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Association, Comment bien préparer son assemblée générale ordinaire ?

L’assemblée générale ordinaire est une réunion régissant le bon fonctionnement de votre association. Comment bien la préparer ? On vous explique tout !

Une assemblée générale : qu’est-ce que c’est ?

De quoi parle-t-on ?

L’assemblée générale (AG) est une instance essentielle dans la vie d’une association. Il est d’usage à prévoir dans les statuts l’obligation de réunir une fois par an cette assemblée. En effet, la loi de 1901 n’oblige pas la tenue d’une assemblée générale.

Cette réunion annuelle est l’occasion de :

  • présenter le bilan de l’année écoulée en rendant compte des activités effectuées 
  • valider les projets pour l’année à venir ainsi que le budget prévisionnel 
  • Fixer/modifier le montant de la cotisation
  • approuver les comptes

Surtout, l’assemblée générale permet aux membres de se rencontrer, d’échanger. Ainsi, chacun est impliqué dans les prises de décisions importantes de la structure.

Bon à savoir : les associations reconnues d’utilité publique agréées par des ministères bénéficiaires de subventions publiques sont tenues de tenir une assemblée générale annuelle.

Quelle est la différence entre assemblée générale ordinaire et extraordinaire ?

Il existe deux types d’AG :

  • les Assemblées Générales Ordinaires (AGO) : elles se réunissent annuellement et portent sur l’ensemble des sujets relatifs au fonctionnement normal de l’association (élection des membres dirigeants, présentation du rapport d’activité, approbation des comptes annuels, vote de la cotisation)
  • les Assemblées Générales Extraordinaires (AGE) : comme leur nom l’indique, elles se réunissent pour des occasions plus exceptionnelles, pour traiter de sujets urgents et/ou importants (modification de statuts, changement d’objet social, exclusion d’un adhérent, départ d’un dirigeant…).

À noter : les règles régissant chacune de ces assemblées sont prévues par les statuts, ainsi que les conditions de quorum et de majorité. Le quorum précise le nombre de votes des personnes présentes ou représentées nécessaires pour valider une décision.

La préparation de l’Assemblée Générale

Les règles de convocation

Les statuts de l’association définissent les règles relatives au fonctionnement de l’assemblée générale.

Si rien n’est précisé au sujet de la convocation, il est coutume d’adresser une convocation écrite à l’ensemble des membres. Ce document doit indiquer la date, l’horaire et le lieu de la réunion ainsi que l’ordre du jour reprenant la liste des sujets à aborder. Le président doit signer cette convocation.

Il est possible d’annexer à ce courrier des documents (financier, rapport…) pour permettre aux membres de prendre connaissance en amont des dossiers qui seront abordés. Afin de laisser un temps suffisant pour découvrir les sujets, il convient d’envoyer le courrier 8 à 15 jours avant la date de l’AG.

Les conditions de quorum

L’Assemblée Générale est l’organe de décision dit « souverain ». Elle est la seule instance de décision mentionnée par la loi de 1901. Or les statuts de l’association définissent les conditions du quorum.

Ils doivent préciser d’une part, les personnes autorisées à voter et, d’autre part, le quorum, c’est-à-dire le nombre de votes des personnes présentes et représentées nécessaires pour la validation d’une décision.

Généralement, le secrétaire de l’association se charge de la bonne tenue de la feuille de présence. Cela permettra de prouver que le quorum est respecté. Il est également possible de prévoir le vote en ligne ou par correspondance.

Bon à savoir : un membre peut exiger l’annulation d’une décision ne respectant pas les conditions de quorum dans les 5 années suivant la délibération.

La tenue d’une assemblée générale

Déroulement d’une AG

Avant d’entamer l’assemblée générale, il faut vous assurer que le quorum est atteint en vérifiant les émargements sur la feuille de présence de l’assemblée.

Ceci étant fait, il faut procéder à la désignation d’un président de séance et un secrétaire (si rien n’est précisé dans les statuts à ce sujet).

Ensuite, nous effectuons la lecture de l’ordre du jour.

La séance peut alors commencer. Les membres votent et discutent de tous les sujets abordés. Le procès-verbal de l’assemblée, rédigé par le secrétaire en séance ou à postériori, reprend l’ensemble des décisions prises.

Les principales résolutions

L’assemblée générale conduit au vote des différentes résolutions. Elle doit valider notamment le rapport d’activité de l’association. Ce document complet reprend à la fois le rapport moral et le rapport financier. C’est le rôle du trésorier de présenter ce rapport financier.

Suite à cette présentation, l’assemblée vote l’approbation des comptes, l’affectation du résultat, le budget prévisionnel et le montant de la cotisation de l’année suivante. Si l’assemblée est dotée d’un Commissaire aux comptes (subventions publiques supérieures à 153.000 €), la lecture de son rapport précède le votre de la résolution d’approbation des comptes.

Les autres résolutions usuelles d’une AG portent sur les renouvellements des instances dirigeantes et les questions diverses relatives à la gestion de l’association.

L’importance du procès-verbal.

Les réunions de l’assemblée générale d’une association sont l’occasion de prendre d’importantes décisions. Il est donc fortement recommandé de rédiger un procès-verbal pour chaque séance afin d’acter les résolutions.

Bien que non obligatoire, ce document fait office de preuve, évite les litiges et vous préserve d’une éventuelle annulation d’une délibération pour vice de forme. Il convient d’apporter un soin tout particulier à la rédaction des procès-verbaux. Restez simple, concis et précis.

Comment rédiger le PV d’une assemblée générale ?

Plusieurs mentions sont indispensables sur ce document. Il convient de rappeler :

  • la date et le lieu de la réunion 
  • La feuille de présence
  • l’ordre du jour et l’ensemble des délibérations adoptées en séance.

Le président (ou la personne désignée par les statuts) doit signer le procès-verbal.

La préparation et la tenue d’une assemblée générale d’association n’ont à présent plus aucun secret pour vous ! Organisez sereinement cette réunion incontournable !

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