La réforme de la facturation électronique entrera en vigueur à compter du 1er septembre 2026 et concernera l’ensemble des entreprises. Dès cette date, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émission de factures électroniques sera mise en place de manière progressive. Elle concernera notamment les petites entreprises à partir de septembre 2027. À cela s’ajoutera l’obligation de transmettre automatiquement les données de TVA via une Plateforme Agréée (PA).
Dans ce nouveau cadre, une question revient souvent : comment traiter les frais professionnels payés par les collaborateurs ? Notes de frais, achats avancés, déplacements… Ces situations du quotidien sont concernées par la réforme. Les normes AFNOR apportent une réponse claire et sécurisante. Voyons l’essentiel.
Cas d’usage – Le collaborateur paie, mais la facture est au nom de l’entreprise
Dans ce cas d’usage décrit par la norme AFNOR, le collaborateur avance personnellement les frais, mais la facture est bien établie au nom de l’entreprise.
Il s’agit d’un point essentiel : dès lors que l’entreprise est le destinataire de la facture, celle‑ci entre dans le périmètre du e‑invoicing.
À faire côté collaborateur
- Donner au vendeur l’adresse de facturation électronique de son entreprise.
L’entreprise peut, si elle le souhaite, dédier une adresse spécifique aux frais de collaborateurs, par exemple :SIREN_FRAISCOLLABORATEUR. Cette organisation est particulièrement utile lorsque le volume de notes de frais est important. - Fournir au vendeur une information de rapprochement à faire figurer sur la facture, afin de permettre à l’entreprise d’identifier la dépense et de la relier au justificatif interne (numéro de ticket, matricule du collaborateur, référence interne, etc.).
Côté vendeur
- Émettre une facture au nom de l’entreprise
- Indiquer que la facture est déjà payée, conformément aux spécifications :
- BT113 = montant TTC
- BT115 = 0
- La norme prévoit la possibilité d’indiquer le collaborateur comme tiers payeur via un identifiant, mais les usages recommandent d’éviter toute mention nominative, pour des raisons de conformité RGPD.
Côté entreprise (acheteur)
- La facture est reçue normalement via la Plateforme Agréée (PA).
- Elle est traitée comme une facture fournisseur classique, sans circuit spécifique.
- La TVA est déductible, puisque la facture est libellée au nom de l’entreprise.
- L’entreprise procède ensuite au remboursement du collaborateur, selon ses règles internes de gestion des frais.
Cas d’usage – Le collaborateur dispose d’un ticket ou d’une facture à son nom
Dans ce cas, le vendeur émet un ticket de caisse ou une facture au nom du collaborateur, et non au nom de l’entreprise.
Cette opération ne relève pas du e‑invoicing, mais du e‑reporting côté vendeur.
Côté vendeur
- La vente est déclarée dans le cadre du e‑reporting B2C, puisqu’elle est réalisée au nom d’un particulier.
- Sur demande ultérieure, le vendeur peut :
- émettre une facture B2B avec la mention “TVA déjà collectée”, ou
- produire une e‑facture corrective, si son système de caisse le permet.
Côté collaborateur
- Le collaborateur transmet le ticket ou la facture établie à son nom à l’entreprise, afin d’obtenir le remboursement des frais engagés.
Côté entreprise (acheteur)
- Le ticket ou la facture ne constitue pas une facture électronique B2B et ne transite donc pas via une Plateforme Agréée.
- La TVA n’est en principe pas déductible, la facture n’étant pas établie au nom de l’entreprise.
Une tolérance administrative peut toutefois s’appliquer pour certaines notes de frais de faible montant. - Pour sécuriser la récupération de la TVA, l’entreprise peut demander l’émission d’une e‑facture au nom de l’entreprise, lorsque cela est possible.
Traitement des frais payés par les collaborateurs, en résumé
| Situation | E‑invoicing | TVA déductible | Action recommandée |
|---|---|---|---|
| Facture au nom de l’entreprise | Oui | Oui | Utiliser une adresse de facturation dédiée (ex. SIREN_FRAISCOLLABORATEUR) |
| Ticket / facture au nom du collaborateur | Non (e‑reporting B2C) | Non* | Éviter cette situation ou demander une facture au nom de l’entreprise |
* Sauf tolérance administrative pour certaines notes de frais de faible montant ou facture réémise au nom de l’entreprise.
Pourquoi c’est important ?
Avec la généralisation de la facturation électronique, les notes de frais prennent une nouvelle dimension. Les entreprises doivent veiller à clarifier leurs pratiques, notamment en matière de TVA, de responsabilité et de transmission des factures par voie électronique.
Anticiper ces règles permet de gagner du temps, d’éviter les incompréhensions et de sécuriser le traitement des frais du quotidien.
Certaines dépenses méritent un éclairage spécifique. C’est notamment le cas des notes de frais de restaurant, qui obéissent à des règles particulières en matière de TVA et de justificatifs. Retrouvez notre décryptage complet dans cet article : Gérer les notes de frais de restaurant avec la facturation électronique
Macompta.fr simplifie la gestion des frais professionnels
En tant que Plateforme Agréée (PA), macompta.fr intègre nativement la gestion des situations liées aux frais avancés par les collaborateurs. La plateforme permet notamment la réception des factures concernées, tout en assurant une compatibilité complète avec les cas d’usage ci dessus.
Les données fiscales sont restituées de manière conforme aux exigences de la réforme de la facturation électronique, garantissant ainsi un traitement sécurisé et cohérent avec les obligations d’e‑invoicing et d’e‑reporting.
Résultat : l’entreprise reste en conformité, et les collaborateurs peuvent continuer à avancer des frais simplement, sans complexifier les processus internes.
