivants.
C’est pour bientôt ! Nos équipes développent actuellement un nouveau module budget. Cette fonctionnalité vous permettra de faire votre budget d’activité et de comparer votre budget prévisionnel avec vos réalisations en un clin d’œil !
