Modèle de mandat SEPA B2B à télécharger : obligations légales et mode d’emploi

Vous souhaitez mettre en place des prélèvements automatiques entre entreprises et sécuriser vos encaissements ? Le mandat SEPA B2B constitue une alternative particulièrement intéressante au mandat SEPA Core.

Réservé aux relations interentreprises, il limite les risques de contestation et apporte davantage de visibilité sur votre trésorerie. En contrepartie, sa mise en œuvre obéit à des règles spécifiques, notamment l’enregistrement du mandat par la banque du débiteur.

Retrouvez dans cet article un modèle de mandat SEPA B2B à télécharger gratuitement ainsi que toutes les informations utiles pour l’utiliser en conformité avec la réglementation.

Qu’est ce qu’un mandat SEPA B2B ?

Le mandat SEPA B2B (interentreprises) est réservé exclusivement aux transactions entre entreprises.  

Lorsque les deux parties sont des entreprises, elles ont la possibilité de choisir librement entre le mandat SEPA Core et le mandat SEPA B2B. Toutefois, l’utilisation du mandat B2B suppose le respect de certaines conditions : 

• Le client est une entreprise (personne morale),
• Il donne son accord explicite à ce mode de prélèvement, 
• Et sa banque enregistre ce mandat dans ses systèmes. 

En tant que créancier, vous ne pouvez pas imposer un mandat B2B. Il s’agit d’un accord contractuel engageant les deux parties. 

Bon à savoir : Le mandat B2B présente un avantage important pour le créancier : aucune contestation n’est possible après le débit. Cela renforce la sécurité des encaissements. 

Mise en place du prélèvement SEPA : les étapes à respecter

Étape 1 : Établir un mandat de prélèvement

Tout prélèvement SEPA repose sur un mandat préalable signé par le débiteur. Ce mandat :  

• Autorise le créancier à émettre des prélèvements, 
• Autorise la banque du débiteur à débiter son compte. 

Le mandat peut être signé en format papier ou électronique. 

Mentions obligatoires

Plusieurs mentions obligatoires doivent figurer sur le mandat SEPA : 

• Le titre « Mandat de prélèvement SEPA »
• Une référence unique de mandat (« RUM ») 
• Les coordonnées du créancier (nom ou dénomination sociale, adresse du siège social, …)
• L’identifiant SEPA du créancier (ICS)
• Les mentions légales spécifiques au type de mandat

Mentions légales spécifiques au mandat SEPA B2B :

« En signant ce formulaire de mandat, vous autorisez (A) [NOM DU CREANCIER} à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de [NOM DU CREANCIER]. 

Ce mandat est dédié aux prélèvements SEPA interentreprises. Vous n’êtes pas en droit de demander à votre banque le remboursement d’un prélèvement SEPA interentreprises une fois que le montant est débité de votre compte. Vous pouvez cependant demander à votre banque de ne pas débiter votre compte jusqu’au jour de l’échéance. » 

Bon à savoir : Cette dernière phrase signifie que la date d’échéance indiquée sur le mandat ne garantit pas automatiquement que le prélèvement aura lieu ce jour-là. En pratique, la banque peut débiter le compte dès réception de l’ordre de prélèvement, sauf si le débiteur a demandé explicitement un débit à échéance à sa banque.

Attention : Sans ces mentions, le mandat n’est juridiquement pas valide. 

Le débiteur devra également fournir son RIB, ainsi que dater et signer le mandat. 

Étape 2 : Transmission du mandat 

Une fois le mandat complété et signé, il doit être transmis à la fois au créancier et à la banque du débiteur (obligation d’enregistrement).  

L’envoi du mandat peut être effectué par email, voie postale ou être remis en main propre.

Mandat SEPA B2B : quelles obligations légales respecter ?

Sauf accord spécifique et contractuel entre les parties, le créancier est tenu de fournir au débiteur une notification préalable au moins 14 jours calendaires avant la date d’échéance du prélèvement SEPA.   

Cette pré-notification doit au minimum indiquer : 

• La date d’échéance du prélèvement
• Le montant prélevé

Elle peut prendre la forme d’une facture, d’un avis, d’un échéancier ou de tout autre support convenu entre les parties.

La validité d’un mandat SEPA dépend de la situation : 

• Si le mandat concerne un prélèvement ponctuel, il est valable uniquement pour ce paiement spécifique. 

• Si le mandat porte sur une série de prélèvements, il reste valide jusqu’à ce que l’accord du débiteur soit révoqué. Le débiteur peut annuler ce mandat à tout moment en contactant son créancier. Il est également fortement conseillé d’en informer sa banque. 

• En cas d’absence de prélèvement SEPA pendant une période de 36 mois (calculée à partir de la dernière échéance de prélèvement), le mandat devient caduc et ne doit plus être utilisé. 

Un mandat SEPA doit être obligatoirement conservé pendant toute sa durée de validité.  

Il doit ensuite être archivé pendant 10 ans à partir du dernier prélèvement SEPA émis par le créancier, conformément à la réglementation en vigueur. 

En SEPA B2B, aucune contestation n’est possible après le débit dès lors que :

• Le mandat est valide et signé
• Le mandat a été enregistré par la banque du débiteur

Seuls les prélèvements considérés comme non autorisés ou erronés peuvent être contestés auprès de la banque dans un délai de 13 mois à compter de la date du débit.

Avec la fonctionnalité Encaissements clients de macompta.fr, vous automatisez vos prélèvements SEPA tout en respectant les exigences réglementaires.

Vous pouvez ainsi :

• encaisser vos clients automatiquement
• sécuriser votre trésorerie
• réduire les relances
• rester conforme aux règles applicables au prélèvement SEPA

Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs des logiciels Comptabilité et Facturation, sans surcoût.

Questions fréquentes