Depuis 2014, la majorité des entreprises doit être en mesure de présenter un Fichier des Écritures Comptables (FEC) en cas de contrôle fiscal. Ainsi, votre logiciel comptable doit vous permettre de générer un état respectant le formalisme prévu par la loi. À défaut, vous vous exposez à une amende, dont le montant est souvent élevé.
Présentation et rôle du fichier des écritures comptables
Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document informatique, qui répertorie l’ensemble des écritures comptables saisies au cours d’un exercice donné. Il s’agit d’un fichier normé. En effet, l’administration fiscale doit pouvoir lire et exploiter le FEC. Ses agents l’utilisent pour mener des tests plus facilement, dans le cadre d’un contrôle fiscal.
Le FEC : quelles sont vos obligations ?
Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises doivent normalement pouvoir générer un FEC lorsqu’elles font l’objet d’un contrôle fiscal.
Les entreprises concernées par l’obligation de présenter un FEC
Cette obligation s’applique normalement à toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité sur un support informatique. Elle concerne les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu, et celles qui sont redevables de l’impôt sur les sociétés. Cependant, elle ne concerne pas les entreprises exemptées de tenir une comptabilité. Ainsi, les auto-entrepreneurs ne sont pas tenus de devoir présenter un FEC. Cette exemption bénéficie également aux SCI, à condition que tous leurs associés soient des personnes physiques.
En cas de contrôle fiscal, l’entreprise contrôlée doit produire les FEC de l’ensemble des exercices étudiés. Les fichiers doivent être transmis sous forme dématérialisée, dans les 15 jours qui suivent la réception de l’avis de vérification.
Les obligations en matière de formalisme
Le FEC doit présenter une liste numérotée de chacune des opérations de l’exercice. Pour chacune d’entre elles, on doit pouvoir y lire les informations suivantes.
- Le numéro de la transaction.
- La date de comptabilisation.
- Le code et le libellé du journal dans lequel l’écriture a été saisie.
- Le numéro et le libellé du compte mouvementé.
- Le numéro et le libellé du compte auxiliaire.
- La référence et la date de la pièce justificative.
- Le montant au débit et au crédit.
- Le lettrage de l’écriture.
- La date du lettrage.
- La date de validation de l’écriture.
- Le montant en devises.
- L’identifiant de la devise utilisée.
Les champs qui sont non-applicables doivent être laissés vierges.
L’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales expose un certain nombre de règles supplémentaires concernant le formalisme du FEC. Il présente notamment les formats qui sont acceptables, et les modalités selon lesquelles le fichier peut être transmis à l’administration.
Le fichier des écritures comptables doit être accompagné d’un document explicatif. Celui-ci présente la signification des différents champs, ainsi que des sigles et abréviations utilisés.
Il est de la responsabilité de l’entreprise contrôlée de s’assurer de la conformité du FEC généré, avant de le transmettre à l’administration. Vous pouvez vérifier que le fichier que vous avez généré est correct, en utilisant un logiciel proposé par l’administration fiscale.
Quelles sont les sanctions en cas de défaut de présentation ?
La non-remise du FEC en cas de contrôle fiscal expose l’entreprise concernée à une amende. Son montant dépend du résultat du contrôle fiscal.
- S’il conduit à un rappel d’impôts supérieur à 50 000 €, l’amende correspond à 10 % du montant des sommes rappelées ;
- Si le rappel est inférieur à 50 000 €, le contribuable s’expose alors à une amende de 5 000 €.
L’absence de redressement fiscal ne dispense pas l’entreprise du paiement de cette amende. Par ailleurs, le fait de présenter un FEC non-conforme entraîne les mêmes sanctions.
Générez votre FEC sur macompta.fr en cas de contrôle fiscal
Pour générer un fichier des écritures comptables, vous devez utiliser un logiciel capable de produire un tel état. Sur le logiciel Comptabilité de macompta.fr, il vous suffit de vous rendre dans le menu Comptabilité / Éditions comptables / FEC. Vous pourrez ainsi générer les fichiers relatifs à tous les exercices clôturés.
⚠️ Attention : un exercice non-clos ne peut pas faire l’objet d’un contrôle fiscal. Cependant, si vous avez besoin de générer un FEC non-clôturé, (dans le cadre d’un contrôle par un commissaire aux comptes ou par un cabinet d’audit, par exemple), vous pouvez exporter vos journaux d’écritures au format FEC. Pour cela, rendez-vous dans le menu Comptabilité / Éditions comptables / Journaux. Le fichier obtenu n’est pas recevable pour l’administration, puisqu’il ne comporte pas les numéros des écritures, ni leurs dates de validation.
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- Aller dans le menu Comptabilité / Saisie Débit/Crédit / Opérations diverses.
- Cliquer sur l’icône Import FEC.
- Sélectionner votre fichier FEC (format TXT ou CSV) sur votre ordinateur.
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