Embaucher un salarié est toujours une étape importante pour une entreprise. Cependant avant d’accueillir un nouveau collaborateur, une formalité administrative incontournable s’impose. Il s’agit de la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE).
La DPAE est obligatoire pour toutes les structures employant du personnel. Afin de sécuriser votre embauche et d’éviter de lourdes sanctions, il est donc impératif de maîtriser cette déclaration.
Dans cet article, nous allons vous permettre d’aborder cette démarche en toute sérénité avec des informations claires et des conseils pratiques.
En résumé
- La DPAE est obligatoire pour toute embauche de salarié, quel que soit le type de structure ou de contrat
- Elle doit être réalisée au plus tôt 8 jours avant l’embauche et impérativement avant la prise de poste
- La DPAE permet de remplir plusieurs obligations sociales en une seule démarche
- Un oubli ou un retard peut entraîner des sanctions financières et pénales lourdes
Qu’est-ce qu’une DPAE ?
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est une déclaration obligatoire que tout employeur doit réaliser auprès de l’URSSAF pour tout salarié recruté. Elle remplace l’ancienne Déclaration Unique d’Embauche (DUE).
Concrètement, la DPAE sert à communiquer à l’administration l’identité et la date d’arrivée du futur collaborateur.
Elle permet de remplir en une fois plusieurs obligations de l’employeur :
- Prévention du travail dissimulé
- Affiliation du salarié au régime général de la sécurité sociale
- Ouverture des droits sociaux
- Adhésion à un service de santé au travail (bien que dans la pratique, une déclaration au service de médecine du travail est souvent nécessaire)
- Couverture du salarié en cas d’accident de travail
Qui est concerné ?
Tous les employeurs relevant du régime général ou du régime social agricole, qu’il s’agisse d’une société, d’une entreprise individuelle, d’une profession libérale, d’une association ou d’une SCI employeur sont soumis à la DPAE, quelle que soit la taille de leur structure.
Peu importe le type de contrat : CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat saisonnier, temps plein ou temps partiel. Vous êtes concernés par la DPAE, quelle que soit la durée du contrat.
Quand faire la DPAE ?
La DPAE doit être effectuée dans les huit jours précédant l’embauche et obligatoirement avant la prise de poste du salarié recruté.
Même un retard de quelques heures dans votre déclaration peut suffire à la qualifier de DPAE tardive, et donc faire l’objet d’une pénalité.
Faire la DPAE dans les délais vous protège de toute accusation de travail dissimulé.
Comment faire la DPAE ?
Plusieurs possibilités existent pour déclarer l’embauche de votre collaborateur :
- Via le portail URSSAF notamment s’il s’agit de votre premier salarié
- Via net-entreprises.fr en saisissant manuellement ou via un dépôt de fichier
Quelles sanctions en cas d’absence de DPAE ou de retard ?
Ne pas effectuer la DPAE ou la faire en retard peut vous exposer à plusieurs niveaux de sanctions.
Sur le plan pénal : risque de travail dissimulé
L’absence de déclaration d’embauche peut être considérée comme du travail dissimulé et les sanctions encourues sont particulièrement lourdes.
- Les sanctions pénales peuvent aller jusqu’à 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique
- Et jusqu’à 225 000 € d’amende pour une personne morale, assorties d’autres mesures (placement sous surveillance judiciaire, remboursement d’aides publiques, exclusion des marchés publics…)
Sur le plan financier et social
Une pénalité pouvant atteindre 300 fois le taux horaire du minimum garanti peut être appliquée par l’URSSAF. Cela représente environ 1224 € en 2026.
Pour une petite structure, une telle sanction peut représenter un coup dur financier difficile à absorber.
L’absence de DPAE prive le salarié de ses droits sociaux : sécurité sociale, chômage, retraite…. Cela peut créer des tensions inutiles et risque également de fragiliser la collaboration.
Le risque d’accident du travail ne sera pas couvert en l’absence de DPAE, et le préjudice subi par le salarié pourrait être indemnisé par l’employeur.
À noter : Le salarié peut vous réclamer une copie de sa déclaration préalable à l’embauche.
Une DPAE correctement réalisée est bien plus qu’une simple formalité administrative. C’est une formalité simple qui vous met à l’abri de conséquences financières potentiellement lourdes.
Questions fréquentes pour les dirigeants
Dois-je faire une DPAE pour un stagiaire ou un bénévole d’association ?
Le stagiaire et le bénévole ne sont pas considérés comme des salariés. Aucune DPAE n’est donc nécessaire pour eux.
La DPAE suffit-elle pour embaucher ?
Non. Elle fait partie des formalités d’embauche obligatoires, mais vous devez également :
- Rédiger le contrat de travail
- Inscrire le salarié sur le registre du personnel
- Organiser sa visite d’embauche
Que dois-je faire si le candidat ne vient finalement pas travailler ?
Si finalement, le salarié ne se présente pas, pas de panique : vous n’avez pas de démarche particulière à faire. L’absence de Déclaration Sociale Nominative (DSN) pour ce salarié annulera automatiquement les conséquences de la DPAE.
Aucune cotisation ne sera due et aucune pénalité ne pourra vous être appliquée.
Dois-je faire une nouvelle DPAE en cas de renouvellement de CDD ?
Vous n’avez pas besoin de refaire une DPAE si vous renouvelez un CDD ou si vous passez d’un CDD à un CDI avec le même salarié, pour le même poste.
En revanche, une nouvelle DPAE est obligatoire en cas d’interruption du contrat de travail.
Attention : lorsqu’il existe une interruption entre deux CDD, même courte, une nouvelle DPAE doit être réalisée. En cas de renouvellement sans coupure entre les contrats, la DPAE initiale reste valable.
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