L’été approche et vos salariés vont bientôt partir en congés. C’est l’occasion pour nous de vous rappeler les principales règles en matière de prise de congés payés.
Premier rappel du champ juridique des congés payés
Le droit aux congés payés :
Peu importe la nature de son contrat de travail, un salarié a droit à des congés payés. Un salarié à temps partiel acquiert le même nombre de jours qu’un salarié à temps complet.
Le nombre de jours acquis varie en fonction de la méthode appliquée dans l’entreprise :
- Méthode des jours ouvrables (disposition d’ordre public) :
- Acquisition de 2,5 jours par mois
- Soit 30 jours par période de référence
- Méthode des jours ouvrés (applicable par accord de branche, d’entreprise ou décision unilatérale de l’employeur)
- Acquisition de 2,08 jours par mois
- Soit 25 jours par période de référence
Attention, le salarié à l’obligation de prendre ses congés. Il ne peut pas demander une contrepartie financière pour les jours non pris. L’employeur doit donc s’assurer que le salarié a bien pris ses congés payés.
La période de référence :
Les congés s’acquièrent du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1, sauf pour les entreprises du BTP pour qui la période de référence est du 1er avril N au 31 mars N+1. Ils peuvent être pris dès le premier mois d’acquisition.
Les jours de fractionnement :
Des jours de fractionnement peuvent être octroyés au salarié si celui-ci n’a pas pu prendre son congé principal (4 semaines) entre le 1er mai et le 31 octobre.
Le salarié aura droit à :
- 2 jours ouvrables supplémentaires s’il prend 6 jours ouvrables de congés en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre
- 1 jour ouvrable s’il prend entre 3 et 5 jours en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre
Les obligations de l’employeur dans le traitement des congés payés
Information de l’employeur de la période des congés
L’employeur doit informer l’ensemble des salariés de la période de prises des congés. Celle-ci doit obligatoirement comprendre la période du 1er mai au 31 octobre.
Cette information doit être faite au moins 2 mois avant l’ouverture de la période, soit par voie d’affichage, soit par tout autre moyen permettant à l’ensemble des salariés d’en prendre connaissance.
Recueil des demandes des salariés
Les salariés doivent adresser leur demande de congés à l’employeur en respectant le formalisme imposé (feuille de demande de congés, mail, intranet, SIRH, etc. )
L’employeur doit répondre individuellement à chaque demande de congés payés en l’acceptant ou la refusant.
Information de l’employeur de l’ordre des départ
L’ordre des départs est fixé par l’employeur, il doit tenir compte de :
- De la situation familiale
- De l’ancienneté dans l’entreprise
- De l’activité du salarié chez un ou plusieurs autres employeurs
Un délai de prévenance d’un mois doit être respecté pour informer les salariés des dates de congés payés.
Les modalités de prises de congés payés
Le congé principal doit être d’au minimum 12 jours ouvrables (2 semaines) consécutifs et au maximum de 24 jours ouvrables (4 semaines) et doit être pris entre le 1er mai et le 31 octobre.
Le décompte des congés payés et leur indemnisation
Comment décompter les jours de congés
- Méthode des jours ouvrables
Sont considérés comme ouvrables tous les jours de la semaine à l’exception du jours de repos hebdomadaire (en général le dimanche) et des jours fériés habituellement non travaillés.
Le décompte se fait à partir du 1er jour normalement travaillé jusqu’au dernier jour avant la reprise sans compter le jour de repos hebdomadaire.
Exemple :
Un salarié travaille du lundi au vendredi. Il prend 2 semaines de congés = 12 jours
| L | M | M | J | V | S | D | L | M | M | J | V | S | D | Total |
| CP | CP | CP | CP | CP | CP | CP | CP | CP | CP | CP | CP | 12 jours |
Un salarié travaille du lundi au vendredi. Il prend des congés du vendredi au lundi = 3 jours
| L | M | M | J | V | S | D | L | M | M | J | V | S | D | Total |
| CP | CP | CP | 3 jours |
Comment rémunérer la période de congés payés
Le salarié ne doit pas perdre de salaire pendant la période de congés payés. L’employeur doit donc lui verser une indemnité de congés payés.
Cette indemnité doit être calculée selon 2 méthodes et c’est la plus favorable qui devra être retenue :
- Méthode du 1/10ᵉ : il faut déterminer la valeur d’un jour de congés payés en fonction de la rémunération brute perçue sur la période de référence selon la formule suivante :
(Rémunération brute perçue sur la période de référence * 10%) / Nombre de jours CP acquis sur la période de référence
- Méthode du maintien de salaire : cela correspond au salaire que le salarié aurait perçu s’il avait continué à travailler.
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Les bonnes pratiques
Mettre en place un formalisme
Afin d’éviter les conflits, il est recommandé de mettre en place un formalisme pour la demande de congés. Il est toujours préférable d’avoir une demande écrite du salarié pour les dates de congés et une réponse écrite de la part de l’employeur avec acceptation ou refus de la demande.
Communiquer avec vos salariés
Utiliser le tableau d’affichage pour rappeler les règles pour les demandes de congés payés sous forme de note de service. Mettez à disposition des salariés les formulaires de demande de congés.