La balance comptable est l’un des éléments de base de la comptabilité d’une entreprise. Elle est souvent jointe aux comptes annuels, afin de détailler la composition de leurs différents postes. Mais alors, comment la construire ? Quelle est son utilité pour les dirigeants et pour les lecteurs des états financiers ? On vous explique tout dans cet article !
Qu’est-ce qu’une balance comptable ?
Une balance est un document comptable qui totalise les mouvements débiteurs et créditeurs des comptes d’une entreprise. Pour chacun d’entre eux, elle peut ainsi en déterminer le solde. En réalité, on utilise trois formes de balances différentes :
- La balance générale ;
- Les balances auxiliaires clients et fournisseurs ;
- Les balances âgées.
La balance générale
La balance générale est la plus étudiée par les lecteurs des états financiers de l’entreprise. Elle liste l’ensemble de ses comptes, avec leurs soldes respectifs. Ils sont présentés dans l’ordre du plan comptable général, en partant de la classe 1 jusqu’à la classe 7. Elle couvre une période définie, qui correspond souvent à l’exercice comptable. Ainsi, tous les comptes mouvementés au cours de cette période apparaissent dans la balance. On y retrouve également ceux qui disposaient d’un solde ouvert en début d’exercice. Vous pouvez choisir de n’inclure que les comptes non soldés à la date de clôture.
Les balances auxiliaires
Dans la balance générale, l’ensemble des postes fournisseurs et clients sont rassemblés dans les comptes 401 et 411. Pour connaître le détail de leurs soldes, et le montant des dettes et créances détenues auprès de chaque tiers, vous devez éditer des balances auxiliaires. Les sommes dues sont alors regroupées au sein des différents comptes de tiers correspondants. Ainsi, vous pouvez identifier les principaux créanciers et débiteurs de l’entreprise à un instant T.
La balance âgée
Elle est en réalité un tableau dérivé de la balance auxiliaire. Elle est plus détaillée, puisqu’elle classe les créances et les dettes en fonction de leur caractère échu ou non échu. Pour les sommes échues, la balance âgée précise en outre si elles le sont depuis :
- Moins de 30 jours ;
- Entre 30 et 60 jours ;
- Entre 60 et 90 jours ;
- Plus de 90 jours.
Ce document est donc précieux pour suivre le correct paiement des créances et des dettes de l’entreprise. En un coup d’œil, il permet de repérer les factures non réglées dont l’échéance est dépassée.
Les différentes rubriques d’une balance comptable
La balance se présente sous la forme d’un tableau. On y retrouve généralement les colonnes suivantes :
- Le numéro du compte ;
- Le libellé du compte ;
- Le solde d’ouverture (pour les comptes de 1 à 5) ;
- Le montant total des opérations au débit ;
- Le montant total des opérations au crédit ;
- Le solde de clôture.
Cette présentation concerne aussi bien la balance générale que les balances auxiliaires.
En revanche, une balance âgée indique les informations suivantes :
- Le numéro du compte ;
- Son libellé ;
- Son solde ;
- La répartition de ce solde selon la situation des créances : non échues, échues depuis moins de 30 jours, échues depuis plus de 30 jours et moins de 60 jours, etc.
Quel est le rôle de la balance comptable ?
L’établissement de la balance générale n’est pas obligatoire pour l’entreprise. Néanmoins, elle se substitue souvent au bilan détaillé, qui doit être inclus dans les comptes annuels.
Elle constitue par ailleurs un document indispensable à l’analyse approfondie des comptes, au même titre que le grand livre. En effet, elle apporte une vision plus détaillée que le bilan ou que le compte de résultat. Ainsi, elle est essentielle aux travaux de révision préalables à l’établissement des comptes annuels.
Elle est aussi utile pour effectuer la revue analytique des comptes. Par comparaison avec les données de l’exercice précédent, elle permet d’identifier les postes qui ont subi les variations les plus importantes.
Quant aux balances auxiliaires, elles sont indispensables au suivi des soldes fournisseurs et clients. En complément, la balance âgée permet de s’assurer du respect des échéances des créances et des dettes. Ces documents doivent donc être étudiés avec la plus grande attention, tout au long de l’année.
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Notre outil vous permet de générer quatre formes de balances différentes. Ainsi, vous pouvez créer :
- Une balance générale classique, qui présente pour chaque compte son solde débiteur ou créditeur ;
- Une balance 6 colonnes, qui inclut le total des mouvements de la période au débit et au crédit ;
- Une balance fournisseurs ;
- Une balance clients.
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