La gestion des fournisseurs est un pilier souvent de la bonne santé financière d’une entreprise. Factures, échéances, règlements, relances… sans méthode claire ni outils adaptés, les risques sont nombreux : retards de paiement, erreurs comptables, tensions de trésorerie ou perte de visibilité.
Bonne nouvelle : avec une organisation structurée et des outils adaptés, la gestion fournisseurs peut devenir simple, fluide et sécurisée.
Dans cet article, nous revenons sur les fondamentaux de la comptabilité fournisseurs, puis sur les bonnes pratiques pour saisir, suivre et payer ses factures fournisseurs efficacement.
Les bonnes pratiques à retenir
- Paramétrer correctement ses fournisseurs dès la création
- Saisir ou importer les factures dès réception
- Suivre précisément les paiements et les échéances
- Utiliser le lettrage pour une vision claire des dettes fournisseurs
- S’appuyer sur un logiciel adapté comme macompta.fr
Comprendre la gestion des fournisseurs
La gestion des fournisseurs regroupe l’ensemble des opérations visant à :
- référencer et organiser les fournisseurs
- enregistrer les factures reçues
- planifier et effectuer les paiements
- suivre précisément les dettes fournisseurs
Elle concerne toutes les structures, quels que soient leur taille ou leur forme juridique : indépendants, TPE, PME, associations. Dès qu’une facture est reçue, la gestion fournisseurs commence.
Une gestion rigoureuse permet notamment d’éviter :
- les pénalités de retard
- les paiements en double
- les oublis de factures
- les écarts entre comptabilité et trésorerie réelle
Étape 1 : Bien paramétrer ses fournisseurs
Avant même de saisir les factures, il est essentiel de bien créer et paramétrer chaque fournisseur dans son logiciel de comptabilité.
Les informations essentielles à renseigner
Parmi les données importantes :
- la raison sociale et les coordonnées
- le SIREN
- le mode de règlement (virement, prélèvement…)
- le délai de paiement habituel
- les coordonnées bancaires (IBAN)
- le compte comptable associé
Un paramétrage précis permet ensuite d’automatiser une partie des traitements et d’éviter les erreurs lors des saisies ou des règlements.
Bon à savoir : Lorsque vous créez un nouveau fournisseur sur le logiciel Comptabilité de macompta.fr, vous pouvez associer un compte de charge par défaut pour faciliter la saisie et définir un délai de paiement préféré pour suivre facilement les échéances.
Attention : la modification des RIB est une cause fréquente d’escroqueries. Il convient d’être particulièrement vigilent aux personnes habilitées à modifier un RIB utilisé dans un processus de paiement et aux demandes de modifications des RIB reçues par mail.
Étape 2 : Saisir les factures fournisseurs
Une fois le fournisseur créé, il faut enregistrer les factures reçues. Deux méthodes principales existent.
La saisie manuelle
Elle consiste à saisir les informations de la facture :
- date
- numéro de facture
- montant HT/TTC
- TVA
- échéance de paiement
La saisie manuelle reste aujourd’hui une solution courante, notamment pour les entreprises recevant peu de factures.
Cependant, cette pratique est appelée à évoluer fortement avec la généralisation progressive de la facturation électronique.
À terme, les factures fournisseurs transmises sous format électronique structuré deviendront la norme, limitant fortement la réception de factures « papier » ou de simples PDF non exploitables.
Dans ce contexte, la saisie manuelle, plus lente et plus source d’erreurs, a vocation à devenir de plus en plus limitée, au profit de processus automatisés et sécurisés.
Import PDF et OCR : gain de temps assuré
La dématérialisation des factures change radicalement la gestion quotidienne.
Grâce à l’OCR (reconnaissance automatique de caractères), les informations clés d’une facture PDF ou numérisées sont extraites automatiquement :
- fournisseur
- montants HT, TVA et TTC
- libellé
- date et échéance
Résultat :
- une traçabilité renforcée
- moins de saisie manuelle
- moins d’erreurs
- des factures automatiquement jointes aux écritures comptables
Bon à savoir : Macompta.fr intègre une fonctionnalité d’OCR qui analyse automatiquement les factures importées et préremplit les informations essentielles, tout en laissant à l’utilisateur la possibilité de vérifier et valider chaque écriture. Une fois comptabilisée, la facture est automatiquement jointe à l’écriture.
Étape 3 : Suivre et organiser les paiements fournisseurs
Une facture saisie n’est pas forcément payée immédiatement. La gestion des paiements est donc un point central.
Selon l’organisation de l’entreprise, les paiements fournisseurs peuvent être effectués :
- par virement bancaire saisi sur l’interface de la banque
- par prélèvement automatique
- ou via un outil de gestion permettant de générer des fichiers de paiement à transmettre à la banque
Centraliser cette étape permet de sécuriser les règlements, d’éviter les oublis et de conserver une trace claire des paiements effectués.
L’échéancier fournisseurs : un outil de suivi essentiel
L’échéancier fournisseurs est un véritable tableau de bord :
- il classe les factures par date d’échéance
- permet de sélectionner celles à régler
- et d’anticiper les sorties de trésorerie
À noter : L’échéancier fournisseurs de Macompta.fr permet également de générer un fichier SEPA en quelques clics, à transmettre à sa banque pour effectuer les règlements fournisseurs.
Pour les dirigeants de TPE, c’est un outil d’aide à la décision précieux :
- prioriser les paiements
- préserver la trésorerie
- gérer plus sereinement son activité
Étape 4 : Le lettrage fournisseurs : la clé d’une comptabilité lisible
Le lettrage consiste à associer une facture à son règlement.
Cette étape permet :
- de savoir exactement ce qui est payé ou non
- d’éviter les incohérences comptables
- de faciliter les contrôles et la clôture des comptes
Dans un compte fournisseur contenant de nombreuses opérations, le lettrage permet d’afficher :
- toutes les factures
- uniquement les factures réglées
- ou uniquement celles restant à payer
Une vision claire et immédiate de votre situation réelle vis‑à‑vis de chaque fournisseur.
Macompta.fr vous accompagne avec un webinaire dédié
Nous avons abordé en pratique ces points lors d’un webinaire dont nous vous proposons le replay.
🧾 Au programme :
- 00:00 – Introduction
- 02:36 – Généralités de la gestion des fournisseurs (définition, utilité, qui est concerné?)
- 04:13 – Paramétrage du dossier « fournisseur »
- 10:09 – Saisie des factures fournisseurs (saisie manuelle ou import de fichier)
- 16:05 – Gestion des paiements fournisseurs
- 17:57 – Lettrage des fournisseurs
- 19:42 – Échéancier et suivi fournisseurs
- 21:44 – Assistance et ChatBot macompta.fr
- 25:00 – Questions & réponses
