Accueillir un stagiaire peut être une excellente opportunité pour votre entreprise : transmettre votre savoir-faire, identifier des futurs talents ou renforcer ponctuellement vos équipes. Mais avant tout, il faut avoir à l’esprit que recourir à un stagiaire est soumis à plusieurs obligations administratives, sociales et organisationnelles.
Voici l’essentiel à respecter pour rester en conformité.
En résumé
- Une convention de stage doit obligatoirement être signée avant le début de la mission.
- L’entreprise doit désigner un tuteur, chargé d’accompagner le stagiaire tout au long de son parcours.
- Le registre unique du personnel doit être mis à jour afin d’y faire figurer le stagiaire.
- Il est aussi indispensable de respecter le versement de la gratification, lorsque la durée du stage l’impose.
- Les missions confiées doivent avoir un réel objectif pédagogique et être clairement définies.
- Enfin, la durée du stage doit être conforme à la réglementation en vigueur.
Qu’est-ce qu’un stage en entreprise ?
Un stage n’est pas un contrat de travail. Il s’agit d’une période temporaire de mise en situation professionnelle intégrée à un cursus pédagogique.
Le stagiaire n’est pas un salarié de l’entreprise, mais conserve son statut d’élève ou d’étudiant.
Pour être valable, le stage doit obligatoirement :
- S’inscrire dans une formation
- Répondre à un objectif pédagogique
- Faire l’objet d’une convention de stage signée
Vos obligations avant l’arrivée du stagiaire
Établir une convention de stage
La convention de stage est le document central. Sans elle, le stage peut être jugé irrégulier.
Plusieurs parties doivent la signer :
- L’entreprise d’accueil
- Le stagiaire
- L’établissement de formation
- Le représentant légal si le stagiaire est mineur
Plusieurs mentions obligatoires doivent figurer sur la convention de stage :
- Les dates de début et de fin du stage
- La durée totale prévue
- Le nom de l’enseignant référent et du tuteur
- Les missions confiées
- Le temps de présence
- La liste des avantages offerts par l’organisme d’accueil au stagiaire : restauration (accès à la cantine ou aux tickets-restaurant), prise en charge des frais de transport, activités sociales et culturelles du comité social et économique…
- Le montant de la gratification versé au stagiaire (le cas échéant)
- Les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir
- Les modalités de rupture de convention
Bon à savoir : la convention doit impérativement être signée avant le premier jour de stage.
En cas d’absence de convention ou de non-respect des règles, le stage peut être requalifié en contrat de travail avec rappels de salaire et cotisations sociales.
Désigner un tuteur de stage
Vous devez obligatoirement nommer un tuteur au sein de l’entreprise.
Son rôle est le suivant :
- Accueillir le stagiaire
- L’accompagner au quotidien
- Suivre sa progression
- Veiller au respect des objectifs pédagogiques de la convention
Attention : Un tuteur ne peut pas suivre plus de 3 stagiaires simultanément.
Dans tous les cas, une entreprise de moins de 20 salariés ne peut pas accueillir plus de 3 stagiaires en même temps. Pour les entreprises de 20 salariés et plus, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas excéder 15 % de l’effectif.
Inscrire le stagiaire au registre unique du personnel
Même s’il n’est pas salarié, le stagiaire doit être inscrit dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
Doivent notamment figurer :
- Nom et prénom
- Dates du stage
- Nom du tuteur
- Lieu de présence
Durée et conditions d’accueil
Durée maximale du stage
Vous ne pouvez pas accueillir un même stagiaire plus de 6 mois par année d’enseignement dans votre entreprise.
Délai de carence
En cas de stage sur le même poste, vous devez respecter un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Par exemple, une carence d’un mois sera requise à l’issu d’un stage de stage de trois mois accueillir un nouveau stagiaire au même poste. Le stage ne doit pas pourvoir un emploi durable de l’entreprise.
À noter : Cette règle ne s’applique pas si le stage précédent a été interrompu à l’initiative du stagiaire.
Temps de présence
Le stagiaire suit en principe les horaires de l’entreprise, dans la limite de la durée légale du travail.
Vous devez lui garantir :
- Des temps de pause
- Un repos quotidien
- Un repos hebdomadaire
Avantages
Vous pouvez accorder au stagiaire des avantages, comme ceux éventuellement proposés par le CSE.
Cependant, certains avantages sont obligatoires.
Que ce soient les frais de repas ou les frais de transport, le stagiaire doit avoir accès à ces avantages dans les mêmes conditions que les salariés. Cela inclus notamment la remise de tickets restaurant si les salariés de l’entreprise en bénéficient.
Fin de stage
Attestation de stage
A l’issue du stage, vous devez remettre une attestation de stage au stagiaire.
Ce document permet de certifier que le stagiaire a bien réalisé son expérience professionnelle au sein de l’entreprise.
Gratification de stage : obligatoire ?
La gratification devient obligatoire lorsque la durée du stage dépasse 2 mois consécutifs. En dessous, elle reste facultative.
La gratification minimale correspond à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale. Il est réévalué chaque année. En savoir plus sur les nouveautés paie 2026.
Le logiciel Paie de macompta.fr permet de gérer intégralement l’édition des bulletins de salaire des stagiaires ainsi que leur déclaration en DSN.
