Plus la digitalisation des entreprises avance, plus les questions de sécurité et d’intégrité des données prennent de l’importance. La facturation est le moment où le risque de fraude et d’erreur est le plus élevé. Réaliser une facture Excel ou Word présente de tels dangers que c’est devenu interdit pour un grand nombre de professionnels.
Faire des factures conformes à la loi
Depuis le 1er janvier 2018, la loi impose un certain nombre d’obligations dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA. L’article 286-I-3 bis du Code général des impôts (CGI) prévoit l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse répondant à 4 conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.
Un logiciel ou un système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, qui consiste à enregistrer des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services. Ainsi, tout logiciel qui permet d’enregistrer le paiement d’un particulier, par exemple lors de l’établissement d’un devis ou d’une facture, rentre dans le champ de la loi.
Le respect des quatre conditions édictées permet à l’éditeur de la solution d’obtenir une certification. Depuis la loi de finances 2025, cette certification doit obligatoirement être produite par un organisme accrédité. Ainsi, la conformité de votre logiciel ne peut plus être prouvée par une simple attestation produite par son éditeur.
Or, les éditeurs de traitement de texte et de tableurs ne remplissent pas les conditions requises. Il convient donc d’abandonner définitivement l’idée d’une facture établie sous Excel ou sous Word. Ces solutions présentent :
- une fiabilité incertaine ;
- une absence de traçabilité des modifications ;
- aucune possibilité de clôture des opérations ;
- une absence de vérification de l’archivage des données.
Ces règles s’appliquent à tout assujetti à la TVA, personne physique ou morale, qui effectue des ventes de biens ou de prestations de services à destination des particuliers.
Dans les autres cas, les assujettis BtoB exclusivement (entre professionnels) ont l’obligation de fournir des factures conformes aux règles comptables. Les micro-entrepreneurs en franchise de TVA n’entrent pas dans le champ de cette loi anti-fraude à la TVA… Ce qui ne veut pas dire qu’ils sont exempts d’établir des factures conformes !
D’autant plus que la facture électronique sera obligatoire pour les PME et les micro-entreprises à partir du 1er septembre 2026. Alors, autant se préparer dès maintenant, car la facture Excel ne répondra pas aux normes exigées pour la facturation électronique !
Les risques d’une facture Excel ou Word
Trop souvent, les petites entreprises commencent leur activité sans logiciel de facturation. Ainsi, elles réalisent leurs factures avec un simple tableur ou un traitement de texte, en recopiant le document précédent. Mais le copier-coller a ses limites. Qui n’a jamais reçu une facture avec des informations clients ou articles erronées ? Qu’en est-il des documents présentant des montants de TVA faux ou dont le TTC n’est pas égal au total HT plus la TVA ?
Sans parler des risques fiscaux, établir des factures médiocres sur Excel a une image désastreuse pour votre entreprise. Cela vous fera perdre des marchés. Cela donnera une image non sérieuse, d’amateurisme, difficile à rattraper.
Pourtant des solutions simples et peu coûteuses permettent de réaliser une facturation professionnelle qui donne une image sérieuse et sont compatibles avec la réglementation comptable et fiscale. Le logiciel de facturation de macompta.fr vous permet d’envoyer des devis, factures et avoirs conformes et personnalisés, de manière intuitive. L’abonnement au logiciel Facturation inclut également une appli mobile pour suivre facilement votre gestion commerciale, même en déplacement !
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👉 Bref, une bonne gestion d’entreprise pour quelques euros par mois. Le tout en mode SaaS (Software as a service), c’est-à-dire sans installer un logiciel sur chaque ordinateur. À l’heure du travail nomade et du télétravail, c’est plus pratique de se connecter d’où l’on veut, quand on veut.
Les sanctions pour une facture erronée
La première sanction concerne l’activité de l’entreprise. Multiplier les erreurs de calcul conduit trop souvent à perdre du temps à régler les litiges clients. Vous devrez également gérer les retards de règlement, voire des problèmes de trésorerie.
En outre, en cas de contrôle fiscal, vous encourrez une amende de 7 500 € par logiciel non conforme. Une nouvelle amende de 7 500 € est possible en l’absence de régularisation dans les 60 jours.
La loi prévoit aussi des sanctions en cas de mentions obligatoires manquantes ou inexactes sur vos factures. L’amende s’élève à 15 € par mention et par facture incorrecte. Elle est toutefois plafonnée au quart du montant de la vente.
Résumons : une facture réalisée sous Excel ou Word est souvent illégale, est une source d’erreur et fait perdre du temps au dirigeant d’entreprise. N’hésitez pas à adopter les bons outils avec un logiciel de facturation et de comptabilité simple et adapté à la taille de votre entreprise. Une bonne gestion est la clé de la réussite, quel que soit votre secteur d’activité !
