Les entreprises devront bientôt passer à la facture électronique. Pour les TPE, l’obligation d’envoyer ses factures au format électronique est prévue pour janvier 2026. L’obligation de réception est prévue pour juillet 2024 pour toutes les entreprises.
Il reste donc encore un peu de temps aux entreprises et éditeurs pour se préparer.
Cependant, la facture électronique, comme les autres chantiers de numérisation, offre de réelles opportunités aux TPE. Les dirigeants seront bien avisés de maîtriser le sujet. Nous faisons le point sur l’essentiel de la réforme, les bénéfices que les TPE pourraient en retirer et les priorités de macompta.fr sur ce chantier.
L’essentiel de la réforme de la facture électronique
La réforme concerne la transmission des factures entre entreprises, c’est ce qu’on appelle l’e-invoicing. Mais le projet prévoit également la transmission à l’administration fiscale des factures et transactions B2B non domestiques ou B2C, c’est l’e-reporting.
L’e-invoicing
Il concerne les opérations entre assujettis à la TVA (B2B).
Les entreprises devront transmettre (et recevoir) leurs factures en passant par une plateforme de dématérialisation. Elles pourront choisir de passer par la plateforme publique de facturation (PPF) ou une plateforme privée (PDP). La PPF sera gratuite.
Un annuaire national permettra de connaître la plateforme choisie par l’entreprise et de lui acheminer ses factures.
Les factures devront être émises avec un socle minimum de données, dans un format structuré permettant le traitement informatique du fichier. Il ne sera donc plus possible de transmettre ses factures format papier, ou PDF. Ce dernier n’étant pas un format lisible informatiquement.
L’émetteur pourra choisir entre les différents formats proposés : UBL, CII, Facture-X. Cependant, au début, le dépôt de factures au format PDF restera possible. La plateforme se chargera alors de numériser la facture. De plus, la plateforme devra mettre à disposition de son client un lisible de la facture envoyée ou reçue.
Le client choisira le format de réception de ses factures. En cas de changement de format entre le format d’émission et de réception, la plateforme se chargera de la transformation.
Lors des échanges de factures entre clients et fournisseurs, les données nécessaires à l’administration fiscale seront extraites et retransmises via la PPF. Ces données visent à lutter contre la fraude fiscale et vont permettre un pré-remplissage de la déclaration de TVA.
L’e-reporting
À des fins de contrôle, les entreprises devront également déclarer à l’administration, les opérations B2B non domestiques (export) et B2C.
Cette obligation devra être remplie, par le dépôt des factures concernées sur la plateforme, ou par la transmission d’un état récapitulatif des transactions.
Enfin, il est également prévu que le système permette de suivre le cycle de vie de la facture, avec des statuts obligatoires (déposée par le fournisseur, rejetée ou refusée par le client, encaissée par le fournisseur) ou facultatifs (exemple : approuvée, paiement transmis…).
Quels bénéfices pour les TPE ?
Au-delà de la lutte contre la fraude et de la protection de l’environnement, l’e-invoicing devrait générer des gains de productivité importants pour les entreprises et sécuriser les opérations. Quelques exemples de bénéfices que l’on peut attendre de la réforme :
Facture électronique côté fournisseur :
- Être assuré de la bonne réception de sa facture par son client : un client indélicat ne pourra plus vous dire : « je ne l’ai pas reçue ». Les factures pourront être déposées sur la plateforme au fil de l’eau.
- Sécuriser ses factures : le système permettra de vérifier la présence de données obligatoires et leur cohérence au moment du dépôt sur la plateforme. Cela permettra de réduire les erreurs et les retards de paiement.
Facture électronique côté client :
- Recevoir instantanément ses factures représente un gain de temps important. On sait le temps perdu à collecter les factures sur les comptes mails, les boites mails, au courrier. Désormais, toutes vos factures seront à un seul endroit, sur la plateforme.
- Intégrer automatiquement les factures au système d’information (SI) de l’entreprise. Si votre SI le permet, la facture pourra être intégrée directement au système comptable. C’est l’énorme avantage d’un fichier structuré, les données sont lisibles par un programme. Ce qui n’est pas garanti avec un PDF.
- Le caractère obligatoire de la facture électronique et de son envoi via une plateforme rendent caducs les autres modes de transmission : mail, papier. Economie de temps de traitement, de fournitures et d’affranchissement à la clé.
Les priorités de macompta.fr
Le logiciel de facturation de macompta.fr permet d’envoyer instantanément vos factures par mail à vos clients. Pour vous accompagner dans la mise en place de la facture électronique, nous prévoyons les fonctionnalités suivantes dans un premier temps :
- Génération de vos factures au format factur-X. Ce format mixte présente l’avantage de comporter un fichier structuré et un PDF lisible.
- Dépôt automatisé de vos factures sur votre plateforme lors de la validation.
Côté comptabilité, nous prévoyons les évolutions suivantes :
- Récupération des factures sur votre plateforme
- Intégration automatisée en comptabilité
Le chantier est en cours. Beaucoup de précisions sont attendues. Mais soyez assuré que macompta.fr considère ce chantier comme prioritaire pour vous permettre de tirer tous les bénéfices de cette réforme.