Dans la vie d’une société, il arrive qu’un salarié ou qu’un dirigeant doive réaliser des dépenses pour le compte de son entreprise. Il peut alors en demander le remboursement, par le biais d’une note de frais. Lorsque ces frais concernent des déplacements professionnels réalisés avec un véhicule personnel, ils donnent droit au versement d’indemnités kilométriques. Dans cet article, zoom sur leur rôle et méthode de calcul.
Définition et rôle des indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques (IK) sont des sommes, versées à un salarié ou au chef d’entreprise, qui permettent de le dédommager des déplacements professionnels qu’il a effectué avec son véhicule privé. Elles sont versées après l’établissement d’une note de frais par la personne qui en sollicite le remboursement. Leur calcul est basé sur un barème publié par l’administration fiscale.
Les salariés peuvent aussi opter pour le remboursement des frais réels. Néanmoins ce système demande de rassembler tous les justificatifs liés à vos déplacements professionnels, ce qui peut être contraignant.
Champ d’application
La loi encadre strictement le remboursement des frais de déplacement.
Qui peut bénéficier des indemnités kilométriques ?
Les salariés peuvent demander le remboursement de leurs indemnités kilométriques, au même titre que les dirigeants de l’entreprise. En revanche, un associé qui n’aurait aucune fonction officielle dans la société ne peut pas en bénéficier.
Pour pouvoir obtenir le remboursement de leurs frais kilométriques, les dirigeants ou les salariés doivent impérativement avoir effectué leurs déplacements avec leur véhicule personnel. Celui-ci peut être une voiture, mais aussi un deux-roues motorisé. Les trajets ne peuvent pas avoir été effectués avec une voiture appartenant à la société. Ce qui exclut notamment les véhicules de fonction.
Quels sont les trajets concernés ?
L’entreprise peut prendre en charge les déplacement effectués dans un cadre professionnel. La personne qui sollicite leur remboursement doit ainsi justifier ses déplacements, en indiquant leur date, le nombre de kilomètres parcourus et le nom du client pour lequel le trajet a été effectué.
En revanche, le champ d’application des indemnités kilométriques exclus les trajets domicile-travail. Ils ne peuvent normalement pas faire l’objet de remboursements par l’entreprise. Les dépenses engagées pour ces déplacements offrent cependant le droit à une déduction fiscale de 10 % du revenu net imposable, ou selon les frais réels. Le salarié peut choisir la méthode qu’il juge la plus avantageuse.
Barème 2023 des indemnités kilométriques
Le barème publié par l’administration fiscale permet le calcul du montant des IK. Celui-ci dépend du nombre de chevaux fiscaux du véhicule concerné (« CV » dans les tableaux ci-dessous), ainsi que du nombre de kilomètres parcourus (« d »). Trois barèmes différents sont disponibles, en fonction du type de véhicule utilisé.
Barème pour une voiture
Les résultats obtenus correspondent au prix à rembourser, en euros.
| Nombre de chevaux | Distance inférieure ou égale à 5 000 km | Distance entre 5 001 et 20 000 km | Distance supérieure ou égale à 20 001 km |
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
Ce barème concerne également les véhicules électriques, cependant ils bénéficient d’une majoration de 20% de leurs indemnités.
Barème pour une moto
Un barème spécifique s’applique si vous effectuez vos déplacements professionnels avec une moto.
| Nombre de chevaux | Distance inférieure ou égale à 3 000 km | Distance entre 3 001 et 6 000 km | Distance supérieure ou égale à 6 001 km |
| 2 CV et moins | d x 0,395 | (d x 0,099) + 891 | d x 0,248 |
| De 3 à 5 CV | d x 0,468 | (d x 0,082) + 1 158 | d x 0,275 |
| Plus de 5 CV | d x 0,606 | (d x 0,079) + 1 583 | d x 0,343 |
Barème pour un scooter
Ce barème s’applique à tous les deux-roues dont la cylindrée est inférieure à 50 cm3.
| Jusqu’à 3 000 km | Entre 3 001 et 6 000 km | Plus de 6 000 km |
| d x 0,315 | (d x 0,079) + 711 | d x 0,198 |
Quel que soit le mode de transport utilisé, les indemnités kilométriques ne subissent jamais de TVA. Elles ne peuvent donc pas donner de droit à déduction de cette taxe.
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