Le projet de Loi de Finance pour 2024 devrait permettre aux entreprises et aux différents acteurs du e-invoicing d’en savoir plus sur les prochaines échéances du calendrier de la facturation électronique, après le report de sa date d’entrée en vigueur annoncé en juillet cette année. 

Malgré ce report, la généralisation de cette réforme approche à grand pas et les entreprises devront bientôt échanger des factures électroniques, s’engageant encore davantage dans la transformation numérique.  

Vous vous demandez peut-être quels seront les différents formats utilisables et acceptés par l’administration fiscale. Et sous quelles formes, à termes, s’échangeront les factures ? Le choix d’un format parmi ceux proposés est l’un des principes fondamentaux pour permettre l’émission et la réception de factures, dans le respect des dernières normes européennes et des exigences réglementaires.

Rappels sur la facture électronique 

Une facture électronique est un document de facturation au processus totalement dématérialisé. En d’autres termes, c’est une facture créée, transmise, reçue et archivée sous forme numérique.  

La transition vers la facturation électronique devrait offrir de nombreux avantages aux entreprises. En termes d’efficacité, de réduction des coûts, ou encore de sécurisation.  

Afin de pouvoir émettre et recevoir ces factures, les différents acteurs devront utiliser obligatoirement l’un des trois formats suivants : le CII, l’UBL ou la Factur-X.   

Les types de factures  

Avant d’aborder les différents formats en eux-mêmes, il convient de préciser la structure sur laquelle ils reposent. Les formats peuvent être structurés, non structurés ou mixtes. 

 Formats structurés :  

• C’est une structure numérique convenue entre les différents acteurs afin de permettre facilement un échange des données informatisées.
• Les formats UBL et CII sont tous les deux des formats structurés. Ils contiennent les différentes informations d’une facture au format PDF classique, mais dans un contenu plus structuré et figé. Ils ne permettent pas de “voir” la facture sous sa forme habituelle. Ils sont tous deux adoptés et reconnus au niveau mondial.  

Non structurés :  

• Ce type de facture numérique se présente sous la forme d’un fichier Excel, d’un PDF, ou encore d’un simple JPG.  Par nature, ces formats ne sont pas adaptés aux objectifs et contraintes de la facturation électronique.

Hybrides ou mixtes :  

• C’est un mélange des deux types de factures précédents. 
• Le format Factur-X repose sur ce type de factures. 

Les trois formats proposés

Les trois formats proposés sont conformes à la norme européenne EN1693. En plus d’accorder une valeur juridique aux factures, ils contribuent à améliorer les processus de facturation et à réduire les coûts associés aux opérations administratives. 

Cross Industry Invoice (CII) 

• Ce format est une spécification technique mise en place par l’OCDE. Son but est de créer, au niveau mondial, une syntaxe de message destinée à être échangée entre des partenaires commerciaux. Il permet d’améliorer les processus de facturation entre différents pays ou secteurs d’activité. 

 Universal Business Language (UBL) 

• Ce format de facture électronique est basé sur le format XML, qui fournit un modèle de données standardisé pour la facturation électronique. 
• Il offre une structure flexible adaptée à diverses applications et industries.

 Format mixte ou hybride (Factur-X) 

• Ce format est un mélange des deux précédents.
• Il est composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF, donc visible.
• Il est peu onéreux en comparaison d’un procédé comme l’EDI fiscal.

Le format Factur-X 

Factur-X, avant d’être un format, est avant tout une implémentation de la nouvelle norme européenne d’e-invoicing. Il a été créé dans le but d’aider les entreprises dans leur adaptation aux nouvelles réglementations en matière de facturation électronique.  
  
Ce format hybride a été mis en place conjointement par la France et l’Allemagne et répond aux dernières normes européennes.

Il définit précisément la nature des différentes données structurées au sein d’une facture dématérialisée et permettra, à termes, la généralisation de facture électronique au près des petites et moyennes entreprises.  

Composition

Le format Factur-X suit le format PDF/A-3 (Format de Document Portable pour l’Archivage de 3ème génération), qui combine deux autres fichiers : le PDF et le XML.  
  
Le XML permet la structuration des données avant transmission au destinataire et à l’administration fiscale, en veillant à respecter les différentes normes en matière de facturation électronique.   
  
Le PDF permet lui de conserver une présentation visuelle fidèle à celle d’une facture papier.  

Les principaux avantages de Factur-X : 

Interopérabilité : il est basé sur la structure UBL et utilise le langage XML pour représenter les données de facturation. Cela permet aux entreprises de partager et d’échanger facilement des factures électroniques, indépendamment du logiciel ou du système qu’elles utilisent.  
  
Présentation visuelle : Factur-X inclut une version PDF de la facture, qui préserve la mise en page et l’apparence visuelle d’une facture papier. Cela facilite la transition vers la facturation électronique pour les entreprises et permet aux destinataires de visualiser et d’imprimer facilement les factures.  C’est le seul format qui permet de garder une représentation virtuelle, en plus de structurer conformément les données. 
  
Traçabilité et sécurité : Factur-X intègre des fonctionnalités de signature numérique et de validation des données qui permettent un traitement fiable et rapide des informations. Cela garantit l’authenticité de la facture tout au long des échanges et permet de vérifier son intégrité ainsi que son origine, et ainsi de réduire le risque d’erreurs. De plus, Factur-X permet un suivi fiable des factures et facilite leur archivage électronique.    

Les 5 profils de données structurées : 

Le format Factur-X se décline en 5 profils, appelés “profils de données structurées”. Ces profils correspondent à des degrés différents de richesse du fichier XML, c’est à dire des données transmises en son sein, et qui contribuent à l’apport d’exigences plus ou moins renforcées. 

• le profil « Minimum » : il comprend le minimum de données exigées.  Par exemple : nom, date et numéro de facture, SIRET, pourcentage de TVA, montants HT/TTC, etc 

• le profil « BASIC WL » : il comprend en plus, les données d’entête et de pied de factures les plus couramment demandés, facilitant ainsi le traitement automatisé. Par exemple : délai et mode de paiement, IBAN, coordonnées bancaires, etc 

• le profil « Basic » : il reprend le profil BASIC WL en intégrant les données essentielles de ligne de facture. C’est actuellement le profil de données structurées le plus couramment utilisé. Par exemple :  références produits ou services, prix unitaire, quantités, etc 

• le profil « EN 16 931 » : il correspond à toutes les données potentielles prévues dans la norme sémantique européenne EN16931. Par exemple : remises, description des produits ou services, etc 

• le profil « Extended » : il correspond au profil EN16931, augmenté de données additionnelles afin d’offrir une richesse d’informations supplémentaire. Cela permet notamment d’ajouter des données spécifiques pour les entreprises aux besoins spécifiques. 

Zoom sur le XML

Le XML, ou eXtensive Markup Language, est un langage informatique de balisage permettant de structurer et hiérarchiser des informations à transmettre. 

C’est donc un format de fichier texte permettant un échange facilité, et également une lecture fiable et automatisée, des données par les logiciels.  

Il permet la création de factures de types « structurées », et il est utilisé dans les trois formats de facture électronique autorisés (Factur-X, CII et UBL). 

Le choix de macompta.fr : Factur-X

Pour des raisons de facilité d’utilisation, pour son faible coût de mise en place et surtout pour sa large adoption par les entreprises, macompta.fr a fait le choix de Factur-X comme format d’échange à termes, de factures électronique. 

De par sa clientèle, en grande partie composée de TPE, il a paru préférable d’utiliser ce format. Celui-ci permettant, grâce à l’automatisation de la saisie comptable, un gain de temps non négligeable. 

Ce format permet également de ne pas changer les habitudes des utilisateurs. L’accès à un PDF lisible, facilite en effet la lecture, contrairement aux autres formats, conçus initialement pour être traité par des systèmes informatisés.

 Il permet donc de créer une facture électronique structurée et conforme, tout en conservant une présentation visuelle fidèle à celle d’une facture papier.  

En conclusion  

En tant qu’Opérateur de Dématérialisation (OD), c’est macompta.fr qui doit s’occuper de la mise au format de la facture électronique pour les besoins de ses clients.  

Depuis plusieurs mois maintenant, notre équipe de développeurs travaille activement à :

• l’implémentation des fonctionnalités de traitement des factures au format Factur-X (émission et réception) ; 
• au raccordement au Portail Public de Facturation (Chorus-Pro) ;
• au dépôt automatisé de factures sur les Plateformes de Dématérialisation Partenaire. 

Le développement de ces fonctionnalités permettra aux utilisateurs de macompta.fr de générer tout aussi facilement des factures au format Factur-X qu’ils le font actuellement pour des factures standards. Ainsi d’automatiser la transmission de ces factures auprès des autres acteurs. Ces fonctionnalités seront disponibles  dans le logiciel Facturation de macompta.fr

La réception de factures au format Factur-X permettra également d’intégrer les factures fournisseurs dans le logiciel de Comptabilité macompta.fr sans aucune ressaisie.