Si vous êtes créateur d’entreprise ou dirigeant d’une TPE ou d’une PME, vous êtes probablement à la recherche d’économies. Celles-ci sont souvent primordiales pour maintenir une bonne santé financière et une rentabilité fragile. Vous pourriez alors être tenté de saisir votre comptabilité sur Excel, ce tableur qui permet de faire tant de choses… C’est une mauvaise idée, et on vous explique pourquoi dans cet article !
Pourquoi certaines entreprises choisissent de tenir leur comptabilité sur Excel ?
La principale motivation des dirigeants qui utilisent Excel pour tenir leur comptabilité est de nature financière. En effet, la plupart des entreprises disposent déjà de la suite Microsoft Office, et donc d’un accès à Excel. La tentation est alors grande de tirer un profit maximal des fonctionnalités de ce tableur, en l’utilisant également pour gérer sa comptabilité. Le dirigeant peut y voir un moyen d’économiser le coût qu’engendrerait l’achat d’un logiciel comptable.
On trouve d’ailleurs sur internet des solutions de comptabilité basées sur Excel.
Excel est également un outil avec lequel de nombreuses personnes sont déjà familières. Ainsi, il ne sera pas nécessaire d’apprendre à utiliser un nouveau logiciel, dont la prise en main peut être laborieuse.
Enfin, si vous maîtrisez suffisamment les différentes fonctionnalités du tableur, vous pouvez facilement personnaliser vos feuilles de calcul. Ainsi, vous créez des documents comptables qui permettent de répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. De ce point de vue, il s’agit d’une solution plus flexible qu’un logiciel comptable « conventionnel ».
En listant ces éléments, Excel semble donc marquer de nombreux points face aux logiciels de comptabilité. Cependant, l’utilisation de ce tableur pour votre saisie comptable n’est pas sans danger pour votre entreprise.
Les principaux risques d’une comptabilité sur Excel
Tenir votre comptabilité sur Excel vous expose à plusieurs irrégularités, qui pourraient être mises en lumière par un contrôle fiscal. En voici les principales.
Le non-respect du principe d’intangibilité des écritures
Excel ne permet pas aux entreprises de respecter les obligations comptables et fiscales imposées par la loi. Par exemple, l’un des grands principes comptables est l’intangibilité des écritures validées. Cela signifie qu’au plus tard lors du dépôt de la déclaration de résultats, toutes les écritures passées doivent être validées définitivement et ne peuvent plus être modifiées.
La date de validation de vos écritures comptables doit être indiquée dans le Fichier des écritures comptables (FEC). La non-production d’un FEC ou la production d’un FEC non conforme est passible de lourdes sanctions.
Si vous vous rendez compte après coup qu’une erreur a été commise, la correction devra être comptabilisée par l’ajout d’écritures nouvelles (écritures de contrepassation, d’extourne, etc.).
Les fonctionnalités d’Excel ne permettent pas de figer vos écritures lorsque vous clôturez un exercice. En cas de contrôle fiscal, vous ne pouvez donc pas justifier du respect du principe d’intangibilité des écritures. Vous courez alors le risque d’un rejet de votre comptabilité et d’une taxation d’office.
Les erreurs de saisie
Excel n’est pas conçu pour préparer vos documents comptables. Par ailleurs, ses feuilles de calcul tirent leurs résultats des formules et des données que vous y saisissez. Or, une erreur humaine est vite arrivée, et peut avoir des conséquences importantes sur votre comptabilité. Et la comptabilité est une discipline qui demande de la précision. Elle est nécessaire pour que vous puissiez vous conformer à la réglementation, calculer les résultats réels de votre activité et obtenir les bonnes bases de calcul de vos impôts.
Si le volume d’informations est important, le risque d’erreur significative est d’autant plus élevé. Vous vous exposez alors à un redressement fiscal, ou à un trop payé d’impôts, en fonction du sens de l’erreur.
Le non-respect de la réglementation sur les logiciels de Facturation et de caisse
Les sociétés qui utilisent Excel pour tenir leur comptabilité, l’utilisent aussi souvent pour faire leurs factures. Or, depuis 2018, une réglementation stricte encadre le suivi des opérations de caisse et de facturation, et notamment l’enregistrement des recettes.
Pour lutter contre la fraude, cette loi impose que les logiciels utilisés respectent certaines conditions. L’une d’entre elles est l’inaltérabilité des données de paiement saisies. Un tableur comme Excel ne peut pas garantir l’absence d’altération des données qui y sont entrées. Il ne respecte donc pas la réglementation sur les logiciels de caisse, et ne peut pas être utilisé comme tel.
Des traitements chronophages
Au-delà des risques d’irrégularités qu’entraîne la tenue d’une comptabilité sur Excel, celle-ci peut se révéler extrêmement chronophage. Vous devrez passer des heures à construire les différentes feuilles de votre tableur, alors que vos états comptables sont automatiquement créés si vous utilisez un logiciel spécialisé.
Par ailleurs, qui n’a jamais perdu un temps monstre à rechercher la source d’une erreur dans un tableur Excel ? Les économies réalisées par le non-achat d’un logiciel comptable seront rapidement effacées par les pertes de temps subies.
Comptabilité sur Excel : bonne ou mauvaise idée ?
La tenue de votre comptabilité sur Excel présente donc de nombreux risques, en plus de générer d’importantes pertes de temps. Elle ne devrait pas être la solution retenue. En revanche, il est tout à fait possible d’utiliser Excel pour analyser les données issues de votre comptabilité. Grâce aux données produites par votre logiciel comptable, vous pouvez construire des indicateurs de gestion adaptés aux spécificités de votre activité. Ceux-ci vous permettent de suivre les performances de votre entreprise, et de prendre les décisions adaptées.
Quelles sont les alternatives pour tenir sa comptabilité à moindre coût ?
La principale raison qui pousse les entreprises à tenir leur comptabilité sur Excel est la volonté de faire des économies. Pourtant, le recours à un logiciel comptable n’entraîne pas forcément des coûts importants pour votre entreprise. Le logiciel comptable proposé par macompta.fr présente ainsi un coût raisonnable. Il peut être facilement supporté par toutes les entreprises. Par ailleurs, sa prise en main et son utilisation sont simples.
En utilisant un logiciel conçu pour répondre à vos besoins, vous consacrez bien moins de temps à vos opérations comptables. De plus, grâce à un tel outil, vous limitez grandement les risques d’erreurs dans votre comptabilité. Vous avez donc plus de chances d’éviter de coûteuses amendes.
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