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Pourquoi et comment changer de logiciel de comptabilité ?

Votre logiciel de comptabilité n’est plus adapté à l’activité de votre entreprise? Vous le trouvez trop compliqué ou trop cher ? Peut être n’est il plus aux normes et ne vous permet pas de produire votre fichier FEC (le fameux fichier des écritures comptables, obligatoire depuis 2014!) ?

Il est sûrement temps de changer, pour un logiciel de comptabilité plus intuitif, facile à prendre en main, moins couteux, et surtout, répondant aux normes de l’administration fiscale !

Voyons ensemble quel est le meilleur moment pour changer de logiciel, et surtout comment changer facilement de logiciel de comptabilité…

Pourquoi changer de logiciel de comptabilité ?

L’envie de changer de logiciel de comptabilité peut venir de différentes raisons. Votre activité se simplifie, ou au contraire, doit se doter de nouvelles fonctionnalités, comme la comptabilité analytique ? Vous n’êtes plus satisfait de votre logiciel actuel, car il est trop complexe à utiliser, ou les mises à jour posent toujours problème ? Il est en effet temps de se poser les bonnes questions!

Cet article vous explique comment continuer sur macompta.fr une comptabilité qui était auparavant tenue sur un autre logiciel.

Procurez-vous d’abord la balance générale de l’ancien logiciel.

La balance est le document qui liste tous les comptes ouverts et indique leur solde à une date donnée. Le solde d’un compte enregistre toutes les écritures passées dans ce compte. Vous pourrez ressaisir (ou importer) à l’identique le solde de tous les comptes pour continuer votre comptabilité sur le logiciel macompta.fr.

Quel est le bon moment pour changer de logiciel de comptabilité ?

Deux cas de figure sont possibles : soit vous reprenez une comptabilité en cours d’exercice, soit vous reprenez une comptabilité au premier jour d’un nouvel exercice.

Ce qui va changer, c’est la date à laquelle vous allez saisir votre balance. Il est plus pratique de changer de logiciel de comptabilité au début d’un nouvel exercice, mais il est tout à fait possible de le faire en cours d’exercice.

En cas de changement en début d’année, il n’est pas nécessaire de reprendre le détail des écritures des années passées. En effet, le solde de votre balance les intègre déjà. Nous vous conseillons de conserver les éditions et le fichier des écritures comptables pour les périodes précédentes en cas de contrôle.

Changer de logiciel comptable en cours d’année, c’est possible ?

Pour une reprise de comptabilité en cours d’exercice, vous devrez également intégrer votre balance comptable, au dernier jour du mois où vous souhaitez faire votre changement de logiciel. Celle-ci intègrera déjà les écritures saisie depuis le début de l’exercice.

Vous devrez la saisir ou l’importer au dernier jour du mois de clôture de votre balance. Exemple : votre exercice débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Nous sommes début avril. Vous avez donc déjà saisi votre comptabilité du premier trimestre. Votre balance va donc du 1er janvier au 31 mars. Vous devrez ressaisir votre balance au 31 mars.

Encore une fois, nous vous conseillons de conserver les éditions et le fichier des écritures comptables. Ces données relatives à votre début d’exercice vous seront utiles en cas de contrôle.

Comment changer de logiciel de comptabilité ?

Nous allons maintenant vous expliquer techniquement comment continuer sur macompta.fr une comptabilité qui était auparavant tenue sur un autre logiciel.

Si ce n’est pas déjà fait, nous vous invitons à vous créer gratuitement et sans engagement un compte d’essai en cliquant ici : www.macompta.fr/essais (cette procédure prend moins de 2 minutes).

Pour une reprise de comptabilité au 1er jour d’un nouvel exercice, la balance doit être saisie à l’identique au dernier jour de l’exercice précédent. Afin de pouvoir saisir votre balance au dernier jour de l’exercice précédent, vous devrez :

  • Reprendre les dates de début et de fin de l’exercice précédent dans le menu Mon Dossier.
  • Ressaisir votre balance au dernier jour de l’exercice précédent (Menu Editions comptables / Ecritures comptables).
  • Contrôler votre saisie (Menu Editions comptables / Balance), puis clôturer votre exercice dans le même menu.

Vous disposez de la balance de l’exercice précédent au format .csv? Bonne nouvelle ! Vous pouvez l’importer directement, sans ressaisie manuelle, dans le menu Éditions comptables / Écritures comptables. Pour voir notre vidéo tutorielle, c’est par ici : www.youtube.com/watch?v=70TFVQ7gJMU&t=2s

Reprise d'une comptabilité avec import de balance

Si vous disposez de votre balance comptable sous format papier, vous devrez la saisir manuellement. Nous vous proposons également de suivre notre tutoriel dédié à cette procédure en cliquant ici : www.youtube.com/watch?v=Q56N4iwk8NA&t=6s

N’hésitez pas à aller consulter toutes les fiches pratiques ainsi que les vidéos tutorielles présentes sur votre dossier macompta.fr , sous l’onglet « assistance » puis « questions fréquentes ». Vous y  retrouverez cette procédure, ainsi que d’autres fiches utiles, comme notamment le traitement fiscal à apporter aux aides Covid-19, par exemple!

Bonne lecture !

 

 

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