Le droit aux congés payés : nos conseils pour bien les gérer

L’été approche et vos salariés vont bientôt partir en vacances. C’est l’occasion pour nous de vous rappeler les principales règles en matière de prise de congés payés.

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En résumé

• Le droit aux congés payés s’applique à l’ensemble des salariés, dès leur entrée dans l’entreprise, quel que soit leur contrat.
• Ils s’acquièrent progressivement au fil de l’activité et doivent faire l’objet d’une planification concertée entre le salarié et l’employeur.
• Si la période estivale constitue le cœur traditionnel des départs, les congés peuvent être répartis tout au long de l’année, selon les besoins et les contraintes de l’organisation.
• Une gestion anticipée et structurée des congés favorise un climat de travail apaisé et garantit un traitement équitable des équipes.
• L’employeur joue un rôle central dans la coordination, la communication et la validation des absences.
• Enfin, la période de congés ouvre droit à une rémunération équivalente, calculée selon un cadre réglementaire visant à protéger les droits du salarié.

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Acquisition des congés payés

Quelle que soit la nature de son contrat de travail (CDD, CDI), un salarié a droit à des congés payés. Un salarié à temps partiel acquiert le même nombre de jours qu’un salarié à temps complet.

Le salarié peut bénéficier de ses congés payés dès son arrivée dans l’entreprise, sans condition d’ancienneté, avec l’accord de l’employeur.

Les congés payés s’acquièrent sur une période de référence. Dans le cas général, cette période va du 1^er juin de l’année en cours (N) jusqu’au 31 mai de l’année suivante (N+1). Dans le BTP, cette période est du 1^er avril N au 31 mars N+1.

Il existe 2 méthodes d’acquisition des congés payés :

• La méthode en jours ouvrables (droit commun) : acquisition de 2.5 jours par mois, soit 30 jours par période de référence.
• La méthode en jours ouvrés (applicable par accord de branche, d’entreprise ou décision unilatérale de l’employeur) : acquisition de 2.08 jours par mois, soit 25 jours par période de référence.

Notre conseil : Les vacances d’été approchant nous vous recommandons de faire le point avec vos salariés sur leur solde de congés payés. Vous éviterez ainsi de faire des déçus et cela facilitera votre gestion le moment venu.

NB : Certaines conventions collectives peuvent prévoir des jours de congés d’ancienneté supplémentaires.

Quelles sont les périodes et modalités de prise de congés payés ?

La prise de congés payés peut être réalisée à tout moment de l’année. Une année complète de travail effectif donne droit à 5 semaines de congés payés.

Le congé principal

Il correspond à la période légale obligatoire allant du 1^er mai au 31 octobre. Il se compose au maximum de 24 jours ouvrables consécutifs, soit 4 semaines.

Un salarié ayant des contraintes géographiques (étranger), ou ayant à sa charge un adulte handicapé ou une personne âgée en perte d’autonomie peut demander à poser plus de 24 jours consécutifs durant cette période.

Le salarié a la possibilité de ne pas prendre en une seule fois ces jours, cependant il doit en prendre au minimum 12 consécutifs durant la période.

Les jours de fractionnement

Dans l’éventualité où le salarié n’aurait pas pu prendre la totalité des jours de son congé principal, des jours de fractionnement peuvent lui être octroyés.

Pour y avoir droit le salarié doit avoir pris au moins 12 jours ouvrables en continu entre le 1^er mai et le 31 octobre et prendre au moins 3 jours de congés en dehors de cette période. Dans ce cas, il a alors droit à :

• 1 jour ouvrable supplémentaire s’il prend entre 3 et 5 jours
• 2 jours ouvrables supplémentaires s’il prend au moins 6 jours.

Bon à savoir : La cinquième semaine de congés n’ouvre pas droit à des jours de fractionnement, seuls les jours restants du congé principal sont concernés.

Quelles sont les obligations de l’employeur ?

L’employeur doit informer ces salariés de la période de prise de congés. Elle doit obligatoirement comprendre la période du 1^er mai au 31 octobre.

N’hésitez pas à utiliser le tableau d’affichage pour communiquer avec vos salariés. Cela permettra également de rappeler les modalités de demande de congés.

Le salarié doit quant à lui adresser sa demande de congés à l’employeur. Ce dernier devra ensuite répondre individuellement à chaque demande en l’acceptant ou en la refusant.

Notre conseil : Afin d’éviter les conflits, il est recommandé de mettre en place un certain formalisme pour la demande de congés (feuille de demande de congés, mail, intranet, SIRH, …). Mettez les formulaires de demande de congés à disposition des salariés.

C’est l’employeur qui fixe l’ordre des départs et qui le communique à chaque salarié en tenant compte des critères suivants :

• Sa situation familiale (si des salariés de la même entreprise sont mariés ou pacsés, ils ont droits de prendre conjointement leurs congés).
• Son ancienneté dans l’entreprise
• L’activité du salarié chez un ou plusieurs autres employeurs.

L’ordre des départs en congé doit être communiqué à chaque salarié 1 mois avant son départ.

Comment décompter les jours de congés payés ?

Si l’acquisition est en jours ouvrables

Sont considérés comme ouvrables tous les jours de la semaine à l’exception du jour de repos hebdomadaire (en général le dimanche) et des jours fériés habituellement non travaillés.

Le décompte se fait à partir du 1^er jour normalement travaillé jusqu’au dernier jour avant la reprise sans compter le jour de repos hebdomadaire.

Exemples :

Un salarié travaille du lundi au vendredi. Il prend 2 semaines de congés = 12 jours :

Un salarié travaille du lundi au vendredi. Il prend des congés du vendredi au lundi = 3 jours :

Si l’acquisition est en jours ouvrés 

Les jours ouvrés correspondent aux jours réellement travaillés par le salarié. Une semaine de travail correspond donc à 5 jours ouvrés.

Exemple :

Un salarié travaille du lundi au vendredi. Il prend 2 semaines de congés = 10 jours :

Comment rémunérer la période de congés payés ?

Le salarié ne doit subir aucune perte de rémunération pendant sa période de congés payés. L’employeur doit donc lui verser une indemnité de congés payés.

Cette indemnité doit être calculée selon 2 méthodes, c’est la plus favorable qui devra être retenue :

• Méthode du 1/10ᵉ : il faut déterminer la valeur d’un jour de congés payés en fonction de la rémunération brute perçue sur la période de référence selon la formule suivante :

(Rémunération brute perçue sur la période de référence * 10%) / Nombre de jours CP acquis sur la période de référence

• Méthode du maintien de salaire : cela correspond au salaire que le salarié aurait perçu s’il avait continué à travailler.

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