Plus la digitalisation des entreprises avance, plus les questions de sécurité et d’intégrité des données prennent de l’importance. La facturation est le moment où le risque de fraude et d’erreur est le plus élevé. Réaliser une facture Excel ou Word présente de tels dangers que c’est devenu interdit pour un grand nombre de professionnels.  

Faire des factures conformes à la loi

Depuis le 1er janvier 2018, la loi impose un certain nombre d’obligations dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA. L’article 286-I-3 bis du Code général des impôts (CGI) prévoit l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse répondant à 4 conditions : inaliénabilité, sécurisation, conservation et d’archivage des données. 

Un logiciel ou un système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, qui consiste à enregistrer des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services. Ainsi tout logiciel qui permet d’enregistrer le paiement d’un particulier, par exemple lors de l’établissement d’un devis ou d’une facture, rentre dans le champ de la loi.

Les quatre conditions édictées remplies permettent d’obtenir une certification ou une attestation de la part de l’éditeur de la solution. Et, les éditeurs de traitement de texte et de tableurs ne remplissent pas les conditions requises. Il convient donc d’abandonner définitivement l’idée d’une facture établie sous Excel ou sous Word : 

• une fiabilité incertaine, 
• absence de traçabilité des modifications réalisées, 
• aucune clôture des opérations, 
• absence de vérification de l’archivage des données. 

Cela concerne tout assujetti à la TVA, personne physique ou morale, qui effectue des ventes de biens ou des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation et à destination des particuliers. 

Dans les autres cas, les assujettis BtoB  exclusivement (entre professionnels) ont l’obligation de fournir des factures conformes aux règles comptables. Les micro-entrepreneurs en franchise de TVA n’entrent pas dans le champ de cette loi anti-fraude à la TVA… ce qui ne veut pas dire qu’ils sont exempts d’établir des factures conformes ! 

D’autant plus que la facture électronique sera obligatoire pour les entreprises entre 2023 et 2025. Alors autant se préparer dès maintenant car la facture Excel ne répondra pas aux normes minimales exigées pour la facturation électronique ! 

Les inconvénients d’une facture Excel ou Word

Trop souvent, les petites entreprises commencent leur activité sans logiciel de facturation. Ainsi, elles réalisent leurs factures avec un simple tableur ou un traitement de texte, en recopiant le document précédent. Mais le copier-coller a ses limites. Qui n’a jamais reçu une facture avec des informations client ou articles erronés? Quid des montants de TVA faux ou dont le TTC n’est pas égal au total HT plus TVA?

Sans parler des risques fiscaux, établir des factures médiocres sur Excel a une image désastreuse pour votre entreprise. Cela vous fera perdre des marchés. Cela donnera une image non sérieuse, d’amateurisme, difficile à rattraper.

Pourtant des solutions simples et peu coûteuses permettent de réaliser une facturation professionnelle qui donne une image sérieuse et sont compatibles avec la réglementation comptable et fiscale. Un logiciel de facturation comme celui de MaCompta.fr offre aux entreprises, dès 3 euros HT, des factures conformes et personnalisées, de manière intuitive. 

Finie la facture non conforme au devis puisque chaque devis se transforme en un clic en une facture. Adieu les doublons de numéros de facture (interdits par la loi) ou une facturation oubliée. Associé à un logiciel de comptabilité, le logiciel de facturation offre une gestion parfaite des impayés, de la TVA, du suivi clients,  etc. Bref, une bonne gestion d’entreprise pour quelques euros par mois. Le tout en mode SaaS (Software as a service) , c’est-à-dire sans installer un logiciel sur chaque ordinateur. A l’heure du travail nomade et du télétravail, c’est plus pratique de se connecter d’où l’on veut, quand on veut.  

Les sanctions d’une facture erronée

La première sanction concerne l’activité de l’entreprise. Multiplier les erreurs de calcul conduit trop souvent à perdre du temps à régler les litiges clients. Vous devrez également gérer les retards de règlement, voire des problèmes de trésorerie. 

En outre, en cas de contrôle fiscal, un système de facturation non conforme à la loi sera sanctionnée par une amende de 7 500 euros. Une nouvelle amende de 7 500 euros est possible en l’absence de certificat de conformité ou d’attestation dans les 60 jours. 

Résumons : une facture réalisée sous Excel ou Word est souvent illégale, est une source d’erreur et fait perdre du temps au dirigeant d’entreprise. N’hésitez pas à adopter les bons outils avec un logiciel de facturation et de comptabilité simple et adapté à la taille de votre entreprise. Une bonne gestion est la clé de la réussite quel que soit votre secteur d’activité.