Comptabilité

Lancement d’une activité artisanale : quel logiciel de facturation et de comptabilité choisir ?

Vous commencez une activité d’artisan. Vous devrez alors satisfaire des obligations comptables et fiscales en fonction de votre statut et de votre régime d’imposition. Celles-ci englobent la tenue d’une comptabilité, et l’établissement de factures conformes. Se pose alors la question d’utiliser un logiciel de comptabilité pour artisan pour vous aider. Un logiciel simplifiera considérablement vos travaux comptables et s’avèrera rapidement indispensable pour gérer votre entreprise au quotidien.

Quand devez-vous choisir un logiciel de gestion pour votre activité artisanale ?

Il est judicieux de vous doter d’un logiciel de comptabilité pour artisans dès le démarrage de votre entreprise.

En effet, vous serez généralement plus disponible au début de votre activité. En conséquence, vous pourrez consacrer du temps à la prise en main de votre logiciel de comptabilité pour artisans et à la maîtrise des différentes règles comptables.

Par ailleurs la comptabilité doit enregistrer vos achats et ventes en détail et dans un ordre chronologique. Il faut donc mettre en place un suivi précis dès le démarrage. Si vous attaquez votre comptabilité au bout de 6 mois d’activité, il est probable que vous n’aurez pas collecté toutes les informations nécessaires.

Vous aurez aussi tout intérêt à suivre vos règlements clients grâce à votre logiciel de comptabilité / facturation. Vous serez ainsi en mesure d’intervenir rapidement lorsqu’un client tardera à vous régler sa facture. Cette gestion au quotidien vous permettra de savoir constamment où vous en êtes et ainsi de prendre les meilleures décisions pour votre entreprise au bon moment.

Les avantages d’un logiciel de comptabilité lorsque l’on débute dans une activité artisanale

Gagnez du temps et respectez facilement vos obligations comptables

Un logiciel de comptabilité pour artisans permet de simplifier la saisie, d’effectuer de nombreux calculs de manière automatique et d’éditer facilement vos principaux documents comptables.

Il vous permettra de gagner un temps précieux sur la tenue de votre comptabilité. Vous garderez en mémoire les articles ou services que vous vendez le plus souvent pour pouvoir les réutiliser quand vous le souhaiterez dans vos devis et factures. De plus, dans la plupart des logiciels de facturation, il ne faut qu’un clic pour convertir un devis en facture. La date du document et son intitulé seront automatiquement modifiés. Simultanément, cette facture sera enregistrée dans le journal des ventes.

De plus, la saisie automatisée et simplifiée se fait en un clin d’œil. Vous serez donc incité à saisir vos pièces comptables plus régulièrement. Cette bonne habitude vous permettra de profiter de données constamment à jour.

En cas de modification de la législation, ces logiciels se mettront à jour automatiquement avec la nouvelle version de l’éditeur. Si votre logiciel est proposé en SaaS (c’est-à dire sur le cloud et accessible via une connexion internet), cette mise à jour sera même effectuée d’office, sans aucune intervention de votre part. Dans tous les cas, vous n’aurez pas à éplucher des textes de loi compliqués.

Une solution de comptabilité spécialisée pour les artisans vous permet aussi d’harmoniser la présentation de vos documents.  Vos devis et factures renverront une image professionnelle de votre entreprise.

Simplifiez la gestion quotidienne de votre entreprise

Certains logiciels de comptabilité proposent des outils pour faciliter la gestion de votre entreprise au quotidien. Par exemple, vous pourrez instantanément consulter la progression de votre activité, la liste des factures à régler à vos fournisseurs à la fin du mois ou le montant que vous doit un client particulier, par exemple.

Consulter cette information sur votre logiciel de comptabilité pour artisans tandis que vous serez au téléphone avec ce client sera très pratique. Vous pourrez aussi éditer une relance et lui adresser par courrier ou par email.

Enfin, un logiciel de comptabilité pour artisans vous permet d’éviter les erreurs. Il vous apporte une aide pour le remplissage des formulaires fiscaux tels que la déclaration de TVA.

Comment bien choisir votre futur logiciel de comptabilité artisan ?

Les obligations légales en matière de logiciel de comptabilité

Si vous choisissez d’utiliser un logiciel de comptabilité (spécialisé pour les artisans ou non), vous devrez être en mesure d’en extraire un Fichier des écritures comptables en cas de contrôle fiscal.

Ce fichier (le FEC) contient des détails sur les écritures qui ont été enregistrées dans votre comptabilité (date de comptabilisation, libellé de compte, numéro de compte, ainsi que d’autres informations susceptibles de guider les contrôleurs fiscaux.

En cas d’irrégularité portant sur le FEC, votre entreprise encourt une amende d’au moins 5000 € par exercice contrôlé.

Il est donc très important de choisir une solution capable de générer un Fichier des écritures comptables respectant fidèlement vos enregistrements. Pour vérifier que votre solution respecte bien ces obligations, vous pouvez utiliser l’outil de test des écritures comptables (FEC) mis à disposition par la Direction générale des Finances publiques.

De même, si vous percevez des règlements de particuliers, que vous n’établissez pas forcément des factures pour ces paiements et que vous utilisez un logiciel de comptabilité (ou un logiciel de gestion ou un système de caisse enregistreuse), vous devrez obligatoirement choisir un logiciel sécurisé et certifié par l’administration fiscale.

Pour être certain de vous conformer à cette obligation, contrôlez que la solution ou système de caisse que vous avez choisi est accrédité selon la norme « NF 525 ».

Quelques recommandations pour bien choisir votre logiciel de comptabilité

  • Un bon logiciel de comptabilité doit éviter tout jargon comptable pour être simple à prendre en main.
  • Optez pour un outil disposant de la synchronisation bancaire. Elle vous permettra de récupérer tous vos mouvements bancaires pour les enregistrer en comptabilité.
  • Le paramétrage de votre solution de comptabilité pour artisans doit être simple et rapide. Ainsi, vous pourrez être opérationnel rapidement.
  • Un logiciel en SaaS vous permettra d’y accéder en ligne, n’importe où, à condition d’avoir une connexion internet. Certains logiciels sont aussi utilisables au moyen d’une application sur smartphone. Même en rendez-vous chez un client, vous aurez accès à vos devis, vos factures et vos autres données comptables.
  • Beaucoup de solutions de comptabilité artisan vous proposent un essai gratuit. N’hésitez pas à les tester pour vérifier que leurs fonctionnalités vous conviennent et qu’ils correspondent bien à vos besoins propres.

Ce qu’il faut retenir en quelques mots

Un logiciel de comptabilité spécialisé pour les artisans s’avèrera vite essentiel pour suivre vos activités. Il est cependant nécessaire de choisir une solution se conformant aux exigences de la Direction générale des Finances publiques. Notamment en ce qui concerne le fichier des écritures comptables (FEC).

Il vaut mieux commencer à l’utiliser dès le démarrage de votre activité afin de faciliter la prise en main. Une solution comme celle de macompta.fr vous permettra de prendre en main rapidement et facilement votre gestion. Notre logiciel de comptabilité intuitif offre toutes les fonctionnalités pour saisir rapidement vos écritures et éditer votre bilan.