L’été approche et vos salariés vont bientôt partir en congés. C’est l’occasion pour nous de vous rappeler les principales règles en matière de prise de congés payés.
Droit aux congés payés et acquisition
Peu importe la nature de son contrat de travail (CDD, CDI), un salarié a droit à des congés payés. Un salarié à temps partiel acquiert le même nombre de jours qu’un salarié à temps complet.
Le salarié peut bénéficier de ses congés payés dès son arrivée dans l’entreprise, sans condition d’ancienneté, avec l’accord de l’employeur.
Les congés payés s’acquièrent sur une période de référence. Dans le cas général, cette période va du 1er juin de l’année en cours (N) jusqu’au 31 mai de l’année suivante (N+1). Dans le BTP, cette période est du 1er avril N au 31 mars N+1.
Il existe 2 méthodes d’acquisition des congés payés :
- La méthode en jours ouvrables (droit commun) : acquisition de 2.5 jours par mois, soit 30 jours par période de référence.
- La méthode en jours ouvrés (applicable par accord de branche, d’entreprise ou décision unilatérale de l’employeur) : acquisition de 2.08 jours par mois, soit 25 jours par période de référence.
👉 Les vacances d’été approchant nous vous recommandons de faire le point avec vos salariés sur leur solde de congés payés. Vous éviterez ainsi de faire des déçus et cela facilitera votre gestion le moment venu.
NB : Certaines conventions collectives peuvent prévoir des jours de congés d’ancienneté supplémentaires.
Quelles sont les périodes et modalités de prise de congés payés ?
La prise de congés payés peut être réalisée à tout moment de l’année. Une année complète de travail effectif donne droit à 5 semaines de congés payés.
Le congé principal
Il correspond à la période légale obligatoire allant du 1er mai au 31 octobre. Il se compose au maximum de 24 jours ouvrables consécutifs, soit 4 semaines.
👉 Un salarié ayant des contraintes géographiques (étranger) ; ou ayant à sa charge un adulte handicapé ou une personne âgée en perte d’autonomie peut demander à poser plus de 24 jours consécutifs durant cette période.
Le salarié a la possibilité de ne pas prendre en une seule fois ces jours, cependant il doit en prendre au minimum 12 consécutifs durant la période.
Les jours de fractionnement
Dans l’éventualité où le salarié n’aurait pas pu prendre la totalité des jours de son congé principal, des jours de fractionnement peuvent lui être octroyés.
Pour y avoir droit le salarié doit avoir pris au moins 12 jours ouvrables en continu entre le 1er mai et le 31 octobre et prendre au moins 3 jours de congés en dehors de cette période. Dans ce cas, il a alors droit à :
- 1 jour ouvrable supplémentaire s’il prend entre 3 et 5 jours
- 2 jours ouvrables supplémentaires s’il prend au moins 6 jours.
NB : la 5ème semaine de congés ne donne pas droit aux jours de fractionnement, seuls les jours restants du congé principal sont concernés.
Quelles sont les obligations de l’employeur ?
L’employeur doit informer ces salariés de la période de prise de congés. Elle doit obligatoirement comprendre la période du 1er mai au 31 octobre.
👉 N’hésitez pas à utiliser le tableau d’affichage pour communiquer avec vos salariés. Cela permettra également de rappeler les règles de demande de congés.
Le salarié doit quant à lui adresser sa demande de congés à l’employeur. Ce dernier devra ensuite répondre individuellement à chaque demande en l’acceptant ou a refusant.
👉 Afin d’éviter les conflits, il est recommandé de mettre en place un certain formalisme pour la demande de congés (feuille de demande de congés, mail, intranet, SIRH, …). Mettez les formulaires de demande de congés à disposition des salariés.
C’est l’employeur qui fixe l’ordre des départs et qui le communique à chaque salarié en tenant compte des critères suivants :
- Situation familiale (si des salariés de la même entreprise sont mariés ou pacsés, ils ont droits de prendre conjointement leurs congés).
- Ancienneté dans l’entreprise
- L’activité du salarié chez un ou plusieurs autres employeurs.
👉 L’ordre des départs en congé doit être communiqué à chaque salarié 1 mois avant son départ.
Comment décompter les jours de congés ?
Si l’acquisition est en jours ouvrables
Sont considérés comme ouvrables tous les jours de la semaine à l’exception du jour de repos hebdomadaire (en général le dimanche) et des jours fériés habituellement non travaillés.
Le décompte se fait à partir du 1er jour normalement travaillé jusqu’au dernier jour avant la reprise sans compter le jour de repos hebdomadaire.
Exemples :
Un salarié travaille du lundi au vendredi. Il prend 2 semaines de congés = 12 jours :
Un salarié travaille du lundi au vendredi. Il prend des congés du vendredi au lundi = 3 jours :
Si l’acquisition est en jours ouvrés
Les jours ouvrés correspondent aux jours réellement travaillés par le salarié. Une semaine de travail correspond donc à 5 jours ouvrés.
Exemple :
Un salarié travaille du lundi au vendredi. Il prend 2 semaines de congés = 10 jours :
Comment procéder en cas d’arrêt maladie ?
Il existe 2 cas de figure :
Arrêt établi pendant les congés
Si le salarié tombe malade durant sa période de congés payés, l’employeur doit reporter les jours de congés si la convention collective le prévoit. Et de ce fait, réaliser les formalités liées à l’absence maladie durant cette période.
En l’absence de dispositions conventionnelles, la Cour de cassation considère que le salarié ne peut pas exiger le report de ses congés, l’employeur s’étant acquitté de son obligation d’accorder des congés payés. Le salarié percevra donc, à la fois des indemnités de congés payés et des indemnités de sécurité sociale, mais pas le maintien employeur conventionnel.
Cette disposition pourrait toutefois être en cours d’évolution pour être en accord avec la jurisprudence européenne qui permet le report.
Arrêt établi avant le départ en congés
Si le salarié est malade au moment de son départ en congés, l’employeur doit appliquer une absence maladie. Celle-ci étant la première cause d’arrêt de travail.
Lorsque l’arrêt maladie s’achève le salarié conserve les jours de congés couverts par l’arrêt maladie et bénéficie du report de ses congés selon des modalités fixées avec l’employeur.
Comment rémunérer la période de congés payés ?
Le salarié ne doit pas perdre de salaire pendant la période de congés payés. L’employeur doit donc lui verser une indemnité de congés payés.
Cette indemnité doit être calculée selon 2 méthodes, c’est la plus favorable qui devra être retenue :
- Méthode du 1/10ᵉ : il faut déterminer la valeur d’un jour de congés payés en fonction de la rémunération brute perçue sur la période de référence selon la formule suivante :
(Rémunération brute perçue sur la période de référence * 10%) / Nombre de jours CP acquis sur la période de référence
- Méthode du maintien de salaire : cela correspond au salaire que le salarié aurait perçu s’il avait continué à travailler.
En pratique sur le logiciel macompta.fr
Le logiciel macompta.fr vous permet de gérer de façon intuitive les congés payés et de saisir facilement les absences dans le menu dédié.
Dans la fiche Établissement
C’est dans l’onglet « Congés » que vous pouvez sélectionner toutes les informations évoquées dans cet article :
Dans la fiche Salarié
Dans l’onglet « Congés payés » vous avez la possibilité de renseigner tous les éléments propres au salarié. Cela est notamment très utile dans le cas où vous seriez nouvel utilisateur et que vous devez saisir les jours de congés déjà acquis de vos salariés.
Les modifications de solde se feront par la suite automatiquement lors de la validation des bulletins de paie.
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