Recruter un alternant est souvent perçu comme une solution simple et économique pour renforcer une petite équipe. En pratique, la gestion d’un contrat d’alternance (apprentissage ou professionnalisation) repose sur un cadre précis, avec des règles sociales, administratives et de paie qu’il est essentiel de bien maîtriser, en particulier pour les TPE qui ne disposent pas toujours d’un service RH dédié.
Voici les erreurs les plus courantes constatées chez les petites entreprises, ainsi que les bons réflexes pour les éviter.
L’essentiel
- Un alternant est un salarié à part entière
- Le contrat doit être conforme et correctement déposé pour activer les aides
- Un maître d’apprentissage ou tuteur doit être formellement désigné
- La paie doit être correctement paramétrée pour sécuriser exonérations et aides
- Les obligations sociales classiques s’appliquent (DPAE, temps de travail, suivi médical)
Erreur n°1 – Penser que l’alternant n’est “pas vraiment un salarié”
C’est l’une des confusions les plus fréquentes en TPE.
Un alternant est un salarié à part entière, lié à l’entreprise par un contrat de travail.
À ce titre, il bénéficie :
- du Code du travail,
- du règlement intérieur de l’entreprise,
- des règles sur la durée du travail et les repos,
- des obligations de santé et sécurité applicables à tous les salariés.
À retenir : apprentis comme salariés en contrat de professionnalisation sont pleinement intégrés aux effectifs de l’entreprise, même si certaines règles spécifiques s’appliquent.
Erreur n°2 – Se tromper dans la rédaction ou le dépôt du contrat
Ce que doit contenir le contrat
Le contrat doit notamment mentionner :
- l’identité exacte de l’employeur et de l’alternant,
- le diplôme ou titre préparé (obligatoirement inscrit au RNCP),
- les dates de début et de fin du contrat,
- la durée du travail,
- le maître d’apprentissage ou le tuteur désigné.
Le process de dépôt
- Le contrat est signé par l’employeur, l’organisme de formation et l’alternant
- Il est généralement transmis à l’Opérateur de compétences (OPCO) compétent par l’organisme de formation
- L’OPCO vérifie la conformité du contrat
- Une fois validé, le contrat est enregistré
À retenir : le dépôt du contrat est une étape déterminante. Les aides sont déclenchées automatiquement, à condition que le contrat soit conforme et transmis correctement.
Erreur n°3 – Négliger le rôle du maître d’apprentissage ou du tuteur
En alternance, l’employeur doit obligatoirement désigner :
- un maître d’apprentissage (contrat d’apprentissage),
- ou un tuteur (contrat de professionnalisation).
Ce rôle implique bien plus qu’un simple suivi administratif. Il suppose :
- accueillir l’alternant et définir ses missions
- assurer un suivi régulier
- faire le lien avec le centre de formation
- évaluer la progression de l’alternant
À noter : Des formations de maître d’apprentissage et tuteurs sont disponibles pour pouvoir exercer correctement cette mission. Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des dépenses.
Erreur n°4 – Mal paramétrer la paie de l’alternant
La rémunération d’un alternant obéit à des règles spécifiques, qui dépendent de son âge, de son année de formation et du type de contrat. Le contrat d’apprentissage bénéficie de règles spécifiques d’exonérations.
Choisir un logiciel de paie adapté est donc important car une paie mal paramétrée peut remettre en cause les exonérations et bloquer les aides liées à l’alternance.
Bon réflexe : Le logiciel Paie de macompta.fr permet de paramétrer automatiquement les contrats d’apprentissage et de professionnalisation, de gérer simplement la paie et de suivre facilement les exonérations et la taxe d’apprentissage
Erreur n°5 – Oublier les obligations sociales “classiques”
Même en alternance, l’employeur doit respecter l’ensemble des obligations sociales habituelles, notamment :
- la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
- le respect de la durée légale du travail
- le suivi médical
- les règles de santé et sécurité au travail
Les alternants sont pleinement concernés par ces obligations, au même titre que les autres salariés.
Erreur n°6 – Penser que les aides sont automatiquement acquises
Plusieurs dispositifs d’aides à l’alternance existent :
- Aides à l’embauche en contrat d’apprentissage
- Aide unique à l’embauche d’un apprenti
- Aide exceptionnelle à l’embauche d’un apprenti
- Aides à l’embauche d’un apprenti reconnu travailleur handicapé
Leur versement dépend de l’éligibilité du contrat, du respect des délais et de la conformité des déclarations sociales.
Erreur n°7 – Gérer la rupture du contrat à la légère
La rupture d’un contrat d’alternance est strictement encadrée.
L’employeur ou l’alternant peut rompre librement le contrat, sans justification particulière pendant les 45 premiers jours de présence en entreprise (période dite probatoire).
Passée cette période, la solution la plus fréquente et la plus simple reste la rupture amiable, formalisée par un écrit signé par les deux parties et transmis aux organismes concernés (CFA, OPCO)
