La relance des clients n’est pas l’activité la plus agréable dans la gestion de votre entreprise. Rappeler à l’ordre vos clients, exiger le paiement de vos factures peux être source de tensions, voire de conflits si l’opération est mal menée.
Pourtant, recevoir vos paiements à l’échéance est une condition sine qua none de la bonne santé de votre entreprise ou association. Les risques à ne pas s’organiser en conséquence sont nombreux : trésorerie insuffisante, retard dans vos propres délais de paiements et risque de défaillance de vos clients.
Pas le choix, il est donc primordial de maîtriser l’art et la manière de la relance client. Dans cet article, nous vous proposons 5 conseils pour vous lancer. Et cela tombe à pic, car votre logiciel de gestion commerciale préféré vient de sortir une nouvelle fonctionnalité pour automatiser vos relances clients.
Conseil n°1 : Savoir de quoi on parle
Pour se prêter à l’exercice de la relance client sans ciller, il faut avant toute chose savoir de quoi on parle. Comment relancer un client si l’on n’est pas certain de ce qu’il nous doit ? Pour être droit dans vos bottes de relanceur, votre comptabilité doit toujours être à jour. Les dates d’échéances doivent être correctement enregistrées dans vos fiches clients. Si vous tenez une comptabilité de trésorerie, les factures doivent être pointées (payées / non payées) dans le logiciel de facturation de macompta.fr. Si vous tenez une comptabilité d’engagement, vos comptes clients doivent être parfaitement “lettrés”. Cela signifie qui vous avez pointé vos factures avec les règlements pour ne faire apparaître dans vos comptes clients, que les factures dues. Nos anti-conseils pour vous aider.
Conseil n° 2 : La régularité est clé
Une relance client efficace est une relance régulière. L’idéal est de vous planifier des créneaux dédiés à cette activité, une ou deux fois par mois et toujours aux mêmes dates. Cette régularité vous permettra d’être à jour et de ne pas laisser un crédit client filer. Si vous oubliez vos relances, le crédit client augmente instantanément.
Conseil n° 3 : Proportionnelle et progressive la relance sera
La diplomatie est de mise pour préserver les bonnes relations avec vos clients. Lorsque les délais de paiement conjointement acceptés (généralement via le devis ou des CGS signés) sont dépassés, vous devez procéder par étapes pour relancer votre client. On préconise généralement de commencer par un appel téléphonique. Un échange de vive voix permet de détecter, voire résoudre certains problèmes rapidement. Par exemple : facture non reçue, erreurs de facturation, oubli, litige. L’oubli est humain et cet appel est même l’occasion de prendre des nouvelles de votre client.
Si malgré cet appel, que nous oserions presque qualifier de courtoisie, votre client ne vous a pas payé, nous entrons dans une deuxième étape : le mail.
Première utilité de la relance par email : vous conservez un écrit. Deuxièmement, l’email vous permet de vous organiser facilement et d’agir rapidement en fonction des délais que vous considérez « acceptables », « moins acceptables » et « pas du tout acceptables ». De nouveau, la régularité est une nécessité. Le choix d’un bon outil également, mais nous y reviendrons plus tard.
Conseil 4 : Notez consciencieusement les engagements de vos clients… et les vérifier
Cela peut paraître un détail, mais en pratique c’est indispensable. Notez les engagements de vos clients dès qu’ils sont formulés. Avoir en tête les engagements « Je vous envoie un chèque à telle date… », « Je vous paierai le… », est primordial. En vérifiant régulièrement le respect desdits engagements, vous pouvez éviter les relances inutiles. Surtout, vous connaissez les us et coutumes de votre clientèle. Au bout de quelques mois, vous serez fixé sur la fiabilité de vos clients, preuves à l’appui et pourrez prendre des décisions en conséquence.
Conseil 5 : Utilisez un outil adapté
Le logiciel de Facturation de macompta.fr se pare d’une nouvelle fonctionnalité : l’automatisation des relances clients. Un gain de temps conséquent dont nos utilisateurs pourront bénéficier dès sa mise en ligne le 4 juillet 2023.
Nous vous proposons 4 niveaux de relances pré-paramétrés :
- Relevé de factures impayées
- 2ème relance de paiement
- 3ème relance de paiement
- Mise en demeure de payer
Toutes vos factures validées et non payées s’affichent dans le menu Comptabilité > Partenaires > Clients > Relances.
Un tableau vous permet de filtrer les factures par clients, dates d’échéance ou encore par le niveau de dernière relance effectuée.
Une fois vos filtres renseignés, il vous suffit de cliquer sur « valider ».
La case à cocher tout à droite vous permet de sélectionner une ou plusieurs factures. Une fois sélectionnées, vous pouvez cliquer sur « envoyez les relances par mail » ou « téléchargez les relances ».
La première option enverra automatiquement votre relance par email à l’adresse que vous avez renseigné dans la fiche de votre client via le menu Comptabilité > Partenaires > Clients.
La seconde option téléchargera toutes les relances sous un fichier .zip, idéal pour conservation ou impression et envoi postal.
Après l’envoi ou le téléchargement de votre relance, le logiciel appliquera automatiquement le niveau supérieur de relance.
En cliquant sur « Personnalisez vos modèles » ou dans le menu Mon Dossier > Comptabilité > Modèles de relances vous pouvez modifier les modèles de relances pré-paramétrés et les personnaliser selon vos souhaits.
Vous souhaitez automatiser vos relances clients et gagnez du temps pour vous consacrer à d’autres tâches ? N’hésitez pas à tester gratuitement le logiciel de facturation de macompta.fr ! Pendant un mois, vous pourrez essayer toutes les fonctionnalités sans frais ! Édition de documents commerciaux conformes, gestion de vos clients, suivi des indicateurs clés… sur le web et sur mobile.