L’accueil d’un stagiaire au sein d’une entreprise soulève de nombreuses questions, que ce soit sur les modalités de sa prise en charge ou d’un point de vue social. Dans cet article, nous passons en revue les questions de paie les plus fréquentes : obligation de gratification du stage, exonérations fiscales et sociales, déclaration en DSN et édition d’un bulletin de salaire.
Gratification de stage : obligatoire ou facultative ?
D’un point de vue sémantique, la gratification est le versement d’une compensation financière au stagiaire. Le terme rémunération qualifie un paiement en contrepartie d’un travail effectué dans le cadre d’un contrat de travail, ce qui n’est pas le cas d’un stagiaire.
Le versement d’une gratification est facultatif si la durée du stage est inférieure à deux mois consécutifs, ou 309 heures si le stage est effectué de façon non continue. Cette durée s’apprécie au cours d’une même année d’enseignement dans un même organisme d’accueil.
Dans le cas d’une durée supérieure, une gratification mensuelle est due dès le premier jour de stage.
Le montant minimum est, à défaut d’accord collectif ou de branche, de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale soit 4,50 € en 2026.
Exonérations sociales et fiscales de la gratification du stage :
Le stage bénéficie d’exonérations sur le plan social et fiscal.
Concernant les cotisations sociales, les exonérations sont les suivantes :
- Exonération totale des cotisations chômage, AGS, dialogue social et retraite complémentaire
- Exonération des autres cotisations dans la limite de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale horaire. Celle-ci s’applique aussi bien sur la gratification versée à titre obligatoire que facultative. On notera que pour une exonération totale, la gratification ne doit pas dépasser le minimum légal.
Sur le plan fiscal, la gratification du stagiaire est exonérée d’impôts sur le revenu, dans la limite du SMIC annuel. Le plafond du SMIC annuel n’est pas proratisé, même pour un stage de quelques mois. Par mesure de simplification, vous pouvez utiliser le SMIC du 1ᵉʳ janvier pour le calcul du montant exonéré.
Seule la partie dépassant l’exonération d’impôts sur le revenu est soumise au prélèvement à la source.
Est-il obligatoire de déclarer en DSN la gratification d’un stage?
La durée du stage et le dépassement du seuil de franchise de cotisation conditionnent l’obligation de déclarer la gratification d’un stagiaire en DSN.
Trois cas de figure sont donc possibles :
| Durée du stage | Montant de la gratification | Obligation de déclaration en DSN |
| Moins de deux mois | Gratification inférieure au seuil de franchise | non |
| Moins de deux mois | Gratification supérieure au seuil de franchise | oui |
| Plus de deux mois | oui |
Est-il obligatoire de faire un bulletin de paie pour un stagiaire ?
Maintenant que nous avons évoqué l’obligation de verser une gratification et les cas d’exonérations de cotisations sociales, il nous est possible de répondre à cette question.
Jusqu’au seuil de franchise de cotisation, l’établissement d’un bulletin de paie n’est pas obligatoire. Cependant, il faut obligatoire remettre au stagiaire un document attestant des sommes qui lui ont été versées (si cela est le cas).
Au-delà du seuil de franchise de cotisation, il est obligatoire d’effectuer un bulletin de paie.
Le point important à noter est que, bien qu’il ne soit pas obligatoire d’effectuer un bulletin de paie pour un stagiaire recevant une gratification ne franchissant pas le seuil de franchise de cotisation, il est néanmoins nécessaire de déclarer en DSN cette gratification si la durée du stage est supérieure à deux mois (ou 309 h).
Même s’il n’est pas obligatoire d’effectuer un bulletin de paie dans ce cas de figure, l’obligation de déclarer la gratification en DSN impose donc indirectement l’établissement d’un bulletin paie.
Comment macompta.fr peut vous simplifier la vie ?
Le logiciel Paie de macompta.fr permet de gérer intégralement l’édition des bulletins de salaire des stagiaires ainsi que leur déclaration en DSN.
Lors de la création de la fiche « salarié », il vous sera simplement nécessaire de :
- Choisir le profil « Stagiaire » dans le profil de paie
- Sélectionner « Convention de stage (hors formation professionnelle) » pour la nature du contrat
À la création du bulletin
Le profil de paie « Stagiaire » se génèrera automatiquement. Il sera conforme aux règles en matière de franchise de cotisations, d’exonération fiscale et d’assujettissement au prélèvement à la source (PAS). Il tiendra également compte des autres spécificités propres à ce statut :
- l’exclusion de certaines cotisations : retraite complémentaire, cotisations chômages et AGS, contribution au dialogue social et cotisation prévoyance.
- l’exclusion des taux réduits d’assurance maladie et d’allocations familiales.
- une gestion des absences propre à ce statut : puisque la gratification est en fonction du nombre d’heures réellement réalisées dans le mois, aucune absence n’est à renseigner. Il sera uniquement nécessaire d’ajuster le nombre d’heures effectuées et le salaire de base en fonction de celui-ci.
- mention du montant de la partie exonérée de la gratification.
Au niveau du bulletin
Le montant net imposable affiché ne tient pas compte du montant exonéré d’impôts sur le revenu. Cette dissociation est cependant bien présente en DSN, où il est repris distinctement dans différents champs :
- rémunération nette fiscale – champ : S21.G00.50.002
- montant de la part non imposable du revenu – champ : S21.G00.50.011
- montant soumis au PAS – champ : S21.G00.50.013
Ce sera au stagiaire de tenir compte de l’exonération d’impôts lors de l’établissement de sa déclaration de revenus.
Le stagiaire doit bénéficier au même titre qu’un autre salarié de remboursement de transport et des avantages pour la restauration. Il sera donc possible d’ajouter dans le bulletin ces rubriques, si nécessaire.
Sur la DSN
La DSN est déjà pré-paramétrée. La création d’une DSN mensuelle pour une période comportant un bulletin d’un stagiaire ne différera donc pas de la procédure classique : cliquer sur le bouton « créer » dans le menu Déclaration mensuelle.
Bon à savoir : Contrairement à la fin d’un contrat, à la fin du stage, aucune DSN événementielle n’est à effectuer. La déclaration de la fin du stage est déclarée dans la DSN mensuelle du mois au cours duquel le stage a pris fin.
Vous voilà maintenant expert(e) de la paie des stagiaires ! Il ne vous reste plus qu’à mettre en application ces connaissances.
