Frais de déplacements des salariés : obligations et options pour l’employeur

Pour se rendre sur leur lieu de travail depuis leur domicile, certains salariés utilisent les transports en commun ou leur propre véhicule. Ces déplacements occasionnent des frais qui peuvent, dans certains cas, être remboursés par l’employeur et exonérés de cotisations. Dans cet article, nous faisons le point sur les frais de déplacements des salariés et les obligations et options pour l’employeur. Dans une première partie, nous abordons la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement au transport en commun. Quand il n’y a pas de transport en commun et que le salarié utilise son véhicule, l’employeur peut mettre en place la prime de transport ou les indemnités kilométriques. Enfin, nous présentons le forfait mobilités durables en fin d’article.

Prise en charge de l’abonnement de transports en commun : une obligation pour l’employeur

La prise en charge par l’employeur des frais de transport public est obligatoire. Cela concerne les déplacements en métro, bus, tramway, train et vélo en location. Légalement, la prise en charge est de 50 % du montant de l’abonnement. L’employeur peut décider de rembourser davantage mais pas moins de 50 %.

La prise en charge obligatoire ne concerne que les abonnements. Elle ne s’applique pas aux titres de transport achetés à l’unité.

Chaque employeur, peu importe l’effectif de son entreprise, doit respecter cette règle. Le remboursement s’applique à tous les salariés sans distinction : CDI, CDD, temps pleins, temps partiels, alternants et stagiaires.

Pour bénéficier de ce remboursement, le salarié doit fournir une attestation de son abonnement à son employeur. Le montant de la prise en charge doit apparaître sur le bulletin de paie afin d’être exonéré d’impôt sur le revenu.

Prise en charge des frais de carburant via prime de transport ou indemnités kilométriques : des dispositifs facultatifs pour l’employeur

Les frais de carburant peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur mais ce n’est pas une obligation.

Ce remboursement peut prendre la forme d’une indemnité kilométrique ou d’une prime de transport.

Les conditions d’octroi d’une indemnité pour le trajet domicile-travail en voiture sont les mêmes pour ces deux modes de remboursement. En revanche, les règles relatives au versement et à l’exonération de cotisations sociales diffèrent pour l’employeur.

La prime de transport

La prime de transport est une prise en charge par l’employeur de l’ensemble ou d’une partie :

• des frais de carburant du salarié ;
• de ses frais d’alimentation de véhicule électrique, hybride rechargeable ou à hydrogène.

Pour qui ?

Elle concerne tous les employeurs de droit privé, sans obligation. Si elle est prévue, sa mise en place passe par un accord d’entreprise et doit s’appliquer à l’ensemble des salariés.

Le salarié peut prétendre à la prime de transport si :

• sa résidence habituelle (ou son lieu de travail) est située en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains ;
• l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.

La prime de transport ne concerne pas les salariés disposant d’un véhicule ou d’un logement de fonction. Logiquement, elle ne concerne pas non plus ceux pour qui l’entièreté des frais de transport est déjà prise en charge par l’employeur.

La prime de transport est cumulable avec les indemnités kilométriques et le forfait mobilité durable.

Attribution de la prime de transport

Le montant de la prime, ainsi que ses critères d’attribution, est prévu par accord d’entreprise. L’employeur peut également prendre la décision de façon unilatérale, avec l’avis de l’éventuel Comité Social et Economique (CSE). Le montant varie pour chaque salarié en fonction de la distance domicile-travail.

Pour bénéficier d’une exonération de cotisation, la prime ne doit pas dépasser 400 € par an et par salarié pour les frais de carburant. Pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables et à hydrogène, ce montant s’élève à 700 €.

L’employeur doit pouvoir justifier du respect des conditions de prise en charge par le salarié (distance entre le domicile et le lieu de travail, horaires de travail du salarié). Il doit aussi pouvoir présenter une photocopie du certificat d’immatriculation du véhicule personnel du salarié.

Les indemnités kilométriques

Dans le cas des salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre sur leur lieu de travail, faute de transports en commun, les frais occasionnés peuvent être remboursés comme frais professionnels.

L’employeur peut alors verser au salarié des indemnités kilométrique en se basant sur le barème fiscal en vigueur. NB : Le barème 2024 devrait être disponible courant avril.

La prise en charge n’est pas soumise à cotisations si l’employé est contraint d’utiliser sa voiture personnelle en raison de contraintes horaires ou de l’absence de transports en commun.

En revanche, les cotisations s’appliquent si l’éloignement entre le domicile de l’employé et le lieu de travail résulte de préférences personnelles.

L’employeur doit fournir des preuves concernant :

• Le mode de transport utilisé par l’employé ;
• La distance entre le domicile et le lieu de travail ;
• La puissance fiscale du véhicule ;
• Le nombre de trajets effectués chaque mois.

De plus, l’employé doit attester qu’il ne transporte aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Au-delà du barème, l’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objectif. À défaut, l’ensemble des charges sociales s’appliquent à la partie excédentaire.

Le forfait mobilités durables : un dispositif écologique facultatif pour l’employeur

Le forfait mobilités durables (FMD) est un dispositif visant à favoriser des transports moins coûteux et moins polluants pour les entreprises du secteur privé. Il permet aux employeurs d’attribuer une indemnité exonérée de cotisations aux salariés privilégiant les modes de transport dits « à mobilité douce », tels que :

• Les vélos (électriques ou non) personnels et de location ;
• Le covoiturage ;
• Les véhicules de déplacement personnels (scooter, trottinettes, skateboards…) ;
• L’autopartage de véhicules (voitures en libre-service) ;
• Les transports en commun (hors abonnement) …

Il n’existe aucune obligation, chaque employeur peut, ou non, décider de mettre le forfait en place. Cependant, s’il choisit de le faire, il devra alors le faire pour l’ensemble des salariés éligibles. Ce qui concerne les CDI, CDD, intérimaires, alternants, stagiaires et temps partiels.

Le forfait mobilités durables est cumulable avec  :

• L’abonnement de transport : le montant des deux aides cumulées est de 800 € maximum par an ;
• Le carburant : maximum 400 € par an du total de la prise en charge ;
• Les frais d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène : maximum 700€ par an du total de la prise en charge.

En 2024, le plafond maximum d’exonération du FMD est de 700 € par salarié et par an. L’employeur peut décider de rembourser les frais de transport du salarié au-delà cette somme. Toutefois, la part remboursée supérieure à 700 € ne sera pas exonérée des cotisations sociales et sera soumise à l’impôt sur le revenu.

NB : Pour les départements et régions d’outre-mer : le montant de l’exonération est de 900 € par an.

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