On sait tous que tenir sa comptabilité régulièrement à jour permet d’éviter d’innombrables difficultés. Comme par exemple : créances impayées, pénalités de retard, oublis de facturation, erreurs dans vos décisions stratégiques… Donc voici avec humour, je l’espère, les pires erreurs à faire en matière de comptabilité.

1/ Choisissez une organisation comptable complètement inadaptée…

Mettez en place un type de comptabilité inadapté à la taille et à l’activité de votre structure.

Il existe deux types de comptabilité : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement. La première n’enregistre que les opérations bancaires. Les opérations y sont enregistrées directement en résultat au moment de leur paiement. La deuxième enregistre les créances et les dettes et passe par des comptes clients et fournisseurs. Pour en savoir plus cliquez ici. La comptabilité d’engagement prend plus de temps car il faut saisir deux opérations au lieu d’une. Surtout il faut pointer les factures avec les règlements dans chaque compte client ou fournisseur.

La comptabilité de trésorerie est bien adaptée à une activité BtoC avec paiements comptants, que l’on soit en entreprise individuelle ou société.

Le passage à une comptabilité d’engagement est nécessaire s’il y a un délai entre vos ventes ou achats et leurs paiements. Si vous avez des encours clients et fournisseurs à suivre dans des comptes individuels ou que vous dépassez les seuils du régime simplifié.

Si vous avez une activité BtoC, que vos opérations sont réglées comptant, aucun intérêt.

Cette règle est particulièrement vraie dans le commerce BtoC en ligne. Vos ventes sont réglées comptant. Au lieu d’enregistrer vos ventes directement en chiffre d’affaires au moment du paiement, enregistrez-les dans des comptes clients. Vous passerez ainsi des heures a pointer les factures avec les règlements dans d’innombrables comptes clients qui ne serviront qu’une fois.

2/ Choisissez des outils qui ne communiquent pas entre eux

Rien de tel pour perdre du temps et faire des erreurs que de ressaisir les mêmes informations plusieurs fois à des endroits différents.

Ainsi choisissez un logiciel de facturation qui ne génère pas  le journal des ventes directement en comptabilité (il ne doit même pas générer de journal des ventes du tout, il pourrait être récupéré sous Excel). Pareil pour la paie, l’écriture de paie ne doit pas être récupérée en comptabilité. Bien entendu la comptabilité ne doit pas générer votre déclaration de TVA, se déverser dans le logiciel de liasse fiscale pour faire votre déclaration de résultat en fin d’exercice.

Avec cette règle simple, vous êtes certain de multiplier par 3 ou 4 le temps passé par le comptable dans votre entreprise.

3/ Compliquez les choses

La complexité vient souvent des choix de l’utilisateur.

Pourquoi utiliser un plan comptable de 50 comptes adaptés à votre activité alors que vous pouvez facilement,  avec la plupart des logiciels du marché récupérer des plans comptables de 300 comptes ?

Ajouter beaucoup de comptes inutiles, c’est l’assurance de passer beaucoup plus de temps à choisir le bon compte à chaque saisie. C’est plus d’erreurs d’imputation, plus de temps d’analyse en fin d’année.

Aussi, dans vos paiements bancaires, privilégiez les chèques plutôt que les virements. Les virements comme les  prélèvements, cartes bancaires, sont débités quasi instantanément en banque. Pour le chèque, on ne sait jamais.

L’utilisation massive des paiements par chèque vous obligera à saisir vos opérations bancaires en date d’émission du chèque. Un virement peut être saisi en date du relevé. L’utilisation des paiements par chèques vous obligera à faire des rapprochements bancaires. Et, on peut passer un après-midi sur un rapprochement bancaire qui ne colle pas. L’autre avantage du chèque sur le virement c’est qu’il peut être perdu ou détourné. On imagine facilement le temps qu’on peut perdre dans ces cas-là.

4/ Compliquez encore plus les choses : Soyez incompréhensible

Si vous êtes plusieurs dans votre entreprise, l’utilisation d’un jargon incompréhensible par les autres est un bon moyen de rendre le travail collectif impossible. Les comptables excellent dans ce domaine (mais la palme revient sans doute aux informaticiens).

Les termes comptabilité en partie double, immobilisation par composant, déclaration CA3 ou CA12,  utilisés sans explications, sèmeront à coup sûr un grand désarroi chez vos collègues non comptables.

Pourquoi dire “découvert” alors que “concours bancaire courant” est beaucoup plus élégant ?

Un classique pour vérifier l’efficacité de cette recommandation : dites au chef de chantier de votre entreprise que vous allez devoir immobiliser sa camionnette. Effet garanti.

 

5/ N’utilisez pas les automatismes

Les automatismes comme la synchronisation bancaire permettent de réduire de façon drastique le temps passé à saisir la comptabilité.

Pour cela les éditeurs de logiciels passent par des Fintech ou agrégateurs placés sous le contrôle de Banque de France. Ces sociétés fournissent un service qui vous permet de récupérer quotidiennement vos opérations bancaires. Dans le logiciel comptable, ces mouvements peuvent ensuite être enregistrés dans le bon compte automatiquement en fonction de règles définies par l’utilisateur. Pour en savoir plus cliquez ici

Il existe d’autres automatismes pour générer les écritures d’amortissement du matériel, les écritures de tva, la clôture des comptes en fin d’année…

Ne les utilisez pas ! Votre comptabilité vous prendra,  là encore,  beaucoup plus de temps et comportera beaucoup plus d’erreur.

En matière de perte de temps, on peut citer l’honorable résistance au progrès que représente aujourd’hui la tenue de la comptabilité à la main sur des registres en papier.   Mais l’apothéose en matière d’erreur revient sans hésitation à la tenue de la comptabilité sur excel. Outre le risque d’erreur qu’elle comporte, ce type de comptabilité n’est pas considéré comme valide par l’administration fiscale depuis la mise en place du fichier des écritures comptables (FEC) en 2014. Elle expose l’entreprise, en cas de contrôle fiscal, à une amende de 5.000 € par année. Et l’administration fiscale peut redresser les 3 dernières années…

 

6/ Soyez précis jusqu’à la démesure

On peut s’interroger sur l’utilité de certains retraitements comptables au moment de faire le bilan.

Certaines écritures visent à se conformer au principe comptable “d’indépendance des exercices”.  En clair, il s’agit de s’assurer que l’on tient compte de toutes les opérations qui se rattachent à un exercice comptable. NB :  l’exercice comptable est la période retenue pour établir les comptes annuels.

Exemple : Une vente a été  conclue dans l’exercice N, mais la facture sera faite en N+1. En comptabilité d’engagement il est nécessaire de passer une écriture dite de “facture à établir” pour enregistrer le chiffre d’affaires correspondant en N.

Une règle de bonne gestion est de fixer un seuil de signification pour ces opérations de régularisation. En dessous du seuil, ces écritures n’ont pas d’importance pour le lecteur des comptes. Tout le monde s’en fiche, même l’administration fiscale, on ne les passe pas. Ce seuil est fixé en fonction du chiffre d’affaires ou du résultat. Notez que l’administration fiscale dispense certains entrepreneurs individuels de passer certaines écritures de régularisation indépendamment de leur montant  (option pour le super simplifié)

Vous voulez faire de l’établissement du bilan un opération longue et complexe ? Multipliez les écritures de régularisation, charges constatées d’avance, produits à recevoir, charges à payer ou produits à recevoir à l’envie,  sans aucune considération pour les montants concernés.

Un abonnement à une revue de 60 € va du 15 janvier N au 15 janvier N+1 ? Votre exercice comptable  se termine le 31 décembre N ? Aucune hésitation, on y va ! l’écriture de charge constatée d’avance pour 2,49€ aura un gros impact sur votre résultat de 150.000 €.

 

7/ Faites votre comptabilité une fois par an

La comptabilité demande un peu de rigueur. Selon la taille de votre structure, il faut y passer un peu de temps chaque semaine ou chaque mois.

Si vous tenez votre comptabilité à jour, les questions, les incohérences seront traitées en cours d’année , les erreurs moins nombreuses.

Donc si vous voulez multiplier les problèmes faites comme certains professionnels ; Enfermez vous pendant une semaine, au mois de mai, juste avant la date limite, pour tenir votre comptabilité et  faire votre déclaration de résultat.

Il y de bonnes chances pour que vous ne vous souveniez plus comment votre logiciel de comptabilité fonctionne. En mai N+1, vous aurez certainement oublié les raisons qui auraient permis d’expliquer certaines incohérences. Il sera trop tard pour récupérer certaines créances, réclamer un trop payé d’impôt ou de cotisation sociale. Ce sera en tout cas plus compliqué. Si vous avez des interrogations comptables ou fiscales, des choix importants à faire,   il sera trop tard pour contacter un Expert comptable, poser une question à votre organisme de gestion.

Au final, en faisant votre comptabilité une fois par an, elle vous prendra beaucoup plus de temps. L’utilité de votre comptabilité sera beaucoup plus douteuse.

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Pour conclure, si vous vous appliquez à mettre en pratique ces 7 erreurs, vos efforts paieront rapidement. Le temps passé à faire votre comptabilité augmentera rapidement. Les erreurs se multiplieront. Vous serez en retard dans vos déclarations et vous brouillerez durablement avec vos collègues. Il est même possible que l’activité “tenue de comptabilité” devienne tellement pénible que personne ne s’y mette. Votre comptabilité ne sera plus tenue et vous réussirez à couler votre boite rapidement.

Si par contre votre intention n’est pas de couler votre boite, vous connaissez maintenant les erreurs à ne pas faire.